Tipp 1: Hören Sie Ihren Mitarbeiter an

Bevor Sie wutentbrannt das Abmahnungsschreiben aufsetzen, nehmen Sie sich Zeit Ihren Mitarbeiter in Beisein eines Zeugen anzuhören. Bestenfalls trägt das Gespräch zu Klärung des Sachverhaltes bei. Einige Tarifverträge schreiben sogar vor, dass Sie Ihren Mitarbeiter erst anhören müssen, bevor Sie abmahnen dürfen.

Tipp 2: Mahnen Sie zeitnah ab

Liegt ein Verstoß gegen den Arbeitsvertrag vor, ist es wichtig, Ihren Mitarbeiter möglichst schnell dafür abzumahnen. Am besten noch in der gleichen Woche. Wer das Abmahnungsschreiben erst ein halbes Jahr nach dem Regelverstoß übergibt, hat den Anspruch einer Abmahnung gegenüber dem Mitarbeiter meist schon verwirkt.

Tipp 3: Wählen Sie in jedem Fall die Schriftform

Im Streitfall müssen Sie als Arbeitgeber beweisen, dass Sie Ihren Mitarbeiter vor einer Kündigung rechtswirksam abgemahnt haben. Zwar gibt es hierfür keine rechtlichen Vorschriften. Mit einem Schriftstück als Argument haben Sie vor Gericht jedoch einfach das bessere Standing.

Tipp 4: Achten Sie auf den korrekten Inhalt

Für die Rechtswirksamkeit kommt es neben der Form auch auf den Inhalt eines Abmahnungsschreibens an. Eine Abmahnung ist dann wirksam, wenn sie folgende Eigenschaften besitzt:

  • Dokumentarfunktion: In dem Abmahnungsschreiben müssen Sie den konkreten Sachverhalt benennen, durch den der Arbeitnehmer gegen den Arbeitsvertrag verstoßen hat. Beispielsweise so: "Am Montag, 29. Juli 2015, haben Sie Ihre Arbeit erst um 11.00 Uhr und damit 60 Minuten verspätet begonnen. Das verstößt gegen Paragraf XY Ihres Arbeitsvertrages.“
  • Hinweisfunktion: Unverzichtbar für den korrekten Inhalt: Sie müssen darauf hinweisen, dass Sie so ein Verhalten nicht mehr dulden werden.
  • Warnfunktion: Außerdem sollte die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen bzw. der Kündigung erfolgen.

Tipp 5: Nur ein Fehlverhalten pro Abmahnungsschreiben

Viele Arbeitgeber neigen dazu, gleich mehrere Verstöße in einem Abmahnungsschreiben zusammenzufassen. Diese Form ist jedoch nicht korrekt und führt häufig zur Unwirksamkeit der Abmahnung. Beschränken Sie sich auf einen Fehltritt pro Schreiben.

Tipp 6: Mahnen Sie aus gutem Grund

Eine Abmahnung aus geringfügigem Anlass ist unzulässig. Wenn kein gewichtiger arbeitsrechtlicher Verstoß vorliegt, können Sie dem Mitarbeiter auch in einem Gespräch auf etwaige Fehler hinweisen.

Tipp 7: Lassen Sie sich den Erhalt des Abmahnungsschreibens bestätigen

Übergeben Sie die Abmahnung immer persönlich und in Gegenwart eines Zeugen oder senden Sie dieses per Einschreiben. Damit die Abmahnung auch wirksam ist, müssen Sie den Erhalt des Abmahnungsschreibens durch den Arbeitnehmer nachweisen können.

Tipp 8: Mahnen Sie nicht zu oft

Wie oft Sie bis zu einer Kündigung abmahnen, müssen Sie individuell entscheiden.

  • Generell empfiehlt es sich jedoch, bei schweren Missachtungen wie der des betrieblichen Alkoholverbots, einmal abzumahnen und bei Wiederholung zu kündigen.
  • Bei leichten Verstößen wie wiederholtem Zuspätkommen empfiehlt es sich, spätestens nach der 3. Abmahnung zu kündigen.

Fazit: Wenn Sie die oben genannten Tipps zu Form und Inhalt einhalten, besitzen Sie ein einwandfreies Abmahnungsschreiben und hätten auch im Streitfall vor Gericht definitiv eine gute Position.

Weiterführende Links:

  • Fünf der wichtigsten Abmahnungsgründe erfahren Sie im mDM-Ratgeber.
  • Der "Spiegel" beleuchtet die Abmahnung aus Arbeitnehmersicht.