Mit Debriefing Wissen sichern

Nichts hält für die Ewigkeit und auch der beste Mitarbeiter wechselt schon mal den Job oder geht ganz einfach in den Ruhestand. Oft verschwindet mit einer spezialisierten Fachkraft das entsprechende Know-how aus den Unternehmen: Besonders für Mittelständler ist das schmerzhaft – denn immerhin ist Wissen eine ihrer integralen Ressourcen.

Mit dem Debriefing …

  • verhindern Sie diesen Verlust von Erfahrungswissen in Ihrem Unternehmen,
  • sichern Sie Qualität und
  • verbessern Ihre Prozesse.

Wie das funktioniert? Debriefing ist nichts anderes als ein Abschluss- beziehungsweise Übergabegespräch, bei dem …

  • relevante Erfahrungen und Wissen des Mitarbeiters ausgelotet und
  • dokumentiert werden.

Der Debriefing-Prozess ist allerdings erst abgeschlossen, sobald das gesammelte Wissen anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht wird. Das klingt denkbar einfach, Sie sollten bei der Strategie zur Gewinnung von Erfahrungswissen allerdings unbedingt auf die Feinjustierung achten ...

Der richtige Moment ist ausschlaggebend

Das heißt: Sie müssen zunächst den passenden Zeitpunkt für die Extraktion von Erfahrungswissen kennen. Fällt die Manöverkritik auf den letzten Arbeitstag des Experten, ist es bereits zu spät. Sobald Sie vom Weggang Ihres Mitarbeiters erfahren, starten Sie die Planung eines Debriefing-Gesprächs.

Darüber hinaus darf der Abbau des Erfahrungswissens nicht zwischen Tür und Angel erfolgen …

  • Ein systematisches Debriefing erfordert Zeit.
  • Je nach Aufgabenfeld des erfahrenen Experten dauert die Schlussbesprechung einen halben Tag, einen ganzen Tag oder sogar noch länger.

Wenn Sie beim Debriefing wirklich glänzen wollen, sollten Sie übrigens den Mitarbeiter zum Expertengespräche einladen, der die Stelle des scheidenden Kollegen in Zukunft übernehmen wird. Oft bleibt dieser Schritt aber eine Idealfall, da nicht immer alle Fäden sauber zusammenlaufen.

Erfahrungswissen zutage fördern

Zur Vorbereitung des Gesprächs gehört nicht nur  frühzeitiges Planen und Festlegen des zeitlichen Rahmens. Vergessen Sie nicht, einige wichtige Daten vor dem Gespräch zu sammeln. Was Sie in etwa benötigen:

  • Dokumente über alle abgeschlossenen Projekte.
  • Interne und externe Kommunikation über das Projekt.
  • Protokolle von Meetings, Telefonkonferenzen, Besprechungen und so weiter.

Erfahrungswissen kann äußerst speziell ausfallen, daher weiß vermutlich niemand besser als Sie selbst, welche Daten und Papiere zu einem Debriefing auf den Besprechungstisch kommen sollten. Nehmen Sie sich also etwas Zeit für eine interne Analyse.

Zur Sammlung des Erfahrungswissens stellen Sie am besten ein bestimmtes Set von Fragen. Zum Beispiel ...

  • Welche Abläufe im Alltag sind die wichtigsten?
  • Wo sieht der Experte bereits Verbesserungsmöglichkeiten?
  • Welche Daten, Dokumente, Arbeitsmaterialien sind integraler Bestandteil der Arbeit?
  • Gibt es eindeutige, präzise und verständliche Anleitungen für die Handhabung einzelner Teilaufgaben?
  • Mit welchen Personen ist der Experte innerhalb und außerhalb der Firma projektspezifisch vernetzt?

Aber: Alleine mit Fragen Ihrerseits wird das Debriefing nicht alle notwendigen Fakten zutage fördern. Sie sollten dem Experten immer die Möglichkeit lassen, frei und selbstbestimmt über seine Aufgaben zu sprechen. Unter Umständen zeichnen Sie das Gespräch einfach auf, in jedem Fall sollten Sie sich Notizen machen.

Nachvollziehbare Dokumentation von Debriefing

Nun haben Sie es fast geschafft: Das Experten-Debriefing lief wie am Schnürchen und Sie haben eine Menge Erfahrungswissen sammeln können …

Was sollten Sie damit tun? Auf keinen Fall darf der Papier- oder Datenberg in der untersten Schublade versauern. Sie müssen das Wissen …

  • dem Nachfolger zugänglich machen und
  • am besten allen anderen Mitarbeitern.

Klassischerweise ist das Medium der Wahl in diesem Fall ein Handbuch. Das macht allerdings eine Menge Arbeit – vor allem, sollte es noch eine Print-Version geben. Viel effektiver und effizienter ist es, das Wissen in einem firmeninternen Wiki abzuspeichern.

  • Das sorgt für einen einfachen Zugang und
  • das Wissen wird anschlussfähig, das heißt, es kann ergänzt, verbessert und erweitert werden.

Wie Sie das Debriefing als Bestandteil Ihrer Projektarbeit nutzen, erklären wir Ihnen im Ratgeber Projekterfahrung bewahren mit Debriefing: Workshop-Ablauf.

Weiterführende Links: