Die steuerliche Betriebsprüfung: Schnellkurs für Unternehmer

Gehasst, gefürchtet, verschrien: Eine Betriebsprüfung ist alles andere als angenehm für Unternehmer. So droht, dem kollektiven Verständnis nach, schließlich der Zorn des Finanzamtes. Und sogar Chefs mit einer vorbildlichen Steuermoral beschleicht im Vorfeld ein mulmiges Gefühl.

Es gilt allerdings, einige Mythen über die Betriebsprüfung aus dem Weg zu räumen. Zunächst wird der Vorgang auch Außenprüfung genannt. Der juristische Rahmen wird in der:

Für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt muss es keine bestimmten Verdachtsmomente geben. Vielmehr möchte der Fiskus mit einer entsprechenden Kontrolle ganz einfach Sachverhalte klären, die mit der Steuer zu tun haben. Das heißt allerdings: Es kann jeden zu jeder Zeit treffen.

Prüfung nach Rezept: Grundlegendes zum Ablauf

Kommt es zu einer Prüfung, sollten Sie sich mit dem groben Ablauf der Betriebsprüfung auskennen. Es gibt drei Phasen, auf die wir später näher eingehen werden:

  • Die Anmeldung.
  • Die eigentliche Prüfung.
  • Die Schlussbesprechung.

Für alle drei Abschnitte gilt:

  • Bleiben Sie ruhig.
  • Bereiten Sie sich gut vor.

Anmeldung: Die erste Phase der Prüfung

Wenn Ihnen der Brief des Finanzamtes in den Postkasten flattert, sollten Sie sogleich mit der Vorbereitung beginnen. In der Regel vergehen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen zwischen der Ankündigung einer Kontrolle und der tatsächlichen Prüfung rund 14 Tage.

Was Sie tun sollten:

  • Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater und erstellen Sie gemeinsam einen Schlachtplan.
  • Suchen Sie alle nötigen Unterlagen zusammen und bringen Sie Ordnung in den Papier- oder Datenwust – der Betriebsprüfungs-Zeitraum deckt drei Jahre ab.
  • Füllen Sie alle dokumentarischen Lücken.

Übrigens: Im Falle eines Falles haben Sie jetzt noch die Möglichkeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige zu stellen. Betroffenen sollte unbedingt ein rechtlicher Beistand unter die Arme greifen.

Laufende Prüfung: Tipps für reibungslose Kommunikation

Für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt brauchen Sie die Räumlichkeiten Ihres Unternehmens nicht zu verlassen. Der Sachbearbeiter wird sich für die Bearbeitungszeit bei Ihnen 'einmieten'. Dazu gleich der nächste Tipp: Stellen Sie dem Prüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung, samt …

  • Telefon,
  • Faxgerät und gegebenenfalls
  • Internetanschluss.

Zusätzlich bestimmen Sie einen festen Ansprechpartner für den Inspizienten – Sie können den Job auch selbst übernehmen.

Schlussbesprechung: Die letzte Phase der Betriebsprüfung vom Finanzamt

Für den Staat lohnen sich die Kontrollen: Im Jahr 2013 wurden dadurch laut dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) "ein Mehrergebnis von rund 17,2 Mrd. Euro erzielt".

Sie selbst haben, neben einer weißen Weste beim Fiskus, schließlich auch noch etwas von der Kontrolle. Am Ende des Prozesses steht eine freiwillige Schlussbesprechung, in denen Sie offene Fragen stellen dürfen und eventuelle Probleme aus der Welt schaffen können. Daher der Tipp: Nutzen Sie diesen Termin, um daraus Verbesserungsstrategien zu entwickeln.

Am Ende kostet Sie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt immer ein gewisses Maß an Aufwand und Zeit. Sofern Sie richtig reagieren, verursacht die Kontrolle aber ein Mindestmaß an Unwohlsein – und von der Kontrolle lernen Sie unter Umständen sogar.

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