Grundlagen: Wie war das noch mal mit Aufbau und Datum?

Der Globalisierung sei Dank, verdienen viele deutsche Mittelständler ihr Geld mittlerweile im Ausland. Und die Verständigung mit Kunden und Partnern erfolgt meist auf Englisch. Wer Angebote, Anfragen oder Beschwerden verfasst, greift dabei auf den guten alten Geschäftsbrief zurück. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten ...

Ein englischer Geschäftsbrief braucht natürlich eine klare Struktur mit Briefkopf, Empfänger- und Absenderanschrift. Die gute Nachricht: Der Aufbau ist ähnlich wie im Deutschen. Ein übersichtliches Muster finden Sie auf dem Portal "Wirtschaftswissen".

Etwas kniffliger ist die richtige Schreibweise des Datums:

  • Im amerikanischen Englisch lautet die korrekte Form Monat/Tag/Jahr, zum Beispiel 01/06/2015.
  • Im britischen Englisch ist die Reihenfolge hingegen Tag/Monat/Jahr, also 06/01/2015.

Das verwirrt. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Monat auszuschreiben: 6th January 2015.

Geschäftskorrespondenz: Andere Länder, andere ...

... Anreden. Während sich Mrs nur für eine verheiratete Frau eignet, passt Miss bloß für die ledige Dame. Die sicherste Variante ist Ms – diese Form lässt sich unabhängig vom Familienstand verwenden. Ist der Empfänger ein Mann, reicht ein einfaches Dear Mr. Im britischen Englisch kommt nach der Anrede ein Komma, im amerikanischen Englisch folgt ein Punkt.

Vergessen Sie nicht die Betreffzeile. In der Regel setzten Sie diese, anders als im Deutschen, unter die Anrede. Schreiben Sie am besten das Wort Subject und setzten Sie dahinter einen Doppelpunkt. Nennen Sie anschließend das Thema Ihres Schreibens. Für ein Angebot reicht ein simples Offer, für eine Beschwerde eignet sich der Begriff Complaint.

Ermöglichen Sie Ihrem Empfänger einen sanften Einstieg in den Text. Dies gelingt am besten mit einem kleinen Dank. Oder Sie nehmen Bezug auf eine vorherige Nachricht. Zum Beispiel so:

  • With reference to your email of 20 December, I would like to ... (Mit Bezug auf Ihre E-Mail vom 20. Dezember ...)
  • Thank you for the fast reply (Danke für die schnelle Antwort)

Englischer Geschäftsbrief: Haupttext formulieren

Einen englischen Geschäftsbrief richtig zu schreiben, ist kein Hexenwerk. Formulieren Sie am besten einfache Hauptsätze, so vermeiden Sie Grammatikfehler. Achten Sie ebenso auf eine positive Grundstimmung. Hilfreiche Vorlagen sind zum Beispiel:

  • I am writing to confirm your order for ... (Ich schreibe Ihnen, um die Bestellung X zu bestätigen ...)
  • I would appreciate if you would ... (Sie kämen mir sehr entgegen, wenn ...)
  • I am writing to inform you that ...  (Ich schreibe Ihnen, um Sie über Folgendes zu informieren ...)
  • It would be very helpful if someone could ... (Es wäre sehr hilfreich wenn Sie / jemand ...)

Besonders im letzten Absatz sollten Sie Ihr Anliegen noch einmal verdeutlichen und gegebenenfalls zum Handeln auffordern.

Briefende: Der stilvolle Abschluss

Zum Schluss sollten Sie den Empfänger mit einem guten Gefühl entlassen. Die folgenden Sätze wirken freundlich und unterstreichen Ihre Kooperationsbereitschaft:

  • If you have any questions or concerns, don't hesitate to contact me (Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren)
  • Thank you for your kind cooperation (Vielen Dank für die freundliche Zusammenarbeit)
  • I look forward to hearing from you soon (Ich freu mich, bald von Ihnen zu hören)

Als Grußformeln eignen sich:

  • Best regards (klassisch)
  • Yours sincerely (wenn der Empfänger bekannt ist)
  • Best wishes (bei vertrauten Geschäftskontakten)

Weiterführende Links:

  • Englischer Geschäftsbrief: Praktische Tipps und Formulierungen hat auch die "Karriereakademie" gesammelt.
  • Fröhlich oder ernst? So treffen Sie in einer Geschäfts-E-Mail den richtigen Ton.