In insgesamt zehn Aldiana-Clubs sorgt der Corporate Manager Wellness, dass die vorgegebenen Standards in puncto Ausstattung und Hygiene im Spa-Bereich eingehalten werden. „Unsere Urlaubsgäste sollen sich schließlich rundum wohlfühlen, egal in welchen Club sie reisen.“ Das Unternehmen mit den zwei fröhlichen Delfinen im Logo führt jedoch nicht nur die Ferienanlagen selbst, sondern ist auch sein eigener Reiseanbieter. Heute funktionieren Hotelmanagement und Reisevermittlung problemlos, aber in der Vergangenheit machte eine veraltete, heterogene und On-Premises gehostete IT-Infrastruktur den Mitarbeitern das Leben schwer.

Schlechte Internetverbindung, kein IT-Support

„Über Jahrzehnte waren immer wieder Clubs dazu gekommen, jeder mit einem individuellen Touch in Hard- und Software innerhalb der Aldiana Philosophie. „Allerdings sind die Infrastrukturen ziemlich in die Jahre gekommen“, sagt Aldiana IT-Leiterin Daniela Maag. Die Lösungen waren kaum noch zu warten, der Hersteller-Support seit Jahren eingestellt. Der Hauptsitz in Oberursel plagte sich zudem mit zu wenig Bandbreite bei der Internetanbindung herum. Die Crux: Aldiana betreibt nicht nur die Clubs, sondern organisiert und verkauft die Reisen dorthin auch selbst. Dafür läuft neben der eigenen Website eine Internet Booking Engine (IBE), die auch mit externen Reiseportalen wie ThomasCook.de oder neckermann.de verbunden ist.

Auch interessant: Vernetzt und flexibel: Der digitale Arbeitsplatz

IT-Altlasten ade

Steckbrief

Name: Aldiana GmbH
Gründung: 1973
Hauptsitz: Oberursel
Mitarbeiter: 2.500

Aldiana entschloss sich schließlich, die IT-Infrastruktur gründlich aufzuräumen und zu vereinheitlichen. Das Unternehmen kündigte die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister und rekrutierte eine interne IT-Abteilung. Wichtiges Ziel für die Zukunft: Alle Hotels sollten mit derselben Lösung arbeiten, die zentral zu verwalten und zu warten ist. Außerdem sollten sich die Mitarbeiter einfacher miteinander austauschen können. Und die Zentrale benötigte schnelles Internet. Jetzt ist Oberursel über schnelles Glasfaser der Deutschen Telekom ans Internet angebunden. Alle Mitarbeiter arbeiten mit Microsoft Office 365 inklusive Word, Outlook als E-Mail-, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive und SharePoint aus der Cloud. Die Microsoft-zertifizierten Experten der Telekom halfen bei der Migration der Unternehmensdaten. Die Collaboration-Tools Teams und Yammer sorgen für einen unkomplizierten Austausch auch per Video. Abgerechnet wird im monatlichen Mietmodell, so hat Aldiana die Kosten für den Betrieb der Office-Anwendungen im Griff. Kommt ein neuer Kollege an Bord, bucht das Team von Daniela Maag bei der Telekom einfach eine Arbeitsplatzlizenz dazu.

Auch interessant: Airpaq: Der Rucksack aus der Cloud

Mit Office 365 nutzen alle Mitarbeiter die gleiche Lösung in ihrer Landessprache. Über SharePoint greifen sie auf wichtige Dokumente und Vorlagen zu, dank Teams und Yammer hat sich die Kommunikation zwischen den Clubs deutlich verbessert. Mit Office 365 nutzen alle Mitarbeiter die gleiche Lösung in ihrer Landessprache. Über SharePoint greifen sie auf wichtige Dokumente und Vorlagen zu, dank Teams und Yammer hat sich die Kommunikation zwischen den Clubs deutlich verbessert. (© Peter Aldag / Aldiana)

