Kleine, aber feine Zimmer, kostenloses WLAN, Klimaanlage und nur ein Katzensprung vom Hotel bis zu Bahn, Bus oder Autobahn – mit diesem Angebot macht B&B Hotels seine Gäste glücklich. „Keep it 
simple!“, bringt IT-Leiter Stéphane Martin das erfolgreiche Low-Budget-Konzept der französischen Hotelkette auf den Punkt. „Wir wollen es dem Gast so einfach wie möglich machen“, sagt er. Beispiel Check-in: Anders als bei herkömmlichen Hotels können sich Gäste mit einem Code an den Check-in-Terminals anmelden oder selbst ein Hotelzimmer buchen. Und wie sieht es mit dem Check-out aus? „Der ist out bei uns“, sagt Martin und lacht. „Unsere Gäste bezahlen schon bei der Ankunft. So können sie das Hotel verlassen, wann sie wollen, weil schon alles erledigt ist.“

"Uns wurde schnell klar, dass wir einen Dienstleister benötigen, der die Kernkompetenz mitbringt. Und die Ansprechpartner der Telekom verstehen ihr Geschäft."

Stéphane Martin, IT-Leiter B&B Hotels
Stéphane Martin Stéphane Martin (© 2015 Eric Remann)

Das „Keep it simple“-Konzept kommt gut an. Nach dem Start 1998 in Deutschland mit drei Hotels betreibt B&B Hotels mittlerweile 76 Häuser in der Zwei-Sterne-Superior-Klasse mit 7000 Zimmern. Weltweit sind es inzwischen 340 Hotels, davon ein Großteil im Heimatland Frankreich. Beeindruckend ist die hohe Belegungsquote, die in den vergangenen Jahren stetig gestiegen ist, wie IT-Chef Martin erklärt. Jährlich wächst die Gruppe um zehn bis 15 Häuser. „Eine derartige Expansion braucht allerdings auch ein stabiles Fundament sowie eine schnelle und flexible IT“, sagt Martin. Mit dem Ausbau wurde die IT-Landschaft jedoch immer komplexer und damit schwerfälliger. In der Zentrale und in den 75 weiteren Hotels sind jede Menge Anwendungen im Einsatz. Viel Arbeit für die neunköpfige IT-Abteilung: Neben dem Hotelbuchungssystem kümmern sich die Profis um das Firmennetz, die Wartung der Server und die Internetanbindungen. „Es wurde alles zu komplex. Wir wollten mehr Spielraum haben“, sagt Martin.

Kein Server-Zoo vor Ort

Im ersten Schritt entschloss sich B&B Hotels dazu, die Serverlandschaft vor Ort zu verringern – die Systeme sollten in Eigenregie virtualisiert werden. „Wir waren hier gut aufgestellt, aber das Konzept war ausbaufähig“, gibt Martin rückblickend zu. Es fehlte ein standortunabhängiges Back-up-Konzept. Deshalb entschied sich B&B Hotels dazu, Server in die geschützte Private Cloud auszulagern. Dazu gehören File-, Print- und Applikationsserver, Domain Controller sowie Systeme, auf 
denen Datenbanken installiert sind. Outsourcing-Partner ist die Deutsche Telekom. „Im Rahmen der Lösung Managed Dynamic 
Infrastructure aus dem Portfolio Managed IT-Services“, erklärt Tom Heyder, Vertriebsleiter bei der Deutschen Telekom, „zogen die Server ins hochsichere Rechenzentrum um.“ „Eine ideale Lösung für uns“, schwärmt Systemmanager Daniel Jung, der das Projekt betreut. „Wir nutzen die Kompetenz der Telekom in Sachen IT-Infrastruktur und Sicherheit und können uns weiterhin selbst um die Administration kümmern.“

IT-Systemmanager Daniel Jung administriert die Hotel-Systeme, die im Telekom-Rechenzentrum liegen. IT-Systemmanager Daniel Jung administriert die Hotel-Systeme, die im Telekom-Rechenzentrum liegen. (© 2015 Eric Remann)

