Dass der digitale Wandel Prozesse optimiert, Kosten senkt und effizienteres Arbeiten ermöglicht, haben wir schon irgendwie geahnt oder zumindest selbst schon erlebt. Dass schnelle Rechner und Netzwerke, leistungsfähige Server und moderne Smartphones zu mehr Produktivität führen, dürfte jedem klar sein.

Jetzt hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart mit einer neuen Studie belegt, dass Unternehmnen, die digitalisiert haben, deutlich produktiver sind als andere. Befragt wurden rund 700 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen im Zeitraum zwischen September 2015 und Januar 2016.

Gemeinsam mit dem japanischen Elektronikmulti Kyocera hat das Institut untersucht, welche Tätigkeiten im Büro in der Regel digital, und welche eher papiergestützt durchgeführt werden. Zusätzlich wurden die Beweggründe und Hemmnisse für digitales Arbeiten hinterfragt. Auch die Bereitstellung und Nutzung digitaler Arbeitsmittel wurde in der Umfrage thematisiert sowie die Frage, welche Arbeitsweise und Ausstattung mehr Effizienz bringen.

"Die digitale Transformation eröffnet uns faszinierende Formen der verteilten Kommunikation."

Stefan RiefLeiter des Competence Centers Workspace Innovation am Fraunhofer IAO

„Wir können mit Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, einfach zusammenarbeiten und unsere Expertise an weit entfernten Stellen des Landes und der Welt einbringen. Gleichzeitig können wir von jedem noch so weit entfernten Ort auch unserer normalen Arbeit nachgehen“, so Rief weiter und unterstreicht die Auswirkungen des digitalen Wandels im Beruf.

Hoher Digitalisierungsgrad, aber nicht in Meetings

Die Auswertung zeigt deutlich, dass die große Mehrheit der Befragten digital arbeitet. Das gehört längst zum Alltag – bei 70 Prozent der Teilnehmer erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen selbstverständlich digital.

Trotz digitalem Austausch, hat knapp ein Viertel der Teilnehmer noch ein sehr hohes Druckaufkommen, Papier steht hier noch klar im Mittelpunkt der Arbeitswelt. Kleine und mittelgroße Unternehmen arbeiten papiergestützter als Großunternehmen und Konzerne.

Vollkommen digital und papierlos arbeiten nur zehn Prozent der Befragten. Besprechungen werden allerdings nach wie vor überwiegend mit Papier geführt. Nahezu zwei Drittel der Teilnehmer verwenden bei Meetings ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen. Vollkommen digital und papierlos arbeiten nur zehn Prozent der Befragten. Besprechungen werden allerdings nach wie vor überwiegend mit Papier geführt. Nahezu zwei Drittel der Teilnehmer verwenden bei Meetings ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen. (© 2016 iStock)

Als wichtigste Motive für digitales Arbeiten werden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten (91 Prozent), das einfachere Teilen von Informationen (86 Prozent) sowie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (78 Prozent) angegeben.

Interessant dagegen, dass sehr viele Teilnehmer ihre IT-Geräte für umständlich halten. Das Ergebnis: Sie erledigen viele Dinge lieber in Papierform (86 Prozent).

Beim Thema Archivierung von Dokumenten legen noch viele Firmen Wert auf Ausdrucke. Nur jeder fünfte Teilnehmer legt seine Dokumente ausschließlich digital ab.

Höhere Performance durch Digitalisierung

Die Auswertungen zeigen auch, dass die Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad als leistungsfähiger eingeschätzt werden. Außerdem ist die Performance bei Unternehmen höher, die stets die neueste verfügbare IT nutzen, als bei Unternehmen, die gängige oder ältere IT-Geräte und Systeme einsetzen.

„Die Studie belegt den positiven Effekt der Digitalisierung“, fasst Fraunhofer-Leiter Stefan Rief zusammen. „Insgesamt müssen wir agiler und weniger planungsorientiert werden", fordert er.

Eine Zusammenfassung der Studie mit weiteren Ergebnissen der Umfrage »Digitales Arbeiten« lesen Sie hier.