Das Wörtchen „einfach“ fällt auffallend oft, wenn Jürgen Dagutat über die Herausforderungen für sein Unternehmen spricht. „Wir müssen viel einfacher werden“ ist so ein Satz, den der Geschäftsführer von aurenz gerne sagt. Dafür hat Dagutat alles in die Wege geleitet: Mit der Salesforce Sales Cloud vereinfachen die Experten für UC-Analysen und Accounting im ITK-Bereich seit Ende 2016 interne Prozesse und die Zusammenarbeit. Eine einfach zu bedienende Telefonanlage sorgt für optimale Erreichbarkeit. Das inhabergeführte Softwareunternehmen hat damit die Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung gestellt.

Die Softwarebranche befindet sich im Wandel. „Gefragt sind immer schnellere Reaktionszeiten und eine hohe Flexibilität“, sagt Dagutat. Daher strebe aurenz die Vereinfachung der Prozesse an. Früher pflegte eine Mitarbeiterin von Hand Excel-Tabellen, damit etwa Daten für das Kundenbeziehungs-management und Umsatzauswertungen stets griffbereit waren. Der Aufwand: immens. „Und wenn die Mitarbeiterin krank war, hatten wir ein erhebliches Problem“, sagt Dagutat.

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Vorbei die Zeiten, in denen sich aurenz mit Excel-Tabellen behalf. Heute bekommt der Softwareentwickler alle Zahlen auf Knopfdruck. Möglich macht das die Salesforce Sales Cloud: Über Dashboards ruft aurenz jetzt mit nur wenigen Klicks stets die aktuellen Zahlen ab – eine Grundvoraussetzung, um im Vertrieb schnell reagieren zu können. Dagutat: „Wir konnten die Effizienz deutlich steigern und sparen einen Mitarbeiter ein, der halbtags ausschließlich unsere alte Datenbank gepflegt hat.“

Kunden-steckbrief

Referenz: aurenz GmbH
Gründung: 1983
Sitz: Kirchheim unter Teck
Mitarbeiter: 22
Umsatz: 2,5 Mio. Euro

Angebotserstellung in nur drei Minuten

aurenz vertreibt seine Software ausschließlich über mehr als 250 Partner. Mit der Lösung des CRM-Marktführers gelingt die Arbeit messbar schneller. Für ein Standardangebot, das früher in rund 15 Minuten erstellt war, benötigen die Mitarbeiter heute nur noch etwa drei Minuten.

Und auch an anderen Stellen arbeitet aurenz seit der Umstellung Ende 2016 merklich effizienter. „Wir müssen uns nicht mehr um Updates kümmern, über die Cloud bleibt die Software immer aktuell“, sagt Dagutat. Dank Salesforce greifen alle Mitarbeiter außerdem jederzeit mobil auf die wichtigsten Geschäftsdaten zu.

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Salesforce-Lizenzen von der Telekom

aurenz bezieht seine Salesforce-Lizenzen von der Telekom. „Uns war besonders wichtig, dass die Telekom gemeinsam mit Salesforce ein Datencenter in Deutschland betreibt. Außerdem ist sie ein zuverlässiger Partner. Obwohl es ein riesiges Unternehmen ist, bleiben die Wege für uns kurz“, sagt Dagutat.

Die Lösung implementierte aurenz problemlos. „Das war nicht selbstverständlich, denn bei unseren rund 30.000 Kunden kamen einige Millionen Daten zusammen, die wir migrieren mussten“, sagt Dagutat. Die Implementierung von Salesforce dauerte rund einen Monat. In dieser Zeit hatte das Unternehmen keinen Ausfall und konnte seine Partner zu jeder Zeit mit Angeboten versorgen.

IP-Telefonie für optimale Erreichbarkeit

Der Softwareentwickler modernisierte zudem seine Telefonanlage und sattelte auf die IP-basierte Lösung Octopus NetPhone um. Das Ziel: Unified Communication – das Kerngeschäft von aurenz – aktiv leben. Die Mitarbeiter behalten über den NetPhone Client auf ihrem PC-Bildschirm im Blick, ob Kollegen erreichbar sind, telefonieren oder gerade Pause machen. Anrufe lassen sich zudem direkt über den Computer entgegennehmen – auch im Homeoffice.

Im Tagesgeschäft hat sich die Chat-Funktion der Lösung als sehr hilfreich erwiesen. „In dringenden Fällen chatte ich meinen Kollegen an, wenn dieser gerade telefoniert“, sagt Dagutat. So lässt sich auch beiläufig etwas abklären. Die neue Telefonanlage verbessert außerdem die Erreichbarkeit: Der Call Routing Manager leitet Anrufe bei Bedarf etwa zu einer Mobilfunknummer oder zu einem anderen Mitarbeiter weiter – manuelle Rufumleitungen sind somit nicht mehr nötig.

aurenz kombiniert Octopus NetPhone mit dem UC-Analyse Tool Swyx Edition by aurenz, das der Softwarespezialist selbst entwickelt. Über ein Dashboard im Browser lässt sich damit zum Beispiel jederzeit nachvollziehen, wie viele Telefongespräche eingehen und wann Wartezeiten für die Anrufer entstehen.

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Deutsche Telekom und aurenz

Die Aufgabe: aurenz suchte nach einer professionellen Lösung, um Kundenbeziehungen zu managen und Umsätze auszuwerten. Bis dato erfolgte das aufwändig über Excel-Tabellen. Außerdem kam die alte Telefonanlage an ihre Grenzen. Eine moderne IPbasierte Lösung war gefragt.

Die Lösung: aurenz setzt seit Ende 2016 auf die Salesforce Sales Cloud. Von der Telekom bezieht der Softwarespezialist ein Komplettpaket aus Lizenzen und Implementierung aus einer Hand. Darüber hinaus sattelte aurenz auf die IP-basierte Telefonanlage Octopus NetPhone um.

Die Vorteile: aurenz optimiert mit der Cloud-basierten und standardisierten CRM-Lösung das Kundenbeziehungsmanagement. Automatisierte Prozesse unterstützen den Vertrieb. Die Salesforce-Lösung aus der TelekomCLOUD garantiert zudem deutschen Datenschutz. Dank Octopus NetPhone sind die Mitarbeiter des Unternehmens jetzt immer optimal erreichbar.

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