Wer seine Kunden langfristig an sich binden möchte, braucht mehr als überzeugende Produkte und einen tollen Service. Auch Reaktionsschnelligkeit ist ein unbedingtes Muss. Wenn Kunden eine Anfrage per E-Mail schicken, dann erwarten sie innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion. Pardon wird nicht gegeben.

Gas geben können Unternehmen mit einem professionellen E-Mail-Management aus der Cloud. Allerdings üben sich viele Firmen noch in Zurückhaltung: „Im Mittelstand nutzen nur rund zehn Prozent der Firmen einen kostenpflichtigen E-Mail-Service der Business-Class, um etwa mit ihren Kunden zu kommunizieren“, sagt Jessica Wunder, Leiterin kleine, mittelständische Unternehmen und Public Cloud bei der Telekom. „Sie vergeben so eine wichtige Chance, um ihr Geschäft voranzubringen.“

Denn solche Cloud-Lösungen erlauben den schnellen Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte. Jederzeit und von überall aus sowie mit jedem eingebundenen Endgerät – mit dem Desktop-PC genauso wie mit dem Laptop, dem Smartphone oder dem Tablet. Das beschleunigt die Geschäftsabläufe: Die Mitarbeiter sind auch unterwegs voll einsatzfähig. Kollaboration bleibt mit professionellen E-Mail-Lösungen kein Fremdwort, weil alle Kolleginnen und Kollegen auch auf ein gemeinsames Adressbuch und einen gemeinsamen Kalender zugreifen können. Jeder Mitarbeiter kann direkt auf Anfragen reagieren, Termine einstellen oder Telefonnummern ändern. Davon profitieren auch die Kollegen, denn alle Änderungen werden automatisch synchronisiert und sind damit auf allen Endgeräten sichtbar.

E-Mails brauchen professionelle Sicherheit

Der Vorteil der Cloud: Das Unternehmen muss nicht in Hard- und Software investieren, sondern greift über das Internet auf die Anwendung zu. Lösungen wie Microsoft Exchange Online 2010® der Telekom bieten eine aussagekräftige E-Mailadresse, die nach dem @ auf dem Unternehmensnamen endet. Bei diesem Beispiel kommen selbst große Dateien wie Fotos oder Präsentationen an, weil den Mitarbeitern bis zu 25 Gigabyte große Postfächer zur Verfügung stehen. Der E-Mailverkehr jedes Unternehmens ist sensibel und muss daher geschützt werden. Firmen sollten stets darauf achten, dass die Lösung aus einem hochsicheren, ISO-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort Deutschland und nach deutschem Datenschutzrecht betrieben wird. Der IT-Dienstleister muss Spam- und Virenschutz gewährleisten und sich um die Wartung und Updates kümmern.

Und noch ein Tipp vom Experten:

Legen Sie sich für Ihr Unternehmen eine professionelle E-Mail-Adresse durch eine eigene Top-Level-Domain zu. Das steigert nicht nur Ihre Seriosität. E-Mails lassen sich auch einfacher und schneller zuordnen. Der Kunde sollte sofort erkennen können, an wen er sein Anliegen richtet – nämlich an ein Unternehmen, und nicht an eine Privatperson. Folgender Adressaufbau empfiehlt sich:

vorname.name@firmenname.de.

Den kompletten Vortrag finden Sie hier:

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