Warum Büroorganisation so wichtig ist
In vielen Unternehmen herrscht eine ineffiziente Struktur: Dokumente werden mehrfach ausgedruckt und in verschiedenen Ordnern abgelegt. Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Suchen, zielführendes Arbeiten wird erschwert. Das geht auch ins Geld: Wenn mehrere Mitarbeiter eine halbe Stunde pro Tag nach Dokumenten suchen, kostet dies schnell mehrere Tausend Euro im Jahr. Wer Zeitfresser reduzieren will, sollte also für eine bessere Büroorganisation sorgen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt eines ordentlichen Büros: Die Mitarbeiter sind motivierter und können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren, weil sie nicht von Papierstapeln abgelenkt werden.
Aussortieren als Grundlage
Überquellende Ablagen kosten Zeit und Nerven – und sind häufig gar nicht nötig, weil die Unterlagen nicht mehr gebraucht werden. Zuerst sollten Unternehmen also klar Schiff machen und überflüssige Dokumente aussortieren. Das gilt auch für Büromaterialien, die ineffizient sind und nur Platz kosten. Und natürlich stehen jetzt auch alte Strukturen auf dem Prüfstand: Nur weil ein System schon lange besteht, muss es nicht gut sein. An dieser Stelle gibt es die Gelegenheit, die Büroorganisation ganz neu aufzubauen. So ein Neuanfang braucht Zeit, zahlt sich aber langfristig aus.
Eine neue Struktur schaffen
Die Telekom bietet mit Office 365 ein Office-Komplettpaket als praktische Mietsoftware zu einem günstigen Preis. Neben den Office-Klassikern Word, Excel, PowerPoint und Co. zur Nutzung auf Mac/PC, Smartphone und Tablet sorgt eine professionelle E-Mail-Lösung für effiziente Büroorganisation. Dazu steht ein großer Online-Speicher zur zentralen Ablage und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zur Verfügung. Das ganze wird von der Telekom aus sicheren Rechenzentren in Deutschland angeboten. Und damit das Arbeiten auch über die Distanz effizient funktioniert, rundet die integrierte Konferenzlösung Skype for Business das Angebot ab.
>> Zum Artikel: Office 365 mit Datensicherheit „Made in Germany“
>> Zum Artikel: Microsoft Office 365 mieten statt kaufen – eine clevere Lösung
Bei der Büroorganisation macht die richtige Ablage viel aus – sowohl analog als auch digital. Unternehmen sollten definieren, wie Mitarbeiter mit Dokumenten umgehen. Regale und Ordner sollten nach einem einheitlichen System geführt werden, für die Beschriftung braucht es ein festes Muster. Ein Farbschema für verschiedene Abteilungen oder Bearbeitungsstufen kann ebenfalls hilfreich sein.
Auch digitale Ordner und Dokumente lassen sich mit einem festen Benennungssystem besser verwalten. Alle Mitarbeiter sollten sich daran halten, damit bei der Zusammenarbeit kein Chaos entsteht. Die Regeln für die Benennung müssen übersichtlich zusammengefasst werden und für alle zugänglich sein. Außerdem sollten die analogen und digitalen Organisationsstrukturen übereinstimmen. Oder wäre vielleicht sogar ein papierloses Büro eine interessante Möglichkeit?
Auch interessant: Das papierlose Büro – goodbye, Zettelwirtschaft!
Für die Ablage auf dem eigenen Schreibtisch kann grundsätzlich jeder Mitarbeiter sein individuelles System nutzen. Einfacher wird die Zusammenarbeit aber, wenn das Unternehmen auch hier einen Standard etabliert. Zum Beispiel kann es jeweils ein Ablagefach für Ein- und Ausgang geben sowie ein Fach mit allgemeinen Informationen zum Nachschlagen und eine Zwischenablage. Wer viel mit fixen Terminen arbeitet, kann Monatsmappen verwenden und die benötigten Unterlagen für jeden Tag dort bereitlegen.
Mitarbeiter schulen
Eine neue Büroorganisation lässt sich nur umsetzen, wenn die ganze Belegschaft mitzieht. Deshalb lohnt sich ein Workshop, bei dem die Mitarbeiter genau über die Maßnahmen informiert werden. Neben der Vorstellung der firmenspezifischen Neuerungen kann es sinnvoll sein, Mitarbeitern hier auch allgemeine Tipps zu Büroorganisation und Zeitmanagement mit auf den Weg zu geben, zum Beispiel:
- den eigenen Schreibtisch immer aufgeräumt halten und effiziente Ablagen verwenden
- E-Mail-Postfach aufgeräumt halten und Mails direkt passend einsortieren
- Multitasking vermeiden und sich stattdessen auf eine Aufgabe konzentrieren
- mit einem Zeitplan arbeiten
- Ablenkungen möglichst gering halten
- unangenehme Aufgaben zuerst erledigen
Auch interessant: Bürokratieabbau – 5 digitale Tipps für mehr Effizienz
Dauerhaft Ordnung halten
Verschiedene Tools aus dem Software-Portfolio der Telekom erleichtern den Büroalltag:
>> Controlling-Software Seneca Controlling
Mit der Einführung der neuen Büroorganisation ist es natürlich nicht getan. Damit der Arbeitsalltag effizienter wird, müssen Entscheider und Mitarbeiter sie in der Folge auch konsequent umsetzen. Chefs und Abteilungsleiter gehen dafür am besten mit gutem Beispiel voran. Vielleicht lässt sich auch in jedem Team ein Verantwortlicher bestimmen, der die Umsetzung im Blick behält. Er kann seine Kollegen auf Fehler hinweisen und zur Ordnung motivieren. Nach ein paar Monaten hat sich die neue Struktur in der Regel so weit etabliert, dass sie zuverlässig eingehalten wird.
Checkliste: Büroorganisation verbessern
- Nicht mehr benötigte Unterlagen aussortieren
- Bestehende Strukturen kritisch hinterfragen
- Neues, einheitliches Ordnungssystem entwickeln (analog und digital nach demselben Muster)
- Mitarbeiter darüber informieren
- Als Chef mit gutem Beispiel vorangehen
