Desk-Sharing:  Die Reise nach Jerusalem im Büro

HP, BMW, Apple und Ebay haben es schon – und Microsoft auch. Die Rede ist von Desk-Sharing. Dabei teilt sich eine Anzahl von Beschäftigten eine geringere Anzahl von Schreibtischen. Stammplätze gibt es damit nicht mehr. Jeder Mitarbeiter wählt seinen Wirkungsbereich täglich aufs Neue.  Das Ganze könnte also auch mit dem Kinderspiel „Reise nach Jerusalem“ verglichen werden, weil es mehr Beschäftigte als Sitzgelegenheiten gibt.

Womit wir auch schon beim größten möglichen Problem von Desk-Sharing sind: Wer zu spät ins Büro kommt, der findet eventuell keinen freien Tisch mehr. Deswegen eignet sich ein mobiler Arbeitsplatz vor allem für Unternehmen oder Abteilungen, deren Mitarbeiter regelmäßig auswärts beschäftigt sind – wie beispielsweise Unternehmensberatungen oder Vertrieb. Generell trägt die Digitalisierung aber in nahezu allen Arbeitsbereichen dazu bei, dass sich ortsunabhängig Geschäftsprozesse beschleunigen und Arbeitsaufgaben dezentralisieren lassen.

Ein mobiler Arbeitsplatz erfordert Flexibilität

Desk-Sharing dient auf den ersten Blick vor allem den Unternehmen. Dadurch, dass weniger Menschen auf einer reduzierten Fläche untergebracht und Arbeitsmittel eingespart werden, lassen sich Kosten senken.

Beim Fraunhofer IAO (Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation) ist man sich sicher, dass ein mobiler Arbeitsplatz aber auch maßgeblich zur Steigerung der Work-Life-Balance, der Motivation, des Wohlbefindens und der Performance der Belegschaft beiträgt. Das zumindest bestätigt Udo-Ernst Haner, der Leiter des Fraunhofer IAO Competence Teams im Interview mit "CIO". Im selben Beitrag sind allerdings auch gegenteilige Stimmen zu hören. Klar ist: Sowohl von Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern verlangt Desk-Sharing vor allem Flexibilität und ein Aufbrechen gewohnter Strukturen.

Die Vorteile und Herausforderungen von Desk-Sharing

Tatsächlich bietet ein mobiler Arbeitsplatz allen Beteiligten diverse Vorteile:

  • Mitarbeiter können sich (in einem gewissen Rahmen) ihre Arbeitszeit selbst einteilen und von unterwegs ebenso arbeiten wie von zu Hause. Sie entscheiden flexibel selbst, wo sie gerade am effektivsten sind. Zufriedenheit und Produktivität steigen.
  • Mit den Arbeitsplätzen wechseln auch die Tischnachbarn. Das fördert sowohl den Austausch  zwischen den Kollegen als auch zwischen Mitarbeitern und der Führungsebene.
  • Mobile Geräte wie Laptop, Tablet und Smartphone erlauben mehr Bewegungsfreiheit im Büro

Desk-Sharing erfordert ein hohes Maß an Vertrauen und Flexibilität. Dadurch ergeben sich auch Herausforderungen:

  • Weil immer mehr Angestellte von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten, mag das Zugehörigkeitsgefühl zur Firma schwinden.
  • Ein mobiler Arbeitsplatz bedeutet auch, nahezu papierlos zu arbeiten. Eine gute Infrastruktur mit einem einfachen Dokumentenmanagement und einer optimalen Vernetzung der Mitarbeiter unterstützt das.
  • Durch Unruhe und Lärm im Großraumbüro leidet zuweilen die Konzentration. Es sollten daher neben Meetingräumen auch ruhige Arbeitszimmer zur Verfügung stehen.
  • Ein oft wechselnder Arbeitsplatz kann zu Stress und Unsicherheit führen. Ein professionelles Buchungssystem schafft frühzeitig Transparenz und hilft bei der Koordination.
  • Neben einer guten Organisation seitens der Geschäftsführung erfordert ein mobiler Arbeitsplatz auch Selbstdisziplin innerhalb der Belegschaft.

So funktioniert Desk-Sharing in Ihrem Büro

Die Digitalisierung macht Arbeitsplätze mobiler und Arbeitszeiten flexibler. Wenn Sie im Zuge dessen die Entwicklung zum Desk-Sharing erfolgreich aufgreifen wollen, dann müssen Sie für klare Regeln sorgen. So haben beispielsweise sowohl im Büro als auch im Home Office feste Kernarbeitszeiten zu gelten. Idealerweise binden Sie Ihre Mitarbeiter früh in Ihre Pläne und die Veränderungen ein.

Denken Sie daran: Ein produktives, modernes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit der aktiven Mitgestaltung wirkt sich positiv auf die Motivation der Belegschaft und damit auch auf die Unternehmenseffizienz aus. Außerdem empfehlen Sie sich so als fortschrittlicher und attraktiver Arbeitgeber.

Ein mobiler Arbeitsplatz muss letzten Endes nicht in jedem Unternehmen gleich aussehen. Sie als Chef entscheiden, ob Sie Desk-Sharing im gesamten Betrieb oder nur in bestimmten Bereichen oder Abteilungen umsetzen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sich langsam an das „Arbeitsplatz, wechsle dich“-Prinzip herantasten.

Weiterführende Links:

  • Steigt der Lärm im Großraumbüro, dann sinkt die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Wir stellen wirksame Gegenmittel vor.