Eisenhower-Matrix kategorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Wer in seinem Job viele verschiedene Aufgaben zu bewältigen hat, benötigt ein strukturiertes Zeitmanagement. Welche Dinge sind am wichtigsten, welche am dringendsten und welche können delegiert oder sogar vernachlässigt werden? Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, einen Arbeitsplan zu entwickeln, indem sie Aufgaben priorisiert.

Die Methode ist einfach: Sie sortiert Pflichten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in einem vierteiligen Diagramm. Ihre Struktur hilft dem Nutzer, seine Tätigkeiten in das Kategorien-Quartett der Eisenhower-Matrix einzuteilen:

1. wichtig und dringend
2. wichtig, aber nicht dringend
3. nicht wichtig, aber dringend
4. nicht wichtig und nicht dringend

Erst mal Ballast loswerden

Zäumen wir das Pferd von hinten auf. Alle Arbeitsschritte, die ein gewünschtes Ergebnis kaum oder nicht beeinflussen sowie nur davon ablenken, fallen in die vierte Kategorie. Damit sind alle Aufgaben darin weder wichtig noch dringend. Sie werden nur oder erst dann bearbeitet, wenn nichts anderes zu tun ist. Bis dahin gehören sie in die Ablage oder sogar in den Papierkorb beziehungsweise in deren virtuelle Varianten. Das befreit die To-do-Liste von einer ganzen Menge Ballast.

Ursprung der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix hat ihren Namen vom früheren General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der dieses Verfahren selbst verwendet haben soll. Er wird mit dem Satz zitiert: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ (Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.)

Kandidaten für den dritten Bereich sind zwar dringend, aber nicht entscheidend für ein Projekt. Darunter fallen in erster Linie Routineaufgaben, die zwar gemacht werden müssen, aber wenig geistige Arbeit verlangen. Sie lassen sich gut an kompetente Untergebene delegieren. Wer übrigens glaubt, dass dringende Sachen automatisch wichtig sind, der irrt. Eher das Gegenteil ist der Fall. Gutes Zeitmanagement soll gerade verhindern, dass sich eilige, aber nur bedingt relevante Aufgaben in den Vordergrund schieben. Frei nach Eisenhower: Wirklich wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben oft nicht von entscheidender Bedeutung.

Der ehemalige US-Präsident Dwight David Eisenhower wurde auf einer Briefmarke verewigt.  Der ehemalige US-Präsident Dwight David Eisenhower wurde auf einer Briefmarke verewigt. (© 2017 Shutterstock / Olga Popova)

Wichtige Dinge sofort erledigen oder terminieren

Aufgaben aus dem zweiten Bereich, die zwar wichtig sind, aber nicht dringend, sollten nach dem Eisenhower-Prinzip umgehend zeitlich fixiert werden. Ein fester Termin im Kalender hilft, um dafür auf jeden Fall Ressourcen zu haben. Da diese Aufgaben für ein Ziel ausschlaggebend sind, sollten sie nicht abgegeben werden. Auch Dinge wie die persönliche Weiterbildung fallen in diesen Bereich.

Bleiben noch die Aufgaben der ersten Kategorie, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Sie sollten sofort erledigt und auf keinen Fall in andere Hände gelegt werden. Höchste Priorität hat das Projekt, das schnell erledigt werden muss und gleichzeitig einen hohen Wert für einen selbst oder das Unternehmen hat. Fallen so viele Aufgaben in den ersten Bereich, dass noch eine weitere Priorisierung nötig wäre, gilt es, scheinbar wichtige Aufgaben zu hinterfragen. Oft wirken diese nur aufgrund ihrer Dringlichkeit wichtig.

Problem: Wichtigkeit identifizieren

Am Ende entsteht mit der Eisenhower-Matrix eine Liste mit ...

  • sofort zu erledigenden Aufgaben,
  • zu planenden Aufgaben,
  • zu delegierenden Aufgaben und
  • zu vernachlässigenden Aufgaben.

Dank des Setzens von Prioritäten hilft sie, alle Aufgaben effizienter zu erledigen.

Zwei Probleme tauchen allerdings immer wieder auf: Während die Dringlichkeit einer Aufgabe durch den Abgabetermin meist problemlos zu identifizieren ist, lässt sich die Wichtigkeit im Gesamtzusammenhang nicht immer sofort erkennen. Zudem werden sich die Aufgaben in der Eisenhower-Matrix selten gleichmäßig verteilen. Das kann dann trotz der Priorisierung zu einem Aufgabenstau führen.