Was ERP-Software leisten kann und sollte

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und meint die Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen, also zum Beispiel Personal, Kapital und Betriebsmittel. In der ERP-Software als zentraler Datenbank kommen unterschiedliche Unternehmensbereiche zusammen, unter anderem das Personalwesen, die Materialwirtschaft, die Produktion, der Vertrieb und das Controlling. Durch das ERP-System behalten Sie den Überblick und können Prozesse effizient steuern. Allerdings muss Ihre Lösung zu Ihren Anforderungen passen, damit sie wirklich hilfreich ist. Hin und wieder wird es deshalb Zeit für eine neue ERP-Software. Wichtige Voraussetzung ist es deshalb, dass Sie die Augen offen halten und es rechtzeitig bemerken, wenn Sie sich nach einem neuen System umsehen sollten. Auswahl und Einführung brauchen nämlich eine gewisse Zeit.

Anzeichen für Handlungsbedarf

Je früher Sie erkennen, dass Ihre aktuelle ERP-Software zu wünschen übrig lässt, desto besser. Tauschen Sie sich auch mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen aus – möglicherweise gibt es dort Probleme mit dem ERP-System, die Ihnen nicht bekannt sind. Bei diesen generellen Anzeichen sollten Ihre Alarmglocken läuten:

  • Veraltete Technologie: Sie und Ihre Mitarbeiter haben sich schon öfter gewünscht, Ihre ERP-Software von unterwegs mobil zu nutzen, das ist aber nicht möglich? Darüber hinaus ist Ihre Lösung unflexibel oder es kommt sogar immer wieder zu Ausfällen? Ein klarer Hinweis darauf, dass die Technologie veraltet ist und nicht zu Ihren Anforderungen passt.
  • Sinkende Produktivität: Natürlich gibt es viele mögliche Ursachen für einen Rückgang der Produktivität, eine kann aber auch das falsche ERP-System sein. Das ist dann der Fall, wenn administrative Prozesse dadurch zu Zeitfressern werden und Projekte sich so in die Länge ziehen.
  • Unpassende Funktionen: Ihre ERP-Software ist überladen mit Funktionen, die Sie im Grunde nicht (mehr) brauchen, dafür fehlen Features, die Sie sich wünschen? Wenn Sie das Problem nicht durch Anpassungen lösen können, ist es wahrscheinlich Zeit für einen Wechsel.
  • Fehlende Prozesse: Die Warenwirtschaft wird wunderbar erfasst, dafür ist die Personalplanung gar nicht Teil Ihrer ERP-Lösung? So oder ähnlich geht es vielen Unternehmen, die sich mit einer veralteten ERP-Software herumschlagen müssen. Idealerweise sollten dort nämlich alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen.

Wenn Sie einige dieser Anzeichen in Ihrem Unternehmen bemerken, sollten Sie zunächst prüfen, ob sie sich relativ leicht beheben lassen. Nicht immer muss es eine komplett neue ERP-Software sein – vielleicht können Sie Ihre bestehende Lösung auch relativ leicht anpassen. Möglicherweise macht Ihr Anbieter Ihnen ein entsprechendes Angebot, wenn Sie ihm die neuen Anforderungen darlegen. Falls das nicht möglich ist, müssen Sie sich aber nach einer komplett neuen Software umsehen.

Auswahlkriterien für Ihr neues ERP-System

Es steht also fest: Sie brauchen eine neue ERP-Lösung. Doch welcher der vielen Anbieter ist der richtige? Mit diesen Kriterien können Sie in den Auswahlprozess gehen:

  • Funktionen: Dieses Kriterium sollte im Mittelpunkt stehen, schließlich sehen Sie sich nach einem neuen ERP-System um, weil das alte Ihren Anforderungen nicht mehr genügt. Sammeln Sie die gewünschten Features und technischen Anforderungen am besten, bevor Sie Angebote einholen. Auf diese Weise können Sie diese schneller auf ihre Eignung überprüfen.
  • Kosten: Die finanzielle Seite ist natürlich ebenfalls zu bedenken. Neben dem Anschaffungspreis sollten Sie auch die laufenden Kosten berücksichtigen.
  • Eignung für die Branche: Es gibt viele Anbieter und nicht alle passen optimal zu Ihrer Branche mit ihren speziellen Anforderungen. Sehen Sie sich also nach einem System um, das diese ohne aufwendige Anpassungen erfüllt.
  • Perspektive: Ihr neues ERP-System sollte natürlich zukunftsfähig sein. Achten Sie daher darauf, dass die Weiterentwicklung der Software vom Anbieter fest eingeplant ist und er sie auch an Ihre künftig entstehenden Bedürfnisse anpassen möchte.

Warten Sie nicht zu lange mit dem Wechsel auf eine neue ERP-Software. Der Auswahlprozess und die Einführung brauchen Zeit und die ist bekanntlich Geld – besonders wenn derweil mangelnde Produktivität den Gewinn schmälert.

Weiterführende Links:

  • Die richtige Projektmanagement-Software sorgt für eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags. Doch wie finden Sie den passenden Anbieter, der das geeignete System für Ihre Anforderungen bereitstellt? Im mDM-Ratgeber erfahren Sie mehr.
  • Ein Warenwirtschaftssystem hilft bei der Optimierung der Geschäftsprozesse, indem es diese übersichtlich abbildet. Doch welche Lösung ist die richtige für Sie? Wir helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung.