Die Vorteile der digitalen Personalakte

Die Vorzüge der digitalen Personalakte liegen auf der Hand: Früher mussten Dokumente manuell einsortiert und in dicken Aktenordnern abgelegt werden. Wer ein bestimmtes Schriftstück gesucht hat, musste erst von Abteilung zu Abteilung rennen und am Ende noch unübersichtliche Papierberge bewältigen. Das muss nicht mehr sein. Was vorher in dicken Ordnern abgeheftet war, wird heute in der elektronischen Personalakte durch das Eingeben oder Einscannen von Daten in Speicherbänke digital verfügbar.

Was den Inhalt betrifft, unterscheidet sich die digitale Personalakte zwar im Grunde nicht besonders von der Papierakte. Was die Form angeht, trumpf sie jedoch mit...

  • dem einfachen Anlegen und Bearbeiten von Aktendeckeln,
  • übersichtlichen Ordnerstrukturen,
  • und Informationen, die schnell und effektiv ausgewertet werden können, auf.

Insgesamt beschleunigt die elektronische Ablage die Administration erheblich und kann damit zur Steigerung der Effizienz beitragen. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Personalakte den ortsunabhängigen Zugriff auf Personaldokumente. Je nach Software, auch über eine App vom Smartphone oder Tablet aus. Tipps dazu und mehr finden Sie im mDM-Ratgeber "Elektronische Personalakte: 4 Tipps für ein papierloses Büro".

Die Digitale Personalakte: Inhalt

Noch einmal zum besseren Verständnis: In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen eines bestimmten Arbeitnehmers zusammen. Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seine dienstliche Laufbahn zu informieren und dabei den Datenschutz zu gewährleisten.

Sie als Arbeitgeber sind relativ frei darin zu entscheiden, was Sie in die Personalakte mit aufnehmen. Grundsätzlich muss es jedoch mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Notizen zu Krankheitsgründen oder Informationen zur Privatsphäre haben hier daher nichts zu suchen. Vergessen Sie auch nicht, dass der Arbeitnehmer jederzeit Einsicht in seine Akte nehmen darf.

In eine Personalakte gehören unter anderem:

  • Die Bewerbungsunterlagen
  • Personalfragebögen, Einstellungsbeurteilungen, Ergebnisse von Eignungstests
  • Der Arbeitsvertrag
  • Lohn- und Gehaltsänderungen
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Abmahnungen

Nicht in die Personalakte gehören unter anderem:

  • Notizen und Bewertungen über die Leistung des Arbeitnehmers
  • Eine Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen

Der Datenschutz wird bei der digitalen Personalakte groß geschrieben

Inhaltlich verändert sich durch die Digitalisierung von Personalakten also nur wenig, formell hingegen viel. Früher wurden sensible Personaldaten durch verschlossene Umschläge und Aktenschränke vor unbefugtem Zugriff geschützt. In Zeiten der Digitalisierung müssen Sie den Datenschutz nun durch angemessene Verschlüsselung gewährleisten.

Das ist auch vom Gesetzt vorgeschrieben: Wenn Sie sensible, personenbezogene Daten durch automatische Verfahren verarbeiten wollen, ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten.

  • Besonders dann, wenn Sie außerhalb des abgeschotteten Netzes der Personalverwaltung Verwendung finden, müssen Sie die Akten im Rahmen des elektronischen Transports sicher verschlüsseln.
  • Je sensibler der Inhalt der digitalen Personalakte ist, desto differenzierter sollten Sie auch die Zugriffsrechte vergeben, um den Datenschutz zu gewährleisten.
  • Personalmitarbeitern sollten den Zugang zu den Akten erst nach entsprechender Sicherheitsbelehrung erhalten.

Um die rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz einzuhalten, müssen Sie vor dem Anlegen der digitalen Personalakte außerdem Folgendes berücksichtigen:

  • Die Datenverarbeitung und der Inhalt der digitalen Personalakte unterliegen dem sogenannten Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.
  • Das heißt, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten in der Regel nur mit der Einwilligung des jeweiligen Arbeitnehmers möglich ist.
  • Als Arbeitgeber müssen Sie den Arbeitnehmer vor der Einwilligung auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung sowie auf die Folgen einer Ablehnung hinweisen.
  • Die Einwilligung vom Arbeitnehmer muss schriftlich erteilt werden. Sie kann auch im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen, muss dann aber im Vertragstext besonders hervorgehoben werden.

Rechte des Arbeitnehmers

Arbeitnehmer können, ohne dafür besondere Gründe anzugeben, jederzeit Einsicht in die digitale Personalakte verlangen. Dies umfasst auch die Möglichkeit sich dabei Notizen zu machen, oder sich ein Betriebsratsmitglied zur Unterstützung heranzuziehen. Den Wunsch nach einer Kopie der Akte können Sie hingegen ablehnen.

Laut BDSG müssen Sie fehlerhafte Daten korrigieren oder gegebenenfalls löschen:

  • Wenn Sie Eintragungen in die Akte vorgenommen haben, hat der Arbeitnehmer das Recht zu einer Gegendarstellung.
  • Wenn beispielsweise eine grundlose Abmahnung oder eine fehlerhafte Beurteilung erfolgt ist, hat der Arbeitnehmer das Recht auf Entfernung der betroffenen Eintragung.

Wichtig ist, dass Sie die Daten schon ab dem Zeitpunkt sperren müssen, ab dem der Arbeitnehmer deren Richtigkeit anzweifelt.

Das Ende der Papierakte?

Auch wenn die digitale Personalakte nun nicht mehr auf der Hand liegt – ihre Vorteile tun es. Sie ist leichter händel- und anpassbar, als die herkömmliche Papierakte und kann von überall abgerufen werden. Auch der Datenschutz ist besser zu gewährleisten, da die Sichtbarkeit durch Verschlüsselung relativ leicht eingeschränkt werden kann. Den Datenschutz bei Papierakten korrekt einzuhalten, gestaltet sich hingegen oft komplizierter,

Kurz gesagt: die digitale Personalakte spart Zeit und Geld. Doch so ganz wird sie die Papierakte nie ersetzen können. Denn spätestens im Falle eines Gerichtsprozesses zählen elektronische Daten nicht mehr und die Originale sind gefragt. Vor diesem Hintergrund ist es deshalb ratsam, besonders wichtige Dokumente auch in der Original- beziehungsweise Papierform aufzubewahren.

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