A wie Aufgaben festlegen

Noch bevor das Telefon heiß läuft und das E-Mail-Postfach überquillt, sollten Sie sich zu Beginn des Tages alle anstehenden Aufgaben notieren.  Besprechungen, Präsentationen, Kalkulationen – alles kommt auf den Zettel. Auch Lästiges oder Unerledigtes vom Vortag sollten Sie auf der To-do-Liste vermerken. Denn nur wenn Sie sich einen umfassenden Überblick über alle Tasks verschaffen, gelingt die Tagesplanung.

Das klingt wie eine Binsenweisheit? Abwarten, die wahren Finessen des Verfahrens zeigen sich noch.

L wie Länge einschätzen

Der nächste Schritt in der ALPEN-Methode: Wägen Sie ab, wie lange Sie sich mit den einzelnen Aufgaben beschäftigen werden. Anschließend versuchen Sie, die Zeitlimits einzuhalten. Der Trick dabei: Es wird Ihnen leichter fallen, Aufgaben konzentriert zu erledigen, wenn Sie wissen, dass Sie nur ein bestimmtes Zeitfenster dafür haben.

P wie Pufferzeit einplanen

Oft kommt es oft anders als man denkt. Die ALPEN-Methode rät daher, genügend Pufferzeit einzuplanen. Rund 60 Prozent sind reine Arbeitszeit; 20 Prozent fallen für unvorhersehbare Termine und Zwischenfälle an. Die restlichen 20 Prozent der Zeit sind für Zwischenmahlzeiten, Zigarettenpausen oder andere soziale Aktivitäten vorgesehen. Gerade kurze Pausen sind sehr wichtig, um anschließend mit einem freien Kopf voll durchzustarten.

E wie Entscheidungen treffen

Die Tagesplanung mit der To-do-Liste ist nicht in Stein gemeißelt. Manchmal werden bestimmte Aufgaben wichtiger als geplant. Dann heißt es, umorganisieren. Scheuen Sie nicht, auch unangenehme Entscheidungen zu treffen. Die Anfrage der Schülerzeitung? Kann man auch mal auf die lange Bank schieben. Seien Sie flexibel, was die Priorität der einzelnen Tasks angeht. Unwichtiges können Sie getrost auf den nächsten Tag verlegen. Tipp: Prüfen Sie, wo im Unternehmen gerade Ressourcen frei sind. Vielleicht kann Ihnen auch ein Kollege unter die Arme greifen.

N wie Nachkontrolle durchführen

Am Ende des Tages sollten Sie die Aufgaben Revue passieren lassen und Bilanz ziehen. Was konnten Sie problemlos erledigen? Welche Ereignisse machten Ihnen einen Strich durch die Rechnung? Wo haben Sie sich mit den Zeitvorgaben in der Tagesplanung verschätzt? Seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie als ALPEN-Neuling das Tagespensum nicht schaffen. Je länger Sie die ALPEN-Methode verwenden, desto reibungsloser werden Sie die Aufgaben mit einer gewissen Routine bewältigen.

Tipp: Im Zuge der Nachkontrolle lohnt es sich, über den kommenden Tag nachzudenken. Verschaffen Sie sich schon mal einen groben Überblick über die nächsten Herausforderungen.

Weiterführende Links:

  • Getting Things Done: So funktioniert Zeitmanagement nach David Allen.
  • Pomodoro-Technik: Diese Apps strukturieren Ihre Tagesplanung und ermöglichen effizientes Arbeiten.
  • Schluss mit den Zeitkillern: So gestalten Sie Ihre Meetings effektiv.