E-Recruiting-Software: Ein direkter Draht zum Bewerber

Human Resources Manager Bastian Müller hatte genaue Vorstellungen davon, was seine E-Recruiting-Software bieten sollte. Als Personalverantwortlicher bei ReBuy, einem Online-Shop für den An- und Verkauf von gebrauchten Elektronikartikeln, schaute er sich nach einer Cloud-Lösung für das rund 460 Mitarbeiter zählende Startup um. „Die Lösung muss sich an unsere Abläufe bei der Personalsuche anpassen lassen; das heißt, der Kandidat und wo er sich im Prozess befindet müssen im Mittelpunkt stehen“, erklärt er. Er und seine drei Kollegen in der Recruiting-Abteilung sollten immer einen Überblick über den Verlauf einer Bewerbung haben und direkt aus dem System Kontakt zu den Kandidaten aufnehmen können, ohne extra in Outlook wechseln zu müssen.

Wichtig waren Müller außerdem Schnittstellen zu externen Jobbörsen und Social-Media-Kanälen, da er Kandidaten direkt ansprechen wollte, die noch gar nicht auf der Suche sind. Diese Favoriten sollte die Software mit entsprechenden Vermerken speichern. Klar auch, dass jeder Mitarbeiter offene Jobs mit einem Klick in seinem eigenen Netzwerk posten können sollte – bei Erfolg wird er mit einem Bonus belohnt. In der Cloud-Lösung von SmartRecruiters wurde Müller fündig, Anfang April geht sie live.

E-Recruiting-Software im Einsatz Damit die Einführung einer E-Recruiting-Software auch den gewünschten Erfolg bringt, sollten Mitarbeiter, die mit ihr arbeiten, von Anfang an in den Entwicklungs- und/oder Auswahlprozess einbezogen werden. (© 2017 Deutsche Telekom)

Vielen Startups fehlen die Bewerber

In vielen Bereichen ist der Arbeitsmarkt wie leer gefegt, es fehlen Fachkräfte und hochqualifiziertes Personal. Bitter ist das vor allem für Startups, die oft noch unbekannt sind, sehr schnell wachsen und in kurzer Zeit besonders viele qualifizierte und motivierte Mitarbeiter benötigen. Rund zwei Drittel der rund 150 Startups, die der Berliner Digitalverband Bitkom in einer aktuellen Studie befragte, haben derzeit freie Stellen und sind aktiv auf Mitarbeitersuche. „Neben Mund-zu-Mund-Propaganda und der eigenen Webseite nutzen drei Viertel von ihnen die gängigen Business-Netzwerke und Social-Media-Kanäle für ihre Suche“, erklärt Bitkom-Geschäftsleiter Niklas Veltkamp. Etwa die Hälfte setzt zusätzlich auf Online-Stellenbörsen.

E-Recruiting nennt sich das Rekrutieren von Jobaspiranten über Online-Kanäle im Fachjargon. Es beeinhaltet vor allem spezielle Softwarelösungen, die den gesamten digitalen Prozess unterstützen (siehe Kasten). Angefangen bei der Veröffentlichung der freien Stelle auf Firmenwebseite, Job- und Businessportalen sowie in sozialen Medien über die Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen und der Organisation von Vorstellungsgesprächen bis hin zu fristgerechten Zu- und Absagen an Bewerber.

E-Recruiting in Kürze

E-Recruiting (Electronic Recruiting) bezeichnet die Personalbeschaffung über Online-Kanäle und Plattformen im Internet. Es beinhaltet auch den Bewerbungsprozess sowie die Bewerberkommunikation und -verwaltung. Beim E-Recruiting werden alle Bereiche der Personalbeschaffung digitalisiert. Dadurch entsteht ein in sich geschlossener webbasierter Kreislauf, der als Gesamtprozess alle Bereiche der Personalbeschaffung einschließt. E-Recruiting-Software unterstützt Unternehmen bei diesen Prozessen und ist meist modular aufgebaut, das heißt, sie lässt sich bei Bedarf um weitere Module wie etwa die digitale Personalakte oder das Talentmanagement erweitern.

„E-Recruiting-Software ermöglicht das direkte Auslesen und die Verarbeitung von PDF-Bewerbermappen oder E-Mail-Bewerbungen ohne Medienbrüche.“

Das meint Andreas Eckhardt, Professor für Personalmanagement an der German Graduate School of Management and Law gGmbH (GGS) in Heilbronn und Co-Autor der Studie „Recruiting Trends im Mittelstand“. Sie bietet passende Schnittstellen zu anderen im Unternehmen eingesetzten Systemen wie etwa der Zeiterfassung oder zu den Business-Netzwerken Xing und LinkedIn. Auch die eigene Kontaktaufnahme zu möglichen neuen Mitarbeitern erfolgt über die Software. Kurz: Sie unterstützt Personalprofis bei vielen komplexen Aufgaben.

