Eine Kurzdefinition für Ad-hoc-Reporting

Führungskräfte im Reporting-Zwang: Die Chefetage und vor allem Geschäftsführer sehen sich im Arbeitsalltag mit zahlreichen, dringenden Präsentationen konfrontiert, denn

  • Investoren verlangen die neuesten Unternehmenskennzahlen,
  • Abteilungen müssen die aktuellen Key Performance Indikatoren (KPI) kennen und
  • die Führungsebene benötigt Daten zu den Umsätzen.

Eine spezielle Form dieses Informationsaustausches bildet das sogenannte Ad-hoc-Reporting. Der Bericht wird erstellt, wenn ein Bedarf für bestimmte Informationen besteht oder Lücken im monatlichen Standard-Reporting geschlossen werden. In den meisten Fällen ist ein Ad-hoc-Reporting dann am sinnvollsten, wenn eine Gruppe prägnantes Wissen benötigt, aber keine Zeit hat, massenhaft Daten auszuwerten.

Je nach Aufgabenstellung ist das Kurz-Reporting bereits mit einer einzigen Seite oder Tabelle abgehandelt. Komplizierter und länger geht es allerdings ebenfalls.

Rezept für Geschäftsführer: Die wichtigsten Unternehmenskennzahlen

Wie in einem großen, regelmäßigen Reporting stehen betriebswirtschaftliche Kennzahlen meist im Fokus des Kurzberichtes, wie zum Beispiel:

  • Umsatz,
  • Stabilität der Unternehmensfinanzierung,
  • Proportion von Gesamt- und Eigenkapital,
  • Liquidität,
  • Kunden-Entwicklung,
  • Absatz-Entwicklung,
  • Margen-Prognose,
  • Verlust-Entwicklung,
  • Mitarbeiter-Kennzahlen.

Wie Sie dazu die Kapitalrendite Ihres Unternehmens bestimmen, lesen Sie in unserem Ratgeber Return on Investment: So messen Sie mit ROI Ihren Erfolg nach.

Häufig sind die Anforderungen noch spezieller. Mit dem Reporting-to-go kommunizieren Sie ebenfalls:

  • Kennzahlen der IT, wie etwa Fehlerquoten bei kundennahen Prozessen oder
  • Key Performance Indikatoren für einzelne Bereiche und Projekte.

Trotz der Kürze kommt dem Reporting in kleinen und mittelständischen Unternehmen große Bedeutung zu. Warum? Sie bringen damit Maßnahmen auf den Weg, um flexibel auf den Markt, Kundenbedürfnisse oder Prozesse reagieren zu können. Kurzum: Richtig zusammengestellt gibt der Bericht Ihrer Wettbewerbsfähigkeit einen Schub.

Vortragstechniken, Rhetorik, Präsentationstipps: Ein verständliches Reporting

Deshalb ist bei einem Ad-hoc-Reporting – und gleichfalls einem Standardbericht – nicht nur der Inhalt wesentlich, sondern gleichzeitig die Form.

Stellen Sie sich bei der Anfertigung die folgenden Fragen, unabhängig davon, welchen individuellen Maßstäben Sie gerecht werden müssen:

  • Ist das Ad-hoc-Reporting kurz genug? Tatsächlich ist kompakt meistens besser. Halten Sie sich an das KISS Pinzip – Keep it short and simple.
  • Ist die Einleitung und das Ende geplant? Denn egal wie komplex es in der Mitte des Reportings wird, Ihre Zuhörer haben mit einem guten Ein- und Ausstieg eine zusätzliche Orientierungshilfe.
  • Welche Zielgruppe wird den Bericht zu sehen bekommen? Ihrer Führungsriege müssen Sie andere Formen und Inhalte bieten, als dem Betriebsrat oder Investoren.

Mit der Präsentation wird gezielt eine Informationslücke geschlossen, auf Verständlichkeit und Übersichtlichkeit müssen Sie daher besonders großen Wert legen. Zudem sollte ein Ad-hoc-Reporting für sich alleine stehen können. Denn wie oben bereits angedeutet haben Sie von einem anständigen Informationsfluss gar nichts, wenn Sie keine passenden Maßnahmen davon ableiten können.

Analyse und Reporting-Tools: Die richtige Software für Macher

Wie Sie das alles umsetzen? Mit digitalen Tools, denn diese eignen sich hervorragend für einen schnellen Informationsaustausch auf Anfrage.

Um genauer zu sein, stellt das webbasierte Ad-hoc-Reporting häufig die idealste Form dar:

  • Jeder kann von überall auf die Daten zugreifen.
  • Eine Bearbeitung mit PC, Mac oder Tablet ist möglich.
  • Sie sparen Zeit bei der Eingabe und dem Abrufen der Daten.
  • Es wird ein reger Informationsaustausch angespornt.
  • Da die meisten Lösungen von ausgelagerten Dienstleistern betreut werden, sparen Sie sich eigene IT-Arbeit.

Zu den Anbietern hier ein kurzer Überblick:

  • Tableau Online – eine Business-Intelligence-Lösung aus der Cloud, bei der mehrere Mitarbeiter gemeinsam Daten bearbeiten können.
  • Tibco Spotfire Cloud – mit der Software können in der digitalen Wolke Daten generiert, analysiert und geteilt werden.
  • IDL.DESIGNER – im Web lassen sich in einem übersichtlichen Interface ganz einfach Reportings-to-go erstellen.
  • QlikView – einfache Bedienung und visuelle Darstellungen von Datensätzen zeichnen dieses Tool aus.
  • cPlace, im Angebot der Telekom – ein Tool mit dem Sie Ihr Ad-hoc-Reporting durch Teamwork verbessern.

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