„Mit einer Distanz von über 6.000 Kilometern keine leichte Aufgabe. Eine einfache Lösung für flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten musste her“, erinnert sich Susanne Hencke, COO der Convensis Group. „Durch einen Tipp vom Telekom Kundenservice haben wir dann eine für uns passende Lösung gefunden.“

Der Online-Speicher TeamDisk und das soziale Intranet TeamLike helfen Convensis bei der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, die nicht im selben Raum, geschweige denn im selben Land sitzen:
„Gerade unsere Mitarbeiterin in New York sollte trotz großer Distanz weiterhin gut in unser 25-köpfiges Team in Stuttgart integriert bleiben“, sagt Hencke, die in der Agentur das Personal- und Projektmanagement verantwortet.

Alle Dateien und Dokumente an einem Platz dank TeamDisk

TeamDisk ist ein Online-Speicher, der das Arbeiten an den aktuellsten Dokumenten von überall auf der Welt erlaubt. „Das erspart uns vor allem Zeit, die sonst für das unnötige Hin- und Herschicken der aktuellsten Versionen von Dateien und Dokumenten drauf geht. Zudem können wir mit TeamDisk einzelne Ordner für unsere Kunden freigeben, zum Beispiel mit großen Bilddateien oder Layout-Entwürfen.

Das hat nicht nur die Arbeit im Team, sondern auch die Abstimmung mit Auftraggebern sehr vereinfacht. Besonders, wenn mehrere Parteien wie zum Beispiel Grafiker, Texter, ein Projektmanager und der Kunde selbst an einem Projekt beteiligt waren, hat sich TeamDisk als gemeinsame Datenbasis bewährt.“

Effizient arbeiten, trotz mehrerer Standorte und flexibler Arbeitszeiten - so macht Digitalisierung Spaß! Effizient arbeiten, trotz mehrerer Standorte und flexibler Arbeitszeiten - so macht Digitalisierung Spaß! (© 2015 Convensis Group.)

Flexibles Arbeiten durch TeamLike

Susanne Hencke: „Das zweite Tool, das unsere Arbeit im Team flexibler gemacht hat, ist TeamLike. Die Software ist exakt das, was wir uns vorgestellt hatten. Ein Intranet und eine gemeinsame Arbeitsplattform mit Social-Media-Komponenten. Wie bei TeamDisk können unsere Mitarbeiter darauf immer und von überall aus zugreifen. Funktionen wie der persönliche Newsfeed haben vor allem externen Kollegen in New York oder in unserer Außenstelle in Frankfurt dabei geholfen, firmenintern nichts zu verpassen.“

Dank der Projektgruppen und Work Spaces, die man in TeamLike anlegen kann, ist damit zügiges Arbeiten trotz räumlicher und zeitlicher Distanz möglich. Die nötige Absprache für ein Projekt findet direkt in TeamLike statt. Auch Kunden können hier eingeladen werden.

Bessere Voraussetzungen fürs Home-Office geschaffen

„Wir haben uns TeamLike auch geholt, um flexible Arbeitsmodelle anzubieten, zum Beispiel für Mitarbeiter mit Familie. Bei uns wird zwar weiterhin das meiste im Stuttgarter Büro entschieden, trotzdem war es uns wichtig, dass unsere Angestellten flexibel im Home Office arbeiten können. Solche Möglichkeiten sind für uns die größten Gewinne im Digitalisierungszeitalter“, sagt Hencke.
„Die Software wurde von allen Mitarbeitern recht begeistert angenommen. Viele Funktionen sind ja größtenteils schon aus anderen Social-Media-Plattformen bekannt: Man shared, liked, pinnt seine Beiträge ins Intranet und arbeitet dort gemeinsam an Ideen.“ Allerdings ist der Personalbeauftragten auch wichtig, dass es zu keiner schwammigen Entgrenzung von Arbeits- und Freizeit kommt: „Wenn ich privat im Biergarten bin, schalte ich auch mein Handy aus. Dann ist Feierabend. Das gilt selbstverständlich auch für unsere Mitarbeiter.“

Mitarbeitern optimale Strukturen für Kreativität bieten
Als Kommunikationsagentur lebt die Convensis Group nicht nur von der Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter, sondern auch von der Kreativität aller Beteiligten. Neue Wege zu finden und zu gehen, ist bei Convensis an der Tagesordnung. So erzählt Hencke heute lachend: „Ich wünschte, diese Tools hätte es 2011 schon gegeben. Damals habe ich im Selbstversuch einen Arbeitsurlaub in Brasilien gemacht, um zu testen, wie gut kreatives Arbeiten aus der Ferne funktioniert. Mit Programmen wie TeamDisk und TeamLike wäre meine Arbeit dort sicher noch einfacher gewesen.“

Die Convensis Group auf einen Blick:

  • Convensis Group
  • Stuttgart, Frankfurt, New York
  • 25 Mitarbeiter
  • Gründung 2001
  • Kommunikationsagentur

Herausforderung:

Die Convensis Group entwickelt seit mehr als 14 Jahren cross-mediale Konzepte für die Unternehmens- und Produktkommunikation. Kunden sind mittelständische und große Unternehmen, wie Kärcher, Junghans oder Diercke Weltatlas. Aber auch internationale Firmen, wie etwa Balluun, gehören zu den langjährigen Partnern der inhabergeführten Agentur. Sie brauchte eine Lösung für reibungslose Zusammenarbeit, trotz Entfernung zwischen dem Firmensitz in Stuttgart und kleinen Zweigstellen in Frankfurt und New York. In Kundenprojekten sollten auch große Datenmengen einfach mit Kunden und Kollegen ausgetauscht werden.

Lösung:
Convensis entschied sich für TeamDisk und TeamLike aus dem Business Marketplace, um Arbeitsprozesse optimal synchronisieren zu können. TeamDisk ist ein sicherer und flexibler Online Speicher für bis zu 100 Benutzer, entwickelt und gehostet in Deutschland.  TeamLike ist eine moderne Intranet-Lösung mit vielen Funktionen, ebenfalls entwickelt und gehostet in Deutschland.
Im Business Marketplace der Telekom Deutschland finden Unternehmen eine große Auswahl cloud-basierter Software, die speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten sind. Alle Anwendungen lassen sich 30 Tage kostenlos und ohne Vertragsbindung testen.

Ergebnis:

Die Anwendungen unterstützen effektives Arbeiten ohne Zeitverlust und ermöglichen eine bessere Absprache im Team sowie mit dem Kunden.

Weiterführende Links zum Thema

Businessmarketplace.de

Teamdisk

Teamlike

Convensis Group.