Klassisches Archiv: Ein Auslaufmodell

Angebote, E-Mails, Vertragsunterlagen, Rechnungen, Belege und mehr – in der modernen Geschäftswelt werden Tag für Tag unzählige Dokumente produziert und ausgetauscht. In der Vergangenheit wurden dafür vor allem Papier, Briefumschläge, Briefmarken und der Briefträger bemüht. Im digitalen Zeitalter dagegen bauen immer mehr Unternehmen auf elektronische Dokumente, die per E-Mail und Co. verschickt werden.

Wichtigstes Hilfsmittel, um in dieser Dokumentenflut nicht unterzugehen: ein gut sortiertes Archiv, in dem Sie alle relevanten Dokumente verwalten und dank dem Sie auch morgen den Geschäftsabschluss von gestern nachvollziehen können.

Die bisher dafür eingesetzten, klassischen Archive, die mit dicken Aktenordnern und hohen Papierstapeln Schrank für Schrank und Raum für Raum füllten, erweisen sich dabei mittlerweile als echte Auslaufmodelle. Denn neben ihrem oftmals hohen Platzaufwand haben klassische Archive an sich, dass ...

  • einzelne Dokumente für gewöhnlich nur mit einem hohen Aufwand an Zeit und Arbeit gefunden werden,
  • elektronische Dokumente in aller Regel gar nicht abgelegt werden können und
  • die Alternativlösung, elektronische Dokumente auszudrucken, zu lochen und wegzuheften, nicht mit den Vorschriften des Gesetzgebers vereinbar ist.

Digitales Archiv: Clever Dokumente verwalten

Wo das klassische Archiv an seine Grenzen stößt, punktet dagegen ein digitales Archiv. Setzen Sie zum Verwalten Ihrer Dokumente Computerprogramme ein, sparen Sie Kosten, Zeit und Platz. Ein digitales Archiv zeichnet sich nämlich dadurch aus, dass ...

  • von jedem Ort darauf zugegriffen werden kann,
  • Daten durch die Speicherung in der Cloud vor Feuer, Wasser, höherer Gewalt geschützt und auf deutschen Servern sicherer als in einem Aktenschrank sind,
  • alle Dokumente zu einem Projekt oder Kunden – wie E-Mails, Fotos, Adressdaten oder auch eingescannte, vormals analoge Dokumente – in einer zentralen, elektronischen Akte zusammengefasst werden und
  • neue Mitarbeiter einfach in den Umgang mit dem digitalen Archiv eingearbeitet werden können.

Seine Vorteile spielt ein digitales Archiv gerade dann aus, wenn Sie mit seiner Hilfe nicht allein Dokumente verwalten möchten: Hat Ihr Unternehmen zum Beispiel mehrere Standorte oder Mitarbeiter, die im Außendienst bei Kundengesprächen auf Geschäftsdokumente zurückgreifen müssen, ist ein digitales Archiv ein sinnvolles Instrument.

Gleiches gilt im Kontext von Besprechungen und Präsentationen. Anstatt die Umwelt und Ihren Geldbeutel zu strapazieren und Dokumente diverse Male auszudrucken oder zu kopieren, erhalten Ihre Mitarbeiter Einblick über Ihr digitales Archiv.

Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung

Ihre Dokumente verwalten Sie in einem digitalen Archiv aber natürlich nicht für den reinen Selbstzweck. Stattdessen sind Sie schon von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente  aufzubewahren und jeder Zeit verfügbar machen zu können – spätestens wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht. Die Länge der Aufbewahrungspflicht ist dabei abhängig von der Art der jeweiligen Dokumente:

  • E-Mails, Rechnungen oder Belege, die für den Fiskus und Ihre Steuererklärung relevant sind, müssen je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre,
  • Patentunterlagen mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Patentschutzes,
  • Versicherungsverträge während ihrer Laufzeit und außerdem zwei bis fünf Jahre danach – bis der Versicherte keine Ansprüche aus dem Vertrag mehr geltend machen kann – und
  • Patientenunterlagen im Gesundheitswesen, die Röntgen-, Strahlenbehandlungen oder auch Bluttransfusionen betreffen, 30 Jahre lange aufbewahrt werden.

Dabei gelten im Hinblick auf die Art und Weise, wie Sie Dokumente verwalten natürlich Vorschriften. Festgehalten sind diese in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die wichtigsten Grundsätze lauten:

  • Dokumente müssen vollständig und frühestmöglich archiviert werden,
  • nur berechtigte Personen dürfen Dokumente einsehen,
  • Dokumente müssen im Original vorrätig und schnell reproduzierbar sein,
  • vor der Löschung von Dokumenten ist ihre jeweilige Aufbewahrungsfrist zu wahren,
  • die Systeme müssen für Sachverständige prüfbar sein und
  • Veränderungen im Archiv müssen protokolliert werden und im Rahmen der Grundsätze stattfinden.

Dokumente verwalten mit Enterprise-Content-Management-Programme (ECM)

Ihre Dokumente verwalten Sie nach diesen Vorgaben am besten mittels sogenannter Enterprise-Content-Management-Programme (ECM), mit denen Sie Ihr digitales Archiv aufbauen. Diese Software-Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie ...

  • verschiedene Dokumenttypen wie Excel-Listen, Videos oder Präsentationen verarbeiten können,
  • Informationen und Dokumente nach festgelegten Regeln an verschiedene Abteilungen verteilen,
  • Änderungen an Dokumenten dokumentieren, in neuen Versionen speichern, dadurch das Original erhalten und
  • eine revisionssichere Archivierung ermöglichen.

Dabei ist der Aufwand von Zeit und Kosten, den die Umstellung auf ein digitales Archiv erfordert, überschaubar: Zwischen drei und zwölf Monaten sind zu veranschlagen. Die Einführung samt Organisation, Hardware und Software kostet etwa 500 Euro pro Arbeitsplatz, wie das Handelsblatt vorrechnet. Eine Investition, die sich auf lange Sicht gesehen allerdings rechnet ...

 

 

Den Durchblick behalten im Dokumentenwust: Wie Office-Nutzer Dokumente mit einem Pinboard schneller finden, erklärt Birte Karalus in diesem Video:

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