Zeitraubende Dienstreisen sind Auslaufmodelle. Heute trifft man sich im Internet zum Meeting. Dazu genügen ein PC mit Internetanschluss samt Webcam.

Und so funktioniert das Meeting mit der Maus: Die Teilnehmer werden vom Gastgeber via E-Mail eingeladen, melden sich auf der Internetseite ihres Webkonferenz-Anbieters an und müssen meist eine Software herunterladen. Mit einem Zugangscode gelangen sie in den virtuellen Konferenzraum. Der „Gastgeber“ koordiniert die Konferenz und kann einzelnen Teilnehmern die Kontrolle übergeben. Die Teilnehmer können sich während der Konferenz parallel per Text-Chat am unteren Bildschirmrand austauschen, Teile ihrer Bildschirme für andere sichtbar oder unsichtbar oder Dokumente, Präsentationen oder Grafiken für andere zugänglich machen. Die Meetings lassen sich sogar aufzeichnen, was das lästige Protokollieren erspart. Nach der Konferenz können sie von den Teilnehmern heruntergeladen werden.

Einmal um die Welt in wenigen Sekunden

Für die Datensicherheit sorgt eine Verschlüsselung, wie man sie vom Online-Banking kennt. Mit Webkonferenzen lassen sich gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht nur Reisezeit und –kosten sparen, sondern auch kurzfristig Teilnehmer einbinden, auch wenn sie am anderen Ende der Welt sitzen. Das funktioniert auch von unterwegs mit Smartphone oder Tablet.

Ohne umständliches Herunterladen einer Software gelangen Konferenzteilnehmer mit einer Software aus der Cloud wie etwa iMeet in die Webkonferenz. Sie steht Telekom-Kunden als App auf dem neuen BusinessMarketplace zur Verfügung. Nur der Gastgeber muss dabei eine Software laden. Ansonsten ist das Prozedere gleich. Wer iMeet regelmäßig nutzt, integriert die Konferenzlösung am besten per Toolbar in Outlook. Ein Klick auf das iMeet-Icon genügt und der persönliche Meetingraum öffnet sich und die Einladungen zur Konferenz lassen sich direkt aus Outlook an bis zu 15 Teilnehmer verschicken. Auch der Termin wandert sofort in den Outlook-Kalender.

Die Experten sind sich einig:

Dank der starken Verbreitung der Breitband-Anschlüsse kann jedes Unternehmen von Webkonferenzen profitieren, zumal sie sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Dennoch können nicht jedes persönliche Meeting ersetzen. Wer allerdings etwa bei iMeet mehr über seine Gesprächspartner erfahren will, klickt einfach auf deren Profile. Die Software erlaubt nämlich Verknüpfungen zu sozialen Netzwerken wie Xing Twitter, LinkedIn oder Facebook und bindet auf Wunsch deren Infos ein. So werden auch die Online-Konferenzen persönlicher.

Weiterer Vorteil:

Die Konferenzen erfordern keine hohen Bandbreiten und funktionieren entweder mit Video oder ohne – über den Computer, das Tablet oder bei reinen Sprachverbindungen über das Telefon. Und sie sind sicher: Sowohl die Anwendung selbst als auch alle Daten werden im Rechenzentrum der Telekom Deutschland gespeichert. Nutzer haben stets die Kontrolle über ihren iMeet-Konferenz-Raum. Sie können Teilnehmer ausschließen oder stumm schalten und den gesamten Raum mit einem Passwort schützen.