Exklusive Mode für einen ausgewählten Kundenkreis in den Stores in München und Wien und seit 2007 als i-Tüpfelchen das exklusive Shoppingerlebnis im Online-Shop mit streng limitiertem Kundenzugang: Das internationale Modeunternehmen BestSecret | Schustermann & Borenstein  (nachfolgend „BestSecret“) stellte das Einkaufserlebnis de luxe mit Hilfe des gleichnamigen Online-Shops, welcher zunächst als eigenständiges Unternehmen geführt wurde, auf zwei gesunde Beine. Bis aber auf der IT-Ebene das zusammenwuchs, was zusammengehörte, sollten Jahre vergehen.

Getrennte IT-Strukturen hemmten die Zusammenarbeit

Steckbrief

Name: BestSecret
Gründung: 1924
Hauptsitz: Aschheim/Dornach
Mitarbeiter: ca. 1.600

Mitarbeiter konnten weder Kalender untereinander freigeben noch Termine oder Daten teilen, weil die gewachsene IT einen eigenen Exchange Server und eine eigene Active-Directory-Domäne für beide Unternehmen betrieb. Das verkomplizierte die Kommunikation und machte Abstimmungen umständlich. Von Prozessoptimierung keine Spur. Außerdem war die Lizenzierung von Betriebssystem und Software nicht standardisiert und daher aufwändig zu verwalten. „Es wurde allerhöchste Zeit, die IT-Strukturen beider Unternehmen in der Cloud zusammenzuführen“, sagt Michael Thaler, im Management von BestSecret verantwortlich für die IT-Infrastruktur der beiden Firmen. 2016 entschlossen sich beide Unternehmen zu handeln.

Als langjähriger Telekommunikationspartner begleitete die Telekom die Umsetzung der neuen IT-Infrastrukturen und unterstützte beim Neubau eines Logistikcenters. So war die Telekom in der Lage, die Kundenbedürfnisse genau zu identifizieren und gemeinsam mit ihrem Partner Microsoft eine passgenaue Lösung anzubieten: Office 365 mit identischen Einzellizenzen für jeden Mitarbeiter. Auf diese Weise ließen sich beide Exchange Server in der Cloud zusammenführen. Eine deutliche Optimierung der Abläufe und ein Plus für das Qualitätsmanagement im Vertrieb. Durch die bereitgestellte Lösung konnten die Telekom-Berater einen zentralen Wunsch auf Unternehmensseite umsetzen. Auch das Thema E-Mail-Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation ließ sich durch die Cloud wesentlich verbessern. Microsoft Defender Advanced Threat Protection (ATP) als weiteres Partnerprodukt, das die Telekom bereitstellte, überprüft E-Mail-Anhänge und Links automatisch und schützt so die Mitarbeiter und das Unternehmen. Bei der IT-Betreuung profitiert BestSecret zudem von den Services der Telekom-Experten. Dank des Telekom AdministrationsService für Geschäftskunden verwalten und optimieren die Telekom-Mitarbeiter proaktiv seit der Implementierung die Microsoft-Nutzerverwaltung, indem sie beispielsweise neue Benutzer anlegen oder Accounts deaktivieren. Zudem sprechen sie proaktive Handlungsempfehlungen aus, die sich aus dem Usage Insight Report ableiten.

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Das internationale Modeunternehmen BestSecret | Schustermann & Borenstein stellte das Einkaufserlebnis de luxe mit Hilfe des gleichnamigen Online-Shops auf zwei gesunde Beine. Das internationale Modeunternehmen BestSecret | Schustermann & Borenstein stellte das Einkaufserlebnis de luxe mit Hilfe des gleichnamigen Online-Shops auf zwei gesunde Beine. (© BestSecret / Florian Jäger)

Public Cloud: Ressourcen bedarfsgerecht skalieren

In einem weiteren Schritt sollten für einen optimierten Datenaustausch beide Active-Directory-Domänen in der Cloud miteinander verschmelzen. BestSecret nutzte zur Verbesserung der Abläufe die skalierbare Public Cloud-Lösung Microsoft Azure, dessen passgenaue Services die Microsoft-zertifizierten Experten der Telekom zur Verfügung stellten. Hierüber hat das Unternehmen stets die volle Kostenkontrolle. „Leistungen und Ressourcen werden nur dann abgerechnet, wenn sie tatsächlich genutzt werden“, sagt Thaler. Den tatsächlichen Verbrauch verfolgt BestSecret im angebundenen Telekom-Cloud-Konto. Außerdem kann das Modeunternehmen schnell und flexibel auf die starke Nachfrage seiner Kunden beispielsweise zum Weihnachtsgeschäft reagieren. Zusätzlicher Vorteil: Der Administrationsaufwand für die IT über die Cloud bleibt überschaubar, da Microsoft Azure und Office 365 sehr gut miteinander harmonieren.

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Prozessoptimierung durch Kollaborationstools

Neben der internen Kommunikation vereinfachte BestSecret auch den Datenaustausch innerhalb des Unternehmens: Über den Cloud-Speicherdienst OneDrive teilen alle Mitarbeiter zur Prozessoptimierung nun unkompliziert Dokumente oder sichern Daten – egal ob vom Büro aus, auf Dienstreise oder im Home-Office – der Zugriff ist von überall möglich, ganz gleich, ob über Smartphone, Tablet oder Laptop.

Mit Microsoft Teams nutzt das Modeunternehmen zudem ein zeitgemäßes Kollaborationstool. Hier organisieren sich die Mitarbeiter für mehr Effizienz in Projektgruppen, teilen Dokumente und bearbeiten diese parallel. Zu dringenden Themen und Fragen können sie sich in Chats oder Webkonferenzen austauschen, über integrierte Business-Apps Projekte managen, Aufgaben verwalten oder Ideen in Mind Maps festhalten. „Mit dieser Umstellung haben wir die Abläufe für die Mitarbeiter verschlankt und den IT-Betrieb zentralisiert und vereinheitlicht“, sagt Thaler. Dank des Telekom Premium-Supports stehen Experten und Kunde auch nach Projektabschluss stets im engen Austausch, so dass Fragen etwa zu Konfigurationen schnell geklärt, neue Bedarfe identifiziert und Ideen schnell und unkompliziert umgesetzt werden können. So will das Unternehmen als nächsten Schritt mit Unterstützung der Telekom ein Password Selfservice umsetzen, um Nutzern das Zurücksetzen ihrer Kennwörter oder das Entsperren ihrer Konten zu erleichtern.

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DEUTSCHE TELEKOM und BestSecret

Die Aufgabe: Im Laufe der Firmengeschichte wuchsen beide Unternehmen immer enger zusammen, blieben jedoch in puncto IT-Betrieb getrennt. Um die Effizienz zu verbessern, benötigten beide Unternehmensbereiche zur Prozessoptimierung eine saubere und einheitliche Lizenzgrundlage, die den Verwaltungsaufwand für die IT deutlich reduziert und den Datenaustausch optimiert.

Die Lösung: Heute nutzt BestSecret Betriebssystemlizenzen und Cloudlösungen von Microsoft sowie deren Serviceleistungen rund um die Produktwelt, die die Telekom als Gold Partner anbietet. Dank der einheitlichen Lizenzierung und skalierbaren Lösung arbeiten alle Kollegen effizienter zusammen.

Die Vorteile: Beide Exchange Server sind nun in der Cloud zusammengeführt. Seitdem können alle Mitarbeiter firmenübergreifend ihre Kalender teilen und Termine einstellen. Da die Administration nun zentralisiert abläuft, konnte die IT-Abteilung den Arbeitsaufwand deutlich senken.