Compliance Richtlinien: Was bringt das Regelwerk?

Compliance bedeutet übersetzt Regeltreue oder Regelkonformität. Bei Compliance Richtlinien handelt es sich um ein Regelwerk, in dem festgeschrieben ist, wie sich die Mitarbeiter Ihres Unternehmens intern gegenüber einander und extern gegenüber Kunden und Geschäftspartnern verhalten sollen. Dieser Verhaltenskodex wird auch als Code of Conduct bezeichnet.

Die potenziellen Inhalte des Codes of Conduct können in zwei Bereiche unterteilt werden:

1. Gesetzliche Regeln, zu deren Einhaltung Sie Ihre Mitarbeiter explizit auffordern.
2. Ethische Standards, die Sie als Unternehmer selbst aufstellen.

Nun wird manch einer sagen: „Dass meine Mitarbeiter sich an geltendes Recht halten, ist doch selbstverständlich!“. Und doch gibt es sie, die Gesetzesverstöße im Unternehmensumfeld: Die Delikte reichen von der privaten Nutzung von Firmeneigentum über Korruption bis hin zu schwarzen Kassen.

Verstößt ein Mitarbeiter gegen geltendes Recht, kann die Geschäftsführung strafbar gemacht werden: Verletzung der Ordnungs- und Aufsichtspflicht, so der gängige Vorwurf. Indem Sie kriminelles Verhalten im Code of Conduct explizit untersagen und auf die Einhaltung des Verhaltenskodex pochen, stehen Ihre Chancen, sich straffrei aus einer Affäre ziehen zu können, besser, erklärt die Kanzlei Schalast & Partner.

Sinnvolle Ziele Ihrer Compliance Richtlinien in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen können beispielsweise sein…

  • die Einhaltung des Antidiskriminierungsgesetzes,
  • die Einhaltung des Gleichstellungsgesetzes,
  • die Verhinderung von Korruption,
  • die Beachtung des Steuerrechts oder
  • die Beachtung der Richtlinien des fairen Wettbewerbs.

Code of Conduct: Auch sinnvoll für KMU

Haben in der Vergangenheit vor allem Konzerne in Compliance Richtlinien investiert, wächst nun auch das Interesse von KMU am firmeneigenen Regelwerk. Ein Vorreiter auf diesem Gebiet ist die Wissenschaftliche Gerätebau Dr. Ing. Herbert Knauer GmbH, die 2011 in Kooperation mit dem TÜV Rheinland einen maßgeschneiderten Code of Conduct aufgestellt hat, wie die IHK Berlin berichtet. Geschäftsführer Dr. Alexander Bünz zeigte sich damals froh über das Regelwerk. Er hob vor allem den Imagegewinn für sein Unternehmen hervor:

„Wir haben jetzt einen offiziellen Leitfaden, der allen deutlich macht, dass wir ein vorbildliches und verantwortungsbewusstes Unternehmen sind.“

Compliance Richtlinien gestalten: Grundlagen

Ein Patentrezept für die Erstellung von Compliance Richtlinien gibt es nicht. Bei der Erstellung sollten Sie sich auf die Besonderheiten Ihres Geschäftsfeldes konzentrieren: Haben Sie einen Handwerksbetrieb, kann die Verlockung, firmeneigenes Werkzeug für private Zwecke zu nutzen, groß sein. Bei B2B-Unternehmen wiederum laufen die Mitarbeiter Gefahr, dass kleine Gefälligkeiten zwischen Geschäftspartnern in den Tatbestand der Korruption abgleiten.
Wenn Sie Compliance Richtlinien aufstellen lassen wollen, ist es wichtig, dass der Autor…

  • sich bestens in Ihrem KMU auskennt und
  • über die Arbeitsabläufe und Anforderungen Ihres Unternehmens Bescheid weiß.

Grundsätzlich kann der Code of Conduct in Form einer einseitigen Weisung des Arbeitgebers, einer Vereinbarung mit dem Mitarbeiter oder einer Betriebsvereinbarung formuliert werden, so die Fachanwältin für Arbeitsrecht Inken Hansen auf STB Web, dem Portal für Steuerberater. Damit bei Verstoß gegen die Richtlinien Sanktionen möglich sind, müsse der Verhaltenskodex sich jedoch im Rahmen des Arbeitsrechts bewegen, erklärt die Rechtsanwältin.

Inhalte und Form des Verhaltenskodex: Tipps

Die Inhalte des Codes of Conduct von anderen im Detail zu übernehmen, ist in den seltensten Fällen sinnvoll. Dennoch gibt es einige Basics, die in jedem Verhaltenskodex enthalten sein sollten. Dazu gehören…

  • der faire und respektvolle Umgang innerhalb des Unternehmens, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern,
  • die Wichtigkeit von Datenschutz und -sicherheit,
  • die möglichst hohe Transparenz aller Geschäftsbeziehungen und der Buchhaltung,
  • das Verbot von Preis- und anderen Absprachen mit Wettbewerbern,
  • das Verbot von aktiver und passiver Bestechung,
  • das Verbot der Diskriminierung anderer Ethnien sowie
  • das Verbot der privaten Nutzung von Firmeneigentum.

Beachten Sie außerdem, dass Sie Ihre Compliance Richtlinien für gewöhnliche Menschen schreiben: Sie sollen gelesen und verstanden werden und als Orientierung für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten Ihres KMU dienen. Komplizierte Formulierungen, Bandwurmsätze und unverständliches Fachchinesisch sind da eher kontraproduktiv.

Compliance Richtlinien umsetzen: Verstößen nachgehen

Haben Sie Ihren Code of Conduct zu Papier gebracht, geht es an die Umsetzung. Wichtigster Grundsatz ist dabei: Sie und die gesamte Führungsetage Ihres KMU gehen mit gutem Beispiel voran. Geben Sie den „Tone at the Top“ vor und leben Sie Ihre Compliance Richtlinien. So erwarten Sie es ja auch von Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern.

Darüber hinaus sollten Sie die Einhaltung des Codes of Conduct auch in der täglichen Praxis bei Ihren Mitarbeitern überprüfen. Kommen Verstöße ans Licht, lassen Sie Sanktionen folgen. Das trifft auch und gerade dann zu, wenn wichtige Mitarbeiter in Schlüsselpositionen betroffen sind. Oder wollen Sie den Eindruck entstehen lassen, dass Sie auf Worte keine Taten folgen lassen?

Vergehen gegen die Compliance Richtlinien und entsprechende Sanktionen sollten Sie zudem offen kommunizieren. Die Ansprache per E-Mail oder in der nächsten Betriebsversammlung sollte ausreichen, um mögliche Nachahmer abzuschrecken.

Weiterführende Links:

  • Weitere Informationen zum Compliance erhalten Sie von der IHK Stuttgart.
  • Ausführlich mit dem Compliance Management auseinandergesetzt hat sich das Magazin Unternehmer.