Warum sollten Sie auf E-Invoicing umsteigen?

Falls Sie die Antwort nicht schon kennen, dann werden Sie sie wohl erahnen: Weil es Zeit und damit Geld spart. Schließlich fällt der traditionelle Postweg weg. Und damit auch Formulare, Umschläge und Porto. Nach Berechnungen der Europäischen Kommission sind E-Rechnungen um 72 Prozent günstiger, wie die "Computerwoche" berichtet. Aber das ist nur ein offensichtlicher von mehren Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung. Bei ihr greifen im Hintergrund verschiedene Prozesse ineinander. Gut integriert, läuft E-Invoicing voll elektronisch ab.

Das animiert immer mehr Unternehmen, sich mit dem Thema E-Rechnungen zu beschäftigen. Wie der Bericht "„E-Invoicing/E-Billing – Entering a new era" der Marktforscher von Billentis ausweist, wurden 2015 von geschätzten 500 Milliarden Rechnungen immerhin 42 Milliarden papierlos gestellt. Dieser Trend soll sich bis 2020 mit einer Steigerungsrate von 10 bis 20 Prozent pro Jahr fortsetzen. Bezahlt macht sich die Umstellung, so die Studie, binnen 6 bis 18 Monaten. Als Faustformel gilt das bei einer Rechnungsanzahl von etwa 200 Stück pro Monat.

Der Erfolg von vollständig implementierten E-Rechnungen hat seine Gründe:

  • Beim Absender entfallen Kosten für die postalische Zustellung.
  • Der Adressat spart sich die manuelle oder halbautomatische Erfassung (Scannen) der Rechnungen in Papierform.
  • Der Workflow wird schneller und transparenter.
  • Die Rechnung kann früher beglichen werden.
  • Die digitalen Rechnungsdaten lassen sich in andere Software-Systeme (zum Beispiel eProcurement und ERP) übertragen und weiterverarbeiten.
  • Die Fehlerquote sinkt.
  • Die Archivierung wird beschleunigt.
  • Es bleibt mehr Arbeitszeit für andere Aufgaben.

Darauf sollten Sie achten

Bevor Sie angesichts der Vorteile gleich zur Tat schreiten, gilt es noch einige grundlegende Aspekte zu  erwähnen, die beim E-Invoicing eine Rolle spielen.

  • Nach dem Steuervereinfachungsgesetz sind E-Rechnungen gleichberechtigt mit jenen in Papierform. In beiden Fällen müssen die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft gewährleistet sein. Grundlage dafür ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad. Kurz: eine einwandfreie Rechnungseingangsprüfung. Die Gleichberechtigung gilt ebenso auf europäischer Ebene hinsichtlich der Mehrwertsteuersystemrichtlinie. Hier gibt es allerdings je nach Mitgliedsstaat Unterschiede.
  • Auch für E-Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren.
  • Kein Rechnungsempfänger ist verpflichtet, auf seiner Seite E-Invoicing einzuführen und zu akzeptieren. Bevor Sie also digitale Rechnungen verschicken, sollten Sie dafür das Einverständnis des Kunden einholen.
  • Wie bei Papierrechnungen richten sich die erforderlichen Angaben in E-Rechnungen nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Absatz 4 zur Ausstellung von Rechnungen.

Übrigens: Das Bundesministerium des Inneren (BMI) hat am 1. Juli 2016 den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorgelegt. Das wird sich auf viele Unternehmen auswirken. Arbeiten sie in öffentlichem Auftrag, dann müssen sie künftig elektronische Rechnungen stellen. Und zwar nicht einfach als E-Mail, sondern in Form eines strukturierten Datensatzes. Bis 2018 will die EU dafür ein einheitliches Format entwickeln. Es lohnt sich also, das Thema E-Invoicing anzugehen.

Wie gelingt der Umstieg?

Die simpelste Form von E-Invoicing ist die Umwandlung von Papierrechnungen in PDF-Dokumente. Dazu gibt ein Mitarbeiter die erforderlichen Daten manuell oder mittels einer Schrifterkennungssoftware (Optical Charakter Recognition, OCR) in ein elektronisches Formular ein und verschickt es per E-Mail. Besonders effektiv ist das aber nicht, weil dafür viele einzelne Schritte notwendig sind. Von einer automatischen, elektronischen Weiterverarbeitung ganz zu schweigen.

Besser ist eine durchdachte Lösung mit System, die von vorne bis hinten digital arbeitet. Das ist eine große Aufgabe, denn cleveres E-Invoicing verlangt nach Schnittstellen zu anderen Lösungen. Erst im Verbund spielt diese Methode ihre Vorteile voll aus. Das heißt, hier geht es um mehr als um den reinen Zahlvorgang. Ebenso wichtig sind die Daten, die sich daraus ziehen und anderweitig nutzen lassen, etwa zur Einschätzung von Kundenzufriedenheit und -zahlungsmoral. Wer es damit ernst meint, der sollte Spezialisten mit der Implementierung beauftragen. Die kümmern sich auch um die Vernetzung mit den Systemen Ihrer Kunden und haben einen Blick auf geänderte rechtliche Richtlinien.

Weiterführende Links:

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