Welche Bewirtungskosten das Finanzamt übernimmt

Unter Bewirtungskosten versteht das Finanzamt Ihre Aufwendungen für Speisen und Getränke, aber auch Trinkgeld, Garderobengebühren, Ausgaben für die Zigarre nach dem Dinner sowie Unterhaltungskosten.

Der Fiskus unterscheidet zwischen zwei Bewirtungsarten:

  • Betrieblich veranlasste Bewirtungen: Hier ist das Essen mit Ihren Mitarbeitern oder eine Betriebsfeier gemeint. Dafür anfallende Ausgaben können Sie komplett als Bewirtungskosten absetzen. Auch die Mehrwertsteuer gilt als Betriebsausgabe und ist voll absetzbar.
  • Geschäftlich veranlasste Bewirtungen, also klassische Geschäftsessen mit Businesspartnern. In solchen Fällen können Sie laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzen. Zusätzlich ist auch hier die gesamte Vorsteuer abzugsfähig.

Tipp 1: Jede geschäftliche Besprechung im Restaurant ist ein Geschäftsessen

Für Geschäftsessen gibt es klare Regeln. Wie der Name schon sagt, fordert das Finanzamt immer einen geschäftlichen Anlass für ein Geschäftsessen. Nur wenn der gegeben ist, können Sie die Kosten als Betriebsausgaben absetzen.

Diese scheinbar strenge Forderung können Sie leicht erfüllen. Denn grundsätzlich fallen all Ihre geschäftlichen Besprechungen mit Businesspartnern im Restaurant darunter. In solchen Fällen handelt es sich um ein Geschäftsessen und Sie können die Bewirtungskosten absetzen.

In Zweifelsfällen kommt es auf Ihre Argumentation an. Sie müssen stichhaltig begründen, warum ein geschäftlicher Anlass vorlag – und schon wird aus Ihrer Restaurantrechnung eine Betriebsausgabe.

Tipp 2: Wen Sie zum Geschäftsessen einladen können

Die eingeladenen Personen müssen grundsätzlich betriebsfremd sein, dürfen also nicht auf Ihrer Gehaltsliste stehen. Dazu zählen:

  • Businesspartner, mit denen Sie Geschäfte machen
  • andere Unternehmer oder deren Mitarbeiter
  • Freiberufler
  • Behördenvertreter und andere für Sie wichtige Personen des öffentlichen Lebens
  • Journalisten und andere Multiplikatoren sowie Firmenbesucher, die Sie im Rahmen Ihrer Öffentlichkeitsarbeit bewirten
  • Prüfer der Finanzverwaltung
  • Steuerberater

Für die Anerkennung als Geschäftsessen spielt es keine Rolle, ob Sie zu den Eingeladenen Geschäftsbeziehungen pflegen oder ob Sie den Kontakt erst anbahnen. Unabhängig davon können Sie die Bewirtungskosten absetzen.

Tipp 3: Bewirtungskosten für den Ehepartner absetzen – so geht’s

Auch Bewirtungskosten für weitere Personen, die am Geschäftsessen teilnehmen, sind unter bestimmten Umständen absetzbar. Dazu zählen beispielsweise...

  • Ihre Mitarbeiter, die Sie während der Businessmahlzeit unterstützen
  • externe Berater
  • Frau oder Gatte Ihres Hauptgastes oder Ihr eigener Partner, auch wenn er mit geschäftlichen Dingen nichts zu tun haben sollte. Schließlich kann es bei Ihrem Geschäftsessen auch darum gehen, eine positive Atmosphäre zu schaffen.

Tipp 4: Was der Bewirtungsbeleg für Ihr Geschäftsessen enthalten muss

Betriebsprüfer des Finanzamtes lieben es, in Ihren Bewirtungsbelegen zu stöbern. Denn dort finden sie fast immer Gründe, die dagegen sprechen, dass Sie Ihre Bewirtungskosten absetzen können. Ein kleiner Formfehler reicht schon, und Sie zahlen Ihr Geschäftsessen komplett aus eigener Tasche.

Um das zu verhindern, muss der Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Tag der Bewirtung
  • genauer geschäftlicher Grund der Bewirtung
  • Aufzählung aller bewirteten Gäste, Sie selbst als Gastgeber eingeschlossen
  • Art und Umfang der Bewirtung, also eine Liste aller Speisen, Getränke und gegebenenfalls weiterer Leistungen
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Rechnungsbetrag
  • Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder Umsatzsteuer-ID-Nummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name des Gastwirts bei Rechnungsbeträgen von mehr als 150 Euro. Hier reicht eine handschriftliche Ergänzung
  • Ihre Unterschrift auf der Rechnung

Am sichersten gehen Sie, wenn Sie für Ihr Geschäftsessen eine maschinell erstellte Bewirtungsrechnung verlangen. Anschließend ergänzen sie den Bewirtungsbeleg um die weiteren geforderten Angaben.

Tipp 5: Wie Sie auch Trinkgeld als Bewirtungskosten absetzen

Bei maschinell erstellten Rechnungen kann Ihr Trinkgeld nicht ausgewiesen werden. Lassen Sie sich die Zahlung deshalb handschriftlich auf der Rechnung quittieren. Auf diese Art dokumentierte Trinkgeldzahlungen gelten steuerlich als Betriebsausgabe, die Sie absetzen können. Das Finanzamt erkennt 70 Prozent davon an.

Tipp 6: Wenn Sie Ihr Geschäftsessen absetzen wollen, müssen Sie die Ausgaben im Rahmen halten

Es muss nicht immer Kaviar sein – so sieht es zumindest der Fiskus im Hinblick auf Geschäftsessen. Allerdings gibt es keine klar definierten Kriterien zur Beurteilung, ob Ihre Bewirtungskosten angemessen waren.

Das Finanzamt prüft in der Regel anhand der Einkommensteuerrichtlinien (R.4.10 EStR). Dabei orientiert es sich an folgenden Fragen:

  • Ist der Umfang Ihrer Bewirtung branchenüblich?
  • Wie groß ist Ihr Unternehmen?
  • Wie hoch sind Umsatz und Gewinn?
  • Wie wichtig ist es für Sie, Ihr Unternehmen nach außen zu repräsentieren?

Die Vorgaben lassen Ihnen Spielraum, mit Argumenten auch eine ungewöhnlich hohe Betriebsausgabe für ein Geschäftsessen abzusetzen. Regelmäßig geht das allerdings schief, wenn Sie Ihre Businesspartner zum Beispiel in ein Kasino, ein Varieté oder einen Nachtclub einladen.

Denn bei einem Geschäftsessen müssen stets Essen und Trinken im Vordergrund stehen. Darum sagt das Finanzamt Nein, wenn Sie den Nachtclubbesuch als Bewirtungskosten absetzen wollen.

Tipp 7: Geschäftsessen am Wochenende? Keine gute Idee ...

Das Finanzamt wird in Ihren Bewirtungsbelegen immer nach Kriterien suchen, die gegen einen geschäftlichen Anlass sprechen. Dazu gehört die Prüfung des Bewirtungstags. Fällt der auf einen Feiertag oder aufs Wochenende, stellt sich der Fiskus meist quer und unterstellt einen privaten Anlass fürs Essen, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller.

Darum der einfache Tipp: Verabreden Sie sich besser nur werktags mit Ihren Geschäftspartnern zum Geschäftsessen. Sonst gibt es Probleme, wenn Sie Ihre Bewirtungskosten absetzen wollen.

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