8D-Report: Fehlermanagement für Notfälle

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie versorgen als Automobilzulieferer namhafte Fahrzeughersteller mit Bremsen. Plötzlich stürmt ein Kunde in Ihre Firma und beklagt, dass Ihre Bremsen ein fehlerhaftes Teil enthalten. Was nun? Damit Ihr Unternehmen in solchen Notfällen nicht krachend gegen die Wand fährt, ist es hilfreich, den Leitfaden des 8D-Reports zu beachten.

8D steht für die acht Disziplinen (Prozessschritte), die die Kundenbeschwerde beheben. Die Management-Methode löst die Probleme schnell und vermeidet die Wiederholung von ähnlichen Fehlern in anderen Bereichen Ihres Unternehmens. Und so geht’s:

Schritt 1: Team zusammenstellen

Der erste Schritt im 8D-Report besteht darin, zügig ein Team zu bilden und einen Teamleiter zu ernennen. Achten Sie darauf, dass sowohl Führungskräfte mit Entscheidungskompetenz als auch Mitarbeiter mit Fachkenntnissen mit an Bord sind. Nur so können Sie das Problem lösen, ohne alles auf eine einzige Person (meist den Teamleiter) abzuwälzen.

Schritt 2: Problem erfassen

Sorgfältiges Fehlermanagement beschreibt das bestehende Problem möglichst genau und findet heraus, was der Unterschied zwischen dem Istzustand und dem Sollzustand ist. Um den 8D-Report auszufüllen, ist es sinnvoll die W-Fragen zu stellen: Wo liegt der Fehler? Wer ist dafür verantwortlich? Wann muss das Problem behoben sein?

Schritt 3: Sofortmaßnahmen in die Wege leiten

Haben Sie das Problem erkannt, ist es höchste Zeit die Ärmel hochzukrempeln und Sofortmaßnahmen umzusetzen. In dieser Phase geht es darum, den Kunden vor weiterem Schaden zu schützen. Sofortmaßnahmen im 8D-Report können sein:

  • Ersatzlieferungen,
  • Aussortieren von fehlerverdächtigen Materialien,
  • Unterbrechen der eigenen Produktion oder jener des Lieferanten oder
  • Reparatur zurückgeschickter Ware.

Fehlermanagement bedeutet, Verantwortung zu übernehmen. Wenn fehlerhafte Teile im Umlauf sind, kann dies nicht nur die Funktion der Produkte beeinträchtigen, sondern auch die Sicherheit der Konsumenten gefährden. Überzeugen Sie sich daher persönlich, ob die Sofortmaßnahmen tatsächlich greifen.

Schritt 4: Ursachen analysieren

Nichts ist ärgerlicher als Fehler, die immer wieder auftreten. Der 8D-Report empfiehlt daher Tests und Vergleiche durchzuführen, um die Gründe des Problems zu identifizieren. Mitarbeiter mit fundiertem technischen Wissen sind zentral für diese Phase des Fehlermanagements. Hilfreiche Werkzeuge für die Ursachenforschung ist zum Beispiel das Ishikawa-Diagramm.

Schritt 5: Korrekturen durchführen

Haben Sie die Ursachen des Problems gefunden, dann sollten Sie im nächsten Schritt passende Korrekturmaßnahmen entwickeln und so das identifizierte Problem dauerhaft beseitigen. Korrekturmaßnahmen beinhalten beispielsweise ...

  • den Austausch von Werkzeugen,
  • die Änderung von Materialien oder
  • die Adaptierung von Maschinen oder Steuerungsprogrammen.

Wichtig: Checken Sie mit einer Wirksamkeitsprüfung oder anhand von Produkttests, ob die Korrekturen den Fehler auch tatsächlich aus der Welt schaffen.

Schritt 6: Korrekturen institutionalisieren

Nachhaltiges Fehlermanagement verankert die Korrekturen auch in der alltäglichen Organisation: Passen Sie Arbeits-und Schulungspläne sowie Instandhaltungsanweisungen an die neuen Erkenntnisse an. Durch die institutionalisierten Korrekturen sind die Ad-hoc-Sofortmaßnahmen (siehe Schritt 3) hinfällig.

Schritt 7: Zukünftigen Fehlern vorbeugen

Dieser Schritt im 8D-Report ist schnell erklärt: Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Problemlösungsprozess lassen sich auch für benachbarte Bereiche oder zukünftige Projekte in ihrem Unternehmen nutzen. So können Sie Pannen schon im Voraus verhindern! Eine FMEA-Checkliste sowie interdisziplinäres Denken helfen, diesen Schritt konsequent umzusetzen.

Schritt 8: Problemlösung abschließen

Fehlermanagement zerrt an den Nerven aller Mitarbeiter im Team und ist aufgrund der hohen Belastung oftmals mit Überstunden verbunden. Sobald das Problem gelöst ist, sollten Sie allen Mitarbeitern ein kurzes Feedback geben und für ihre Unterstützung danken.

Noch ein abschließender Hinweis zum zeitlichen Rahmen des 8D-Reports: Die ersten vier Schritte sollten nach drei oder vier Tagen abgehakt sein, die restlichen binnen zehn Tagen.

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