Wer schreinert die Holzhütte im Stadtpark, wer druckt die Schulbücher für unsere Kinder, wer baut die Umgehungsstraße um unser Dorf, wer liefert die Krankenwagen für die städtischen Kliniken? Allein die öffentliche Hand vergibt jährlich Aufträge im gigantischen Volumen von rund 300 Milliarden Euro.

Ausschreibungen bald nur noch ohne Papier

Bislang pitchen kleinere, mittlere und große Unternehmen oft noch traditionell mit dicken, grauen Aktenordnern, kiloschweren, getackerten Unterlagen und Preisangeboten um den Zuschlag bei lukrativen Aufträgen – doch damit ist schneller Schluss, als viele glauben. Wer jetzt noch nicht auf die e-Vergabe vorbereitet ist, den kann es schon bei der nächsten Ausschreibung kalt erwischen. Die Umstellung auf die papierlose, digitale Ausschreibung ist in vollem Gang. Die EU macht Druck und den Mitgliedsstaaten Beine: Spätestens am 18. April 2016 müssen in Deutschland öffentliche Auftraggeber ihre Vergabeprojekte elektronisch bekanntmachen und auch die Unterlagen digital zur Verfügung stellen.

Kein Wunder – liegen doch die (gesamtwirtschaftlichen) Vorteile auf der Hand: Transparenz, Revisions- und Prozess-Sicherheit, Zeit- und Kosten-Effizienz. Auch Bieter profitieren durch:

  • Vermeidung von Fehlern (Vollständigkeit und Formalien)
  • Kosten-Reduktion (Druck und Versand)
  • Zeitgewinn (Kurierfahrten oder Kopier-Arbeiten)
  • Sicherheit: Elektronische Bestätigung dokumentiert Eingang (Frist-Check)

Elektronische Vergabe bedeutet aber auch auch: Die Konkurrenz wird tendenziell größer. Denn zur Vergabe kann sich jeder im Internet auf verschiedenen Plattformen mit wenigen Klicks über aktuelle Ausschreibungen informieren. Auch wenn es noch nicht nur eine Plattform, sondern viele verschiedene auf unterschiedlichen Ebenen gibt. Beispiele:

  • regional (z. B.): Auftragsberatungszentren, auftragsboerse.de
  • national etwa: bund.de, evergabe-online.de
  • EU-weit: europa.eu, TED.europa.eu. Was ist z. B. TED?

TED ist eine Recherche-Rutschbahn zum – internationalen – Neugeschäft: die europäische Ausschreibungs-Datenbank (tenders electronic daily). Hier müssen alle Ausschreibungen veröffentlicht werden, deren Volumen über einem bestimmten Schwellenwert liegt. Jede Woche wird TED mit 1500 europaweiten Ausschreibungen gefüttert. Hier kann jeder Unternehmer Länder und Sektoren nach seinen Suchkriterien durchforsten. Egal ob ein Handwerksbetrieb mit wenigen Angestellten, ein mittelgroßes Unternehmen mit grenzüberschreitenden Wachstums-Ambitionen oder bereits international agierende Mittelständler.

Sprachbarrieren gibt es mit TED auch keine mehr: Jede Bekanntmachung erfolgt in 24 Sprachen! Wer will, kann sich sogar E-Mail-Alerts einrichten, die ihn informieren, wenn ein für ihn interessantes Projekt ausgeschrieben wird. Alle Services sind übrigens kostenlos.

Bei der e-Vergabe gibt es unterschiedliche Standards:

  • web-basierte Lösungen nutzen den bereits installierten Browser. Vorteil: Hier wird keine zusätzliche Software geladen. Nachteil: Dabei werden u. U. vertrauliche Firmendaten ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen übermittelt, da sie auf dem Anbieter-Rechner nicht verschlüsselt werden.
  • Fat-Client-Lösungen. Hier muss eine zusätzliche Software lokal herunter geladen werden. Sie verschlüsselt firmeneigene Daten noch inhouse beim Anbieter vor dem Absenden.

In beiden Fällen müssen die Angebote elektronisch signiert werden.

Mittelstand DIE MACHER wollte von Experten wissen, wie lange mittelständische Unternehmen eigentlich Zeit haben, sich auf die e-Vergabe einzustellen. Dr. Peter Braun, Partner der Rechtsanwaltskanzlei Orrick, Herrington & Sutcliffe in Frankfurt zur Frage: Wann sollte der Mittelstand auf die elektronische Vergabe spätestens vorbereitet sein?

