Was bringt die Überwachung am Arbeitsplatz?

Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass die Arbeitszeiten der Angestellten dokumentiert und ausgewertet werden. Zum Beispiel klassisch durch Stundenzettel oder eine Stempeluhr. Inzwischen gibt es auch eine Vielzahl moderner Mittel wie Computerprogramme, Apps oder Chipkarten.

Bei der Arbeitszeiterfassung geht es nicht nur um eine reine Überwachung am Arbeitsplatz, mit der Sie Ihre Mitarbeiter kontrollieren. Sie sind sogar laut Arbeitszeitgesetz (§ 16, Abs. 2) verpflichtet, anfallende Überstunden zu erfassen. Aber auch das Festhalten der regulären Arbeitszeit kann sehr sinnvoll sein, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter sind. Gerade wenn Sie flexible Arbeitszeiten anbieten, lässt sich sonst schwer nachvollziehen, wer wann wie viel gearbeitet hat. Das erlaubt zudem Ihren Angestellten, selbst ihre Arbeitszeiten zu verwalten. Solange auf ausreichenden Datenschutz am Arbeitsplatz geachtet wird, können also sowohl Vorgesetzte als auch sämtliche Untergebene profitieren.

Mit einer projektbezogenen Erfassung lässt sich außerdem sehr gut analysieren, wie viel Zeit für welche Arbeitsbereiche aufgewendet wird. Die Mitarbeiter können so mit der Überwachung am Arbeitsplatz zusätzlich ihr Zeitmanagement optimieren.

Was müssen Sie bei der Arbeitszeiterfassung beachten?

  • Zustimmung des Betriebsrats einholen: Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, so hat dieser ein Mitbestimmungsrecht. Er muss mit Ihrem Vorhaben einverstanden sein und kann sogar im weiteren Verlauf eingreifen, wenn er durch die Zeiterfassung die Interessen der Mitarbeiter und der Datenschutz am Arbeitsplatz gefährdet sieht.
  • System auswählen: Informieren Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung und bestimmen Sie, welche für Ihr Unternehmen besonders geeignet ist. Sie sollten darauf achten, dass das System unkompliziert, leicht verständlich und sicher ist. Es muss Ihrer Branche angemessen sein und sich auch für einen Einsatz über längere Zeit anbieten, also zukunftsträchtig sein. Wenn Sie eine Stempeluhr einführen und sich ein Jahr später für ein moderneres System entscheiden, bedeutet das bei der Überwachung am Arbeitsplatz unnötigen Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter.
  • Rechtslage kennen: Informieren Sie sich über gesetzliche Bestimmungen zu dem Thema und ermitteln Sie, was Sie dürfen und was nicht. Das bezieht sich vor allem auf die Bereiche Datenschutz am Arbeitsplatz und Persönlichkeitsrechte. Auch wichtig zu wissen: Die Arbeitnehmer dürfen nicht absichtlich falsche Eintragungen bei der Arbeitszeiterfassung machen. Das gilt als Urkundenfälschung und rechtfertigt eine fristlose Kündigung.
  • Mit dem Datenschutzbeauftragten sprechen: Falls ein Datenschutzbeauftragter zu Ihrem Team gehört, kann er Sie am besten darüber informieren, was es in puncto Datenschutz am Arbeitsplatz zu beachten gibt.
  • Betriebsvereinbarung abschließen: Eine Betriebsvereinbarung bildet die rechtliche Basis für die Überwachung am Arbeitsplatz. Sie wird zwischen Ihnen und dem Betriebsrat stellvertretend für die gesamte Belegschaft geschlossen.

Was sollte in der Betriebsvereinbarung stehen?

  • Funktionsbeschreibung: Halten Sie fest, welchen Funktionsumfang die Zeiterfassung haben soll. Es gibt unterschiedliche Systeme, die verschiedene Dinge festhalten. Hier sollten Ihre Mitarbeiter genau wissen, welche Art der Zeiterfassung geplant ist.
  • Zweckbindung: Sie müssen festlegen, zu welchen Zwecken Sie personenbezogene Daten der Belegschaft verarbeiten. Zum Beispiel kann hier angegeben werden, ob es sich um eine allgemeine Arbeitszeiterfassung handelt oder Sie auch die Auslastung der Mitarbeiter in bestimmten Projekten überprüfen wollen. Unter diesem Punkt sollte auch geklärt werden, welche rechtlichen Konsequenzen bei einer anderweitigen Datenverwendung zu erwarten sind.
  • Art der Daten: Hier legen Sie fest, welche Daten erfasst werden.
  • Zugriffsrechte: Mit der Festlegung der Zugriffsrechte zeigen Sie, dass Sie Datenschutz am Arbeitsplatz ernst nehmen. Sie müssen das "Need-to-know"-Prinzip einhalten, also nur denjenigen Mitarbeitern Zugriff auf die Daten gewähren, die ihn für ihren Arbeitsbereich benötigen. Das gilt zum Beispiel für die Personalabteilung oder für Projektleiter.
  • Datenauswertung: Unter diesem Punkt legen Sie fest, welche Daten wie ausgewertet werden. Informationen über Krankheit und Urlaub sind dabei besonders vertraulich zu behandeln.
  • Dauer der Speicherung: Überstunden müssen für zwei Jahre gespeichert werden. Aber auch die Speicherzeit der allgemeinen Arbeitszeiten sollten Sie in der Betriebsvereinbarung festlegen.

Vorsicht: Darauf sollten Sie verzichten

  • Dauerüberwachung: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine Dauerüberwachung unzulässig ist. So dürfen Sie auch nicht den Standort Ihrer Angestellten per GPS kontrollieren. Nehmen Sie den Datenschutz am Arbeitsplatz also ernst.
  • Raucherpausen und Toilettengänge erfassen: Wann und wie oft Ihre Mitarbeiter zur Raucherpause oder auf die Toilette gehen, dürfen Sie nicht erheben. So weit sollte die Überwachung am Arbeitsplatz nicht gehen.
  • Daten zweckentfremden: Sie wollen die Daten des elektronischen Schließsystems nachträglich auch zur Arbeitszeiterfassung verwenden? Das ist nicht zulässig, denn die Zweckbindung schreibt vor, dass erhobene Daten nicht zusätzlich für andere Zwecke verwendet werden dürfen.

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