Sicherheit Dank zweitem Rechentzentrum

Zur Sicherheit wurden die Daten in ein zweites 
Rechenzentrum gespiegelt. Bei einem Ausfall greift B&B Hotels darauf zurück und kann alles ohne Unterbrechung weiterlaufen lassen. IT-Leiter Martin schätzt vor allem die Flexibilität der Telekom-Lösung. IT-Kapazitäten kann er nach Bedarf zubuchen und abbestellen. Die genutzte Leistung wird tagesgenau abgerechnet. Über das integrierte Managed Self Service Portal hat die IT-Abteilung ihre Server im Blick. Sie können Systeme editieren, hinzufügen und wieder entfernen und natürlich auch die tägliche Auslastung prüfen.

Der Umzug der Daten ins Telekom-Rechenzentrum verlief übrigens reibungslos. Einige Systeme wurden neu aufgesetzt, bei anderen wurden die Daten exportiert und über einen FTP-Server ins Rechenzentrum hochgeladen. „Damit nichts schiefging, wurden vorab Abläufe und Key User definiert“, sagt Heyder. Bald folgte das zweite Großprojekt: die Virtualisierung der Arbeitsplätze in allen 76 Hotels. „Wenn Sie nur ein paar Hotels betreiben, ist der Aufwand für die Verwaltung der Desktops noch relativ 
überschaubar, und man kann vieles aus der Ferne erledigen“, sagt IT-Business Analyst Maurizio Cimmino. Der Aufwand pro Hotel hielt sich ohnehin in Grenzen, denn in einem typischen B&B Hotel gibt es zwei Rezeptionsrechner, einen Rechner für das Check-in-System und einen Laptop für den Hotelmanager. Aufwendiger wurde die Verwaltung 
allerdings, als gleich 76 Hotels betreut werden mussten. „Es wird außerdem immer schwerer, die Sicherheit der Geräte und der darauf gespeicherten Daten zu gewährleisten“, erklärt Cimmino die 
gestiegenen Herausforderungen.

Wacht über die Desktops: IT-Business Analyst Maurizio Cimmino betreut die anstehende Virtualisierung der Arbeitsplätze bundesweit in allen Hotels. Wacht über die Desktops: IT-Business Analyst Maurizio Cimmino betreut die anstehende Virtualisierung der Arbeitsplätze bundesweit in allen Hotels. (© 2015 Eric Remann) - Copyright: Eric Remann

Die Lösung war klar: Ab in die Cloud mit den Daten.

B&B Hotels nutzt hier die Lösung Managed Workplace der Telekom. Hier wandern die Desktops inklusive Anwendungen und Daten virtuell ins Rechenzentrum. Alle Leistungen stellt die Telekom über eine hochsichere Internetverbindung bereit. Anfangs hatte das IT-Team überlegt, die Virtualisierung selbst zu übernehmen. „Aber uns wurde schnell klar, dass wir einen Dienstleister benötigen, der die Kernkompetenz mitbringt“, sagt Martin. Das hat den großen Vorteil, dass sich der Hotelbetreiber seinerseits auf sein Kerngeschäft konzen-trieren kann: die Betreuung der Gäste. Die IT-Kollegen müssen sich künftig um die Sicherheit der Daten kaum mehr Gedanken machen. Wenn ein Rechner verloren geht, sind ohnehin keine Daten darauf gespeichert. Die liegen ja sicher in der Private Cloud. Da die Daten nicht mehr lokal gespeichert sind, können die Hotelmanager jederzeit, von überall und mit beliebigen Endgeräten darauf zugreifen. Besonders praktisch, wenn die Manager gleich mehrere Hotels betreuen.

