Feste Zeiten für E-Mails

Anitra Eggler schaut auf ihre Armbanduhr. Es ist kurz vor 16 Uhr. Gleich wird sie zum zweiten Mal am Tag ihre E-Mails aufrufen. Ja, erst zum zweiten Mal. Das macht sie immer so: einmal morgens um elf Uhr und einmal am Nachmittag. Beeindruckend relaxt. Doch diese digitale Gelassenheit musste sie mühsam erlernen.

Zuvor bombardierte die ehemalige Internet-Unternehmerin ihre Mitarbeiter rund um die Uhr mit E-Mails – und sie hat auch erwartet, dass sie sofort darauf reagieren. Das ging so lange gut, bis die ersten Kollegen über Burn-out-Symptome klagten. Da dämmerte es ihr: „Wir Heavy-User lassen uns von der riesigen Medien-, Informations- und E-Mail-Flut den Tag diktieren“, sagt sie. Das hat sie radikal geändert. Anitra Eggler führte in ihrem Leben Offline-Zeiten ein. Und es funktioniert wunderbar!

Proppenvoller Terminkalender

So entstand ihre Idee, „Digital-Therapeutin“ zu werden. Heute schreibt Anitra Eggler Ratgeber mit provokanten Titeln wie „Facebook macht blöd, blind und erfolglos“, „E-Mail macht dumm, krank und arm“ oder „Mail halten!“. Sie hält Vorträge in Großkonzernen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Egglers Terminkalender ist proppenvoll. Denn immer mehr Unternehmen erkennen die Gefahren der digitalen Überflutung für ihre Mitarbeiter und holen sich Rat bei ihr.

Mit ihren steilen Thesen trifft sie den Nerv der Zeit. Smartphones und Tablets ermöglichen permanente Erreichbarkeit. Meist nutzen Unternehmer, Führungskräfte und Angestellte beruflich und privat dieselben Geräte. Praktisch, aber auch bedenklich. Denn die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben fällt so besonders schwer. Eine Befragung der Martin-Luther-Universität in Halle-Wittenberg unter 125 Berufstätigen ergab, dass jeder Vierte auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sein muss. Die meisten wollen das auch: „Viele Angestellte bieten freiwillig an, dass Chefs und Kollegen sie auch im Urlaub ansprechen dürfen, auch wenn keine rechtliche Verpflichtung dazu besteht“, erklärt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. So waren nach einer Bitkom-Umfrage zwei Drittel der Berufstätigen (65 Prozent) in ihrem vergangenen Urlaub rund um die Weihnachtstage dienstlich erreichbar.

ANITRA EGGLER Immer mehr Unternehmen erkennen die Gefahren der digitalen Überflutung für ihre Mitarbeiter und holen sich Rat bei der „Digital-Therapeutin“ Anitra Eggler. (© 2017 )

Ein Umdenken beginnt

Wer ständig arbeitet, leidet früher oder später unter chronischem Stress und schlechtem Schlaf. „Nur wer komplett ausspannt, kann auf Dauer im Job die volle Leistung bringen“, so Rohleder. Nicht nur die Leistungsfähigkeit im Job steht auf dem Spiel, auch die Gesundheit ist gefährdet. „Viele Unternehmen führen daher bereits verbindliche interne Regelungen ein, die sicherstellen sollen, dass engagierte Mitarbeiter im Urlaub abschalten können“, betont Rohleder. Denn keiner der Beteiligten profitiert von stressgeplagten Mitarbeitern. Das dürfte ganz im Sinne von Anitra Eggler sein.

Um digitale Gelassenheit zu lernen, empfiehlt Anitra Eggler Folgendes:

1. Offline starten:

    Zunächst die dringenden und wichtigen Tagesaufgaben definieren, drei davon erledigen und erst dann die Mails checken. Denn wer morgens direkt online ist, verfängt sich im Hamsterrad! Es gilt, die sogenannten reaktiven Rituale zu durchbrechen.

2. E-Mail-Öffnungszeiten einführen: E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten öffnen und beantworten – und dies nach außen kommunizieren, etwa in der Signatur oder auf Visitenkarten.

3. Weniger und bewusster mailen: E-Mails sind wie Pingpongbälle. Wer viel mailt, bekommt viele Mails zurück. Dabei sind viele davon unnötig. Das gilt auch für andere digitale Kommunikationsformen wie Posts oder SMS. Aber ob nun viele oder wenige Nachrichten: Der Verfasser sollte auf den Stil achten, denn dieser zeigt die Wertschätzung des Adressaten. Korrekte Orthografie und Interpunktion sind eine intellektuelle Visitenkarte!

4. Aussagekräftige Betreffzeile formulieren: Der Empfänger soll die Relevanz der Nachricht bestenfalls sofort erkennen und seine Antwort oder die Weiterleitung der E-Mail ebenfalls mit einer passenden Betreffzeile versehen.

5. Handy aus- und Hirn einschalten: Wer versucht, alles gleichzeitig zu tun, macht nichts mehr richtig. Wer überall sein will, ist nirgends mehr wirklich. Wer immer online oder auf Stand-by ist, schaltet nicht mehr ab. Wer nicht abschaltet, tankt nicht mehr auf. Wer immer brennt, brennt aus. Wer produktiv arbeiten möchte, muss einfach nur die Internetleitung kappen oder das Handy einfach einmal ausschalten. So einfach ist das.

Weiterführende Links zum Thema

Homepage von Anitra Eggler

Initiative Gesundheit und Arbeit (iga): Report zu den Auswirkungen von ständiger Erreichbarkeit undPräventionsmöglichkeiten