Unternehmen sind zur Aufbewahrung verpflichtet

Das Horten von Unterlagen ist eine Aufgabe, die viele Unternehmer nicht besonders schätzen. Stattdessen wird sie als störender Auswuchs der Bürokratie empfunden, der Zeit und Nerven frisst. Doch alles Murren hilft nichts, die Gesetzeslage ist eindeutig: Jeder Geschäftstreibende muss gewisse Dokumente archivieren und zum Beispiel den Behörden bei Bedarf zugänglich machen. Anders ausgedrückt, besteht eine steuerliche und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.

Je nach Art der Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Juristische Grundlage für steuerrechtliche Belange ist die Abgabenordnung (AO), handelsrechtliche Fragen klärt hier das Handelsgesetzbuch (HGB). Beide Gesetzessammlungen sehen in der Regel Aufbewahrungsfristen von entweder sechs oder zehn Jahren vor.

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Für welche Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich sind von Unternehmen alle steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren. Welche das sind, ergibt sich aus § 147 Abs. 1 AO. Darunter fallen:

  • „Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.“

Sie überschneiden sich teils mit zu archivierenden Handelsunterlagen. Laut § 257 Abs. 1 HGB muss jeder Kaufmann Folgendes aufbewahren:

  • „Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).“
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen Ob als Papiere oder auf Datenträgern digital archiviert – Aufbewahrungsfristen sind unabhängig vom Format. (© 2018 Shutterstock / REDPIXEL.PL)

Welche Aufbewahrungspflichten gelten?

Es gibt zwei unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: sechs beziehungsweise zehn Jahre. Die längere Dauer gilt für zahlungsrelevante und dokumentierende Unterlagen. Also zum Beispiel für:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Bilanzen
  • Rechnungen
  • Buchungsbelege

Die sechs Jahre anhaltende Aufbewahrungspflicht betrifft:

  • eingegangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist startet mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Dokumente zuletzt bearbeitet wurden.

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Die vorgeschriebene Aufbewahrung

Neben dem zeitlichen Rahmen von Aufbewahrungsfristen ist auch die Art der Archivierung wichtig – und unterschiedlich. So müssen Unternehmen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original vorhalten. Und zwar gesichert, also geschützt vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit. Auch darf die Schrift im Laufe der Zeit nicht verblassen (gegebenenfalls Thermopapierausdrucke kopieren). Außerdem ist ihre geordnete Aufbewahrung gefordert. Das heißt, ein sachverständiger Dritter muss sie in angemessener Zeit prüfen können.

Bei Rechnungen beziehungsweise Handels- und Geschäftsbriefen hingegen genügt deren bildliche Wiedergabe. Das heißt, sie müssen lediglich optisch mit dem ursprünglichen Dokument identisch sein. Sie dürfen damit auch digital auf einem Bild- oder Datenträger archiviert werden, sofern sie jederzeit in einem lesbaren Format vorliegen und elektronisch ausgewertet werden können.

Elektronisch erstellte und gesandte Rechnungen oder Lieferscheine dürfen Unternehmen ebenfalls digital abspeichern. Und zwar zwingend in dem Format, indem sie eingegangen sind. Ein so genannter Medienbruch, etwa ein Ausdruck von ihnen, gilt nicht als geordnete Aufbewahrung. Bei allen anderen Unterlagen genügt deren korrekte inhaltliche Wiedergabe.

Der richtige Standort

Die Unterlagen, für die Aufbewahrungsfristen gelten, müssen nach dem Steuerrecht grundsätzlich in Deutschland verbleiben. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie auf eigenen sicheren Servern liegen oder in der Cloud. Die Finanzbehörden können Unternehmen allerdings Ausnahmen von dieser Regel gewähren. Dazu heißt es in § 146 Abs. 2 AO:  „Voraussetzung dafür ist, dass ...

  • ... der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  • der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist
  • der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  • die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.“

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Wozu der ganze Aufwand?

Aufbewahrungsfristen sollen Geschäftsabläufe über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar machen.  Wichtig ist das zum Beispiel, wenn es um steuerliche oder juristische Fragen geht. In solchen Fällen dienen die Unterlagen als Beweismittel. Deshalb müssen Unternehmen sie jederzeit lesbar in den vorgeschrieben Formaten vorlegen können.