Das mittelständische Unternehmen, in dem Andreas Müller als Projektleiter arbeitet, möchte seinen Kundenservice mit Big Data auf Vordermann bringen. Kollegen aus vier Ländern sind an dem Digitalisierungsprojekt beteiligt. Warten auf Müller und seine Mitstreiter jetzt also ausufernde E-Mail-Runden, zeitfressende Einzelabstimmungen, Dutzende von Meetings und Hunderte von Telefonaten?

Eher nicht. Denn zum Glück setzt Müllers Arbeitgeber seit einigen Jahren auf sogenannte Social-Collaboration-Tools. Mit diesen Werkzeugen können Mitarbeiter gemeinsam am gleichen Dokument arbeiten, Informationen an einem zentralen Ort zusammenführen, Wissen austauschen und Datensilos vermeiden. Für Andreas Müller ist es beruhigend zu wissen, dass alle im Team immer auf dem aktuellen Stand sind. Keine Frage: Die zeitsparenden Werkzeuge sind in seinem Unternehmen längst zum kommunikativen Knotenpunkt geworden. Über alle Grenzen hinweg bleiben Mitarbeiter in Echtzeit besser in Verbindung.

Collaboration-Tools verändern die interne Kultur

Solche IT-Werkzeuge machen die Zusammenarbeit nicht nur einfacher, sie verändern auch die Unternehmenskultur – und das wird von vielen Firmen ausdrücklich begrüßt. Die Berater von Campana & Schott haben gemeinsam mit der Technischen Universität Darmstadt in der Deutschen Social Collaboration Studie 2017 herausgefunden, dass Unternehmen mit den Werkzeugen zur Zusammenarbeit in erster Linie ihre interne Kultur verbessern möchten. Zweiter Platz auf der Wunschliste: mehr Innovationskraft. Erst an dritter Stelle steht die Hoffnung, überdies die Kosten zu senken. Doch obwohl viele Unternehmen die Tools sehr positiv bewerten, ist ihr Einsatz noch ausbaufähig.

Die Studie attestiert deutschen Firmen einen Social-Collaboration-Reifegrad von 1,14 – ausgehend von einer Skala von 0 bis 3. Noch erledigen die Kollegen in vielen Unternehmen also einen Großteil der Absprachen mündlich oder per E-Mail, anstatt ganz bewusst auf cloudbasierte Social-Collaboration-Tools zu setzen. Laut Studie nutzt bis dato erst jedes zehnte Unternehmen Werkzeuge aus der Wolke.

Die Cloud fördert die Effizienz

Die Studienautoren raten indes zum stärkeren Gebrauch. Damit ließe sich die Effizienz der Zusammenarbeit um bis zu 13 Prozent steigern. Denn unabhängig von Arbeitsort oder Arbeitsgerät könnten zum Beispiel Müllers Kollegen über IT-Plattformen und Netztechnologien den Kundenservice ihrer Firma voranbringen – und das sehr viel schneller als mit den althergebrachten Werkzeugen. Campana & Schott hat zudem herausgefunden, dass die Beschäftigten die Social-Collaboration-Tools ebenfalls schätzen. Die Hürden, um andere Mitarbeiter anzusprechen, sind niedriger, Experten lassen sich innerhalb des Unternehmens rascher ausfindig machen. Hinzu kommt: Viele Probleme erledigen sich schneller, wenn sich ein Netzwerk darum kümmert.

Collaborative Writing spart Zeit und lässt die Mitarbeitber gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Collaborative Writing spart Zeit und lässt die Mitarbeiter gemeinsam an einem Dokument arbeiten. (© 2017 Telekom)

Stärkt die Zusammenarbeit: Office 365

Gerade erst hat Microsoft daher sein Office 365-Paket erweitert, um die interne Zusammenarbeit weiter zu erleichtern. Microsoft Teams heißt die neue Schaltzentrale für Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Kommunikation. Das Programm bietet die Möglichkeit, im Arbeitsalltag an einer zentralen Stelle alle wichtigen Funktionen für die Teamarbeit zu nutzen: Dokumente bearbeiten und austauschen, mit Kollegen im Team oder privat chatten und telefonieren oder auch Besprechungen planen. Der Clou: Microsoft Teams lässt sich nicht nur mit Word, Excel und Co. verknüpfen, sondern auch mit vielen anderen Programmen. Mitarbeiter telefonieren über Microsoft Teams miteinander oder organisieren Meetings – der integrierte Terminassistent macht das besonders einfach, indem er Lücken im Kalender aufspürt. Und Dokumente lassen sich, auch für Müller und seine Mannschaft, gemeinsam direkt in der Anwendung bearbeiten. So wird Microsoft Teams zur zentralen Teamplattform im Büro, unterwegs oder im Homeoffice, und alle haben sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen.

Für jeden Anlass das richtige Tool

Collaboration-Tools verbessern die Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation. Das Angebot ist riesig und reicht vom Mindmapping bis zum Video Conferencing.

  • Mindmapping: Nicht jeder Kollege ist auf Knopfdruck kreativ. Beim kollaborativen Mindmapping lassen sich Ideen orts- und zeitunabhängig finden – wem eine Idee durch den Kopf schießt, der trägt sie einfach online in die Mindmap ein.
    Beispiele: MindMeister, SpicyNodes, Mind42 oder Creately
  • Filesharing: Die E-Mail gerät an ihre Grenzen, sobald man mit ihr große Audio- oder Videodateien verschicken möchte. Hier helfen Filesharing-Angebote. Mit Office 365 (OneDrive und SharePoint) lassen sich Dateien ganz einfach online freigeben, damit andere nahtlos und sicher darauf zugreifen können.
    Weitere Beispiele: Dropbox, Ge.tt, WeTransfer oder ganz neu Firefox Send
  • Collaborative Writing: Um Zeit zu sparen, möchten Teammitglieder Dokumente gemeinsam bearbeiten können – und am besten an einem Ort speichern, der allen zugänglich ist. Im Office 365-Paket ist das mit OneDrive oder SharePoint möglich.
    Weitere Beispiele: Google Docs, Zoho Docs
  • Projektmanagement: Tools unterstützen Projektverantwortliche bei der Planung, Verwaltung und Steuerung. Office 365 bündelt diese Funktionen in SharePoint oder Planner.
    Weitere Beispiele: Trello, Basecamp, Projectplace
  • Video Conferencing: Wenn die Teamkollegen an verschiedenen Standorten sitzen, verbessern Videokonferenzen die Kommunikation. In Office 365 bietet Skype for Business Video-Meetings in HD-Qualität.
    Weitere Beispiele: iMeet, WebEx Meetings, Google Hangouts