E-Recruiting-Software: Mitarbeiter unbedingt miteinbeziehen

Doch wie finden Unternehmen die passende Lösung? „Vor der Einführung einer E-Recruting-Software sollten die Personalverantwortlichen unbedingt eine Übersicht über die eigenen Prozesse erstellen“, rät Eckhardt. „Sie müssen dokumentieren, wie ihre Prozesse aussehen, was sie erreichen wollen und welche Schnittstellen sie zu vorhandenen Systemen brauchen.“ Eckhardt rät außerdem dazu, Mitarbeiter, die mit der E-Recruiting-Software arbeiten sollen, von Anfang an in den Entwicklungs- und/oder Auswahlprozess einzubeziehen. „Nur so kann die Softwareeinführung auch den gewünschten Erfolg bringen“, sagt er.

Es muss auch nicht immer gleich die ganz große Lösung sein. „Viele Unternehmen fangen bei der Software im Personalbereich mit einem Teilbereich an“, weiß Michael Gottwald, Geschäftsführer des Hamburger Beratungs- und Marktforschungsunternehmens SoftSelect. „Sie achten aber darauf, dass sie ihr gewähltes System modular ausbauen können.“ Denn nach der Rekrutierungsphase und im Anschluss an den Einstellungsprozess müssen Unternehmen die neuen Mitarbeiter rasch einbinden – im Fachjargon „Onboarding“ genannt.

Der Trend bei der E-Recruiting-Software geht inzwischen zu Cloud-Lösungen. Der Vorteil: Unternehmen haben keinen Installationsaufwand und der Anbieter kümmert sich um die regelmäßigen Updates. Außerdem sind die Programme modular aufgebaut und lassen sich nach Bedarf um weitere Module – wie etwa Talentmanagement, Nachfolgeplanung oder digitale Personalakte – gewissermassen auf Knopfdruck erweitern.

E-Recruiting: Auf der Suche nach dem passenden Bewerber. Auf der Suche nach dem passenden Bewerber: Besonders Startups suchen händeringend nach Mitarbeitern. Eine E-Recruiting-Software kann im günstigsten Falle dabei helfen. (© 2017 Deutsche Telekom)

E-Recruiting-Software aus der Cloud

Die meisten Angebote lassen sich zwischen zwei und vier Wochen lang kostenlos testen.

  • Jacando Match: Bietet die Möglichkeit, geeignete Bewerber per Knopfdruck zum Bewerbungsgespräch einzuladen, unpassenden direkt abzusagen und Lebensläufe an die entsprechende Abteilung weiterzuleiten. www.jacando.com
  • Persis „on Demand“: Das Basis-Paket der E-Recruiting-Software richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die eine professionelle Datenbank für die Bewerbererfassung suchen. Die enthaltene Jobbörse für Bewerber kann in die eigene Unternehmens-Homepage integriert werden. www.persis-online.de
  • Sage HR Suite: Das modular zusammenstellbare System ermöglicht die Integration des Online-Karriereportals direkt in das Bewerbermanagement und die Publikation von Stellenausschreibungen aus dem Programm heraus. www.sage.de
  • Softgarden: Bewerber nutzen ein einheitliches, intuitives Online-Formular. Die CV Parsing-Technologie bringt unstrukturierte Lebensläufe in eine schnell miteinander vergleichbare Form und bietet Mail-Templates für Einladungen, Terminvereinbarungen und Absagen. www.softgarden.de
  • SmartRecruiters: Die Suite zur Talentakquise orientiert sich an einem Feed, wie man ihn aus sozialen Netzwerken kennt, und ermöglicht es Hiring Managern, schnell und problemlos zu kommunizieren, Bewertungen zu kommentieren, Kollegen in Tags zu erwähnen und vieles mehr. Mit E-Mail-Erinnerungen und Benachrichtigungen zu anstehenden Vorstellungsgesprächen bleiben alle auf dem Laufenden. www.smartrecruiters.com
  • Workday Human Capital Management: Größere Mittelständler erhalten HR, Personalplanung, Recruiting und Talentmanagement in einer Lösung, von der strategischen Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter. www.workday.de

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