Dr. Peter Braun: Die e-Vergabe ist jetzt, hier und heute schon digitale Realität! Alle öffentlichen Auftraggeber müssen digitalisieren und die Bieter zwangsläufig natürlich auch. Als Unternehmer muss ich damit rechnen, dass bereits die nächste Ausschreibung in der nächsten Woche nur noch online stattfindet und nur noch elektronische Angebote zugelassen werden. Einzige Ausnahme bislang sind Bauaufträge mit einem Auftragswert von weniger als 5,186 Mio. Euro. Es kann somit je nach Branche und ausschreibende Vergabestelle passieren, dass sofort umgestellt wird und damit Ordner oder Papier gar nicht mehr eingeschickt werden dürfen.

Die e-Vergabe kommt eher früher als später und mit voller Wucht! Die Umstellung im Kopf muss jetzt kommen. Das wird ganz anfassbar bei der E-Signatur. Es gibt ja in Deutschland noch keine Unternehmens-Signatur. Darauf müssen die Unternehmen ihre eigenen Unterschriftenregelungen anpassen. Allein an diesem wichtigen Detail spricht der enorme Handlungsdruck. Allen Unternehmen, die sich auf öffentliche Aufträge bewerben, kann man nur raten: ‚Get ready!’

Wie kann sich ein Unternehmen mit bei der e-Vergabe gegen Wettbewerber differenzieren? Mit Akkuratesse etwa bei den papiernen Unterlagen kann man nicht mehr punkten...

Zunächst wird die Ausschreibung für alle Beteiligten einfacher und kostengünstiger. Die Bieter können zwar nicht mehr durch eine hervorstechende Aufbereitung der Unterlagen punkten. Umso akribischer gilt es, in Zukunft im Angebot auf die konkret ausgeschriebenen Leistungsinhalte einzugehen, also an der inhaltlichen Qualität des Konzepts zu feilen.

Der Mittelstand hat bei der Auftragsvergabe gute Karten

DIHK-Expertin für e-Vergabe: Annette Karstedt-Meierrieks DIHK-Expertin für e-Vergabe: Annette Karstedt-Meierrieks (© 2015 A. Karstedt-Meierrieks)

Der Mittelstand hat bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen eine gute Ausgansposition. Denn: § 97 Abs. 3 des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) schreibt vor, Aufträge in Teillosen (also mengenmäßig aufgeteilt) und Fachlosen (also getrennt nach Fachgebiet) zu vergeben.

Annette Karstedt-Meierrieks, Leiterin des Referats Wirtschaftsverwaltungsrecht, Öffentliches Auftragswesen, Datenschutz vom DIHK in Berlin sagt, dass auch hier auf digitale Instrumente umgestellt wird:

Das deutsche Recht sieht vor, dass eine mittelstandsfreundliche Losvergabe erfolgen muss. Hierzu gibt es mittlerweile auch ein elektronisches Tool, das für einige Branchen die mittelstandsfreundliche Größe berechnen kann. Leider gibt es aber auch viele Vergaben, die nicht in Lose aufgeteilt werden. Hier nützt dann nur ein Nachprüfungsverfahren gegen die Vergabestelle.

Wie lange kann man noch traditionell einreichen? 

Die absolute Deadline ist am 18.10.2018. Aber es wäre fatal, wenn Unternehmen sich jetzt zurücklehnen würden, nach dem Motto: "Ist ja noch lange hin." Denn E-Vergabe gibt es ja schon auf allen föderalen Ebenen. Notwendig ist, sich jetzt zu kümmern und mit den Auftraggebern, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet, nach ihrem Zeitplan zu fragen, um rechtzeitig eingebunden zu werden. Die Frist gilt zwar nur für die großen, europaweit auszuschreibenden Aufträge, aber sicherlich werden die Vergabestellen auch im Unterschwellenbereich elektronische Vergaben durchführen.

Was sollten Mittelständler bei der e-Vergabe unbedingt beherzigen?

Frühzeitig Kontakt zu den Vergabestellen aufnehmen, mit denen ich Geschäfte machen will. Denn auch die Unternehmen müssen ihre internen Prozesse auf die E-Vergabe ein- und umstellen. Und: Wie bisher muss das Unternehmen den öffentlichen Auftraggeber mit einem ordentlichen Angebot und einem vernünftigen Preis überzeugen.

 

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