"Viele Mittelständische Firmen wollen ihre IT-Ressourcen möglichst flexibel, skalierbar und günstig betreiben. Unser Ansatz ist, maßgeschneiderte Lösungen aus der Private Cloud anzubieten. Der Vorteil für unsere Kunden: wir entlasten die IT-Abteilung und sorgen gleichzeitig für mehr Sicherheit."

Tom Heyder, Leiter Vertrieb Großkunden der Telekom Deutschland
Tom Heyder Tom Heyder (© 2015 Telekom)

Noch ist die Desktopvirtualisierung bei B&B Hotels in vollem Gang. Zum Beispiel wird die 
Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Rahmen von Nutzer-tests geprüft. Hinzu kommen sogenannte Penetrationstests, um Sicherheitslücken zu schließen. Danach kann der Betreiber die Migration der Daten starten. Dann ist das „Keep it simple“-Konzept nicht nur bei den Gästen, sondern auch bei den Mitarbeitern angekommen.

Vier Fragen an IT-Leiter Stéphane Martin, B&B Hotels

mittelstand DIE MACHER: Warum sind Sie überhaupt in die Private Cloud gegangen?
Stéphane Martin: Die Private Cloud hält uns den Rücken frei und gibt uns wieder mehr Freiraum, um vernünftig zu wachsen. Wir wollten außerdem unsere IT-Systeme standardisieren und sicherer machen.

mDM: Welche Vorteile bringt Ihnen gerade die Telekom-Lösung?
Martin: Die Telekom setzt zum Beispiel auf 
viele unterschiedliche Virtualisierungs-techniken – das gibt uns alle Möglichkeiten, Systeme in Ruhe zu testen. Auch der Umweltaspekt war uns wichtig: Es wird nur IT betrieben, die wir auch tatsächlich nutzen. Alles andere ist wenig effektiv.

mDM: Was werden Ihnen künftig die 
virtuellen Arbeitsplätze bringen?
Martin: Zum einen ist es sicherer, wenn die Daten nicht länger lokal gespeichert sind. Für uns reduziert sich außerdem der Administrationsaufwand. Generell wollen wir unabhängiger von Geräten werden. Mitarbeiter sollen von überall auf ihre Daten zugreifen können.

mDM: Wie beurteilen Sie die Zusammen-arbeit mit der Telekom?
Martin: Die Telekom ist für uns ein wertvoller Partner und nicht nur eine Firma, mit der wir ein Vertragsverhältnis haben. Dieser Aspekt ist ganz wichtig. Wir wollen die Produkte und Prozesse aktiv mitgestalten – das funktioniert hier sehr gut.

Selbst ist der Gast: Am Check-in-Terminal (links) können die Gäste rund um die Uhr per Digitalcode selbst einchecken. Selbst ist der Gast: Am Check-in-Terminal (links) können die Gäste rund um die Uhr per Digitalcode selbst einchecken. (© 2015 Eric Remann) - Copyright: Eric Remann

Deutsche Telekom und 
B&B Hotels

  • Ausgang // B&B Hotels wollte die Komplexität der Firmen-IT in der Zentrale und in den Hotels reduzieren und die Sicherheit der Daten sowie Anwendungen erhöhen.
  • Lösung // Ein Großteil der Server liegt in der Private Cloud – gesteuert über das Managed Self Service Portal. Die Desktops der 
76 Hotels wandern bis Ende 2015 im Rahmen der Lösung Managed Workplace auch in die Datenwolke.
  • Fazit // Alle Systeme stehen rund um die Uhr hochverfügbar bereit. Auf die Desktops können die Hotelmanager künftig von überall flexibel zugreifen. Die Daten liegen sicher im deutschen Rechenzentrum.

B&B Hotels GmbH

  • Gründung: 1990 in Frankreich (Brest), seit 1998 in Deutschland
  • Deutsche Zentrale: Wiesbaden
  • Status: Insgesamt gibt es derzeit 76 Hotels der B&B Hotels GmbH in Deutschland (September 2015), bis Ende 2015 sollen es 80 werden
  • Mitarbeiter: 75

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