Besser organisiert in der Cloud

Office 365 Enterprise E3
  • Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote
  • Exchange online mit 100 GB Postfach pro Nutzer
  • OneDrive Business. Sicherer Online-Speicher mit 1.000 GB je Nutzer
  • Teams und SharePoint
  • Kostenfreier Experten-Service inklusive
  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung in sicheren Rechenzentren

In 50 Sprachen verfügbar, nutzen alle Mitarbeiter von Aldiana mit Office 365 die gleiche Lösung. Ihre Dokumente speichern sie zentral in Microsoft SharePoint. Hier finden sie auch alle Vorlagen, die sie für Abrechnungen oder Angebote benötigen, und zwar den steuerlichen wie rechtlichen Vorgaben ihres Landes entsprechend. Das vereinfacht die Arbeit enorm, zumal viele Mitarbeiter regelmäßig das Resort wechseln. Auch die für eine Saison gebuchten Show Acts ziehen im Laufe des Sommers von Club Resort zu Club Resort. Mit Office 365 aus der Cloud haben sie alles stets zur Hand, egal wo sie gerade stationiert sind. „Für uns als IT-Abteilung ist die Cloud-Lösung wunderbar wartungsarm: Updates erfolgen automatisch, die meisten Arbeiten wie Rechte verwalten oder Sicherheitseinstellungen vornehmen erledigen wir zentral von Oberursel aus“, sagt die IT-Leiterin. „Und hat die salzige Meeresluft mal einem Rechner zugesetzt, ist nichts verloren und ein neuer schnell aufgesetzt.“

Auch interessant: Gegen Cyber-Angriffe gewappnet sein

Aldiana ist jetzt über schnelles Glasfaser der Deutschen Telekom ans Internet angebunden. Alle Mitarbeiter arbeiten mit Microsoft Office 365 inklusive Word, Outlook als E-Mail-, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive und SharePoint aus der Cloud. Aldiana ist jetzt über schnelles Glasfaser der Deutschen Telekom ans Internet angebunden. Alle Mitarbeiter arbeiten mit Microsoft Office 365 inklusive Word, Outlook als E-Mail-, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive und SharePoint aus der Cloud. (© Peter Aldag / Aldiana)

Weltweit im Austausch

Zudem hat sich dank Teams und Yammer die Kommunikation zwischen den Hotel-Angestellten deutlich verbessert. Sie erfahren von aktuellen Events und Shows, lesen Ankündigungen der Geschäftsleitung, chatten oder heißen neue Kollegen im Unternehmen willkommen. Die Reisekosten für den IT-Support sind deutlich minimiert. Meetings finden via Teams regelmäßiger und kostengünstiger statt.

DEUTSCHE TELEKOM UND ALDIANA

Die Aufgabe: Unternehmenswachstum und individuelle On-Premises-Lösungen in den Clubs hatten dazu geführt, dass die IT-Infrastruktur von Aldiana heterogen und veraltet war. So waren die Lösungen kaum zu warten und erhielten vom Anbieter längst keinen Support mehr. Aldiana wollte modernisieren und statt des externen Dienstleisters eine eigene IT-Abteilung aufbauen.

Die Lösung: Jetzt ist die Referenz Aldiana per Glasfaser ans Internet angebunden und nutzt Office 365 sowie SharePoint aus der Cloud. Die Webanwendungen umfassen die bekannten Microsoft-Klassiker inklusive OneDrive sowie Teams, SharePoint und Yammer. Für neue Kollegen bucht das Unternehmen flexibel Lizenzen dazu.

Die Vorteile: Mit Office 365 nutzen alle Mitarbeiter die gleiche Lösung in ihrer Landessprache. Über SharePoint greifen sie auf wichtige Dokumente und Vorlagen zu, dank Teams und Yammer hat sich die Kommunikation zwischen den Clubs deutlich verbessert. Die Reisekosten für Meetings sind minimiert.

Auch interessant: Limmaland: Office 365 für effizientes Arbeiten