Ein Compliance Management-System bietet zahlreiche Vorteile

Ein Compliance Management-System zur Einhaltung von bestimmten Regeln ist sinnvoll, um im Unternehmen klare Orientierung und verlässliches Handeln zu gewährleisten. Voraussetzung ist eine präzise Planung. Sie muss neben der Definition des Systems auch die Maßnahmen umfassen, die nötig sind, um es im Betriebsalltag zu etablieren.

Unter einem Compliance Management-System (CMS) versteht man alle Maßnahmen und Prozesse im Unternehmen, die der Regelkonformität dienen. Seine Aufgabe ist es, potenzielle Quellen für Regelverstöße früh zu erkennen und auszuschalten, um Verstöße zu verhindern. Ebenso gilt es, erfolgte Regelverletzungen schnell zu erkennen, Gegenmaßnahmen zu treffen und Sanktionen gegen die Verantwortlichen zu verhängen. Ein durchdachtes und gut eingeführtes CMS bietet dem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehört beispielsweise, dass die Gefahr von Gesetzesverstößen reduziert wird. Das Bekenntnis zu bestimmten Regeln ist außerdem geeignet, das Image und die Glaubwürdigkeit zu stärken. Nicht zuletzt lässt sich ein  Compliance Management-System nutzen, um Geschäftsbeziehungen, die Unternehmenskultur oder die Organisationsstrukturen zu verbessern.

Compliance Management-System Ein Compliance Management-System (CMS) bezeichnet die Gesamtheit aller Vorkehrungen eines Unternehmens, um bestimmte Regeln einzuhalten. Es basiert auf mehreren Grundelementen, die dazu dienen sollen, Verstöße gegen diese Richtlinien zu verhindern und zu sanktionieren.

Aufbau aus sieben Grundelementen

Eine gesetzliche Bestimmung, wie genau ein Compliance Management-System auszusehen hat, gibt es nicht. Das Unternehmen hat entsprechend Spielraum bei der Ausgestaltung. Es kann interne Verfahrensvorgaben und/oder externe Regeln aufstellen, das System umfassend einführen oder nur in Teilbereichen. Für den Aufbau des CMS empfiehlt das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland sieben Grundelemente:

  • Kultur
  • Ziele
  • Risiken
  • Programm
  • Organisation
  • Kommunikation und Information
  • Überwachung und Verbesserung
Die Vermeidung von Regelverstößen kann beispielsweise das Image und die Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens verbessern. (© 2017 Shutterstock / Konstantin Chagin)

Klares Bekenntnis der Geschäftsführung zum Compliance-Projekt nötig

Zentrales Element der Compliance-Kultur ist ein klares und bindendes Bekenntnis der Geschäftsführung zum System. Wenn die Unternehmensentscheider die Einführung nicht ernst nehmen und entsprechend kommunizieren, ist keine unternehmensweite Akzeptanz zu erwarten. Das Element „Ziele“ betrifft die Definition dessen, was genau inhaltlich und/oder strukturell vom Compliance Management-System erfasst werden soll. Es legt ebenso fest, auf welchen Regeln der Schwerpunkt liegt. Bei „Risiken“ geht es um die Untersuchung und Definition der Felder, die die angestrebten Ziele gefährden könnten. Beispiele dafür sind Straf-, Sozialversicherungs- oder Arbeitsrecht, Umweltschutz, Diskriminierungsverbote oder die allgemeine Betriebsführung.

Etablierung eines festen Compliance Management-Teams

Der nächste Schritt ist die Festlegung des CMS-Programms. Es umfasst alle Grundsätze und Maßnahmen, um die erkannten Risiken zu vermeiden und die Folgen von Verstößen zu begrenzen. Das beinhaltet auch die Definition eines grundlegenden Verhaltenskodex („Code of Conduct“) sowie der Verfahren und Aktionen, mit denen auf Verstöße reagiert wird. Wichtig bei alledem und der späteren Pflege des Systems ist ein festes Compliance-Team (das Grundelement „Organisation“). Es sollte mit ausreichenden Ressourcen sowie klaren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ausgestattet sein. Hier können auch externe Berater wie Rechtsanwälte oder Unternehmensberater eingebunden werden.

Wichtig ist ein festes Compliance-Team, das sich um die Weiterentwicklung des Systems kümmert. (© 2017 Shutterstock / Rawpixel.com)

CMS muss kontinuierlich weiterentwickelt werden

Ist die Vorbereitung des Compliance Management-Systems abgeschlossen, geht es um die Einführung in den Regelbetrieb. Das erfordert eine intensive Kommunikation und Information aller betroffenen Mitarbeiter. Schriftliche Dokumentationen, Handlungsanweisungen, Checklisten und ähnliches helfen dabei, das System zu erklären und die Bereitschaft zum Einhalten der Regeln aufzubauen. Sinnvoll können auch entsprechende Schulungsmaßnahmen sein. Wichtig ist das Verständnis, dass das CMS ein „lebendes“ System ist. Damit es dauerhaft funktioniert, ist das Compliance Management-System kontinuierlich zu überprüfen und allgemein weiterzuentwickeln.