Tipp 1: Gute Vorbereitung leisten

Die Auslandsentsendung beginnt lange vor der tatsächlichen Abreise. Denn der zukünftige Expat sollte bestens vorbereitet sein – und das braucht seine Zeit. Unterstützen können Sie den betreffenden Mitarbeiter, indem Sie ...

  • ... Schulungen ansetzen und finanzieren: Dazu zählen zum Beispiel Sprachkurse, aber auch Einführungen in die Gepflogenheiten des Ziellandes – sowohl im Alltag als auch im Arbeitsleben. Falls die Familie den Expat begleitet, sollte auch sie einbezogen werden.
  • ... ihn für Vorbereitungen freistellen: Im Vorfeld gibt es viel zu tun – Behördengänge, medizinische Untersuchungen, Impfungen ...  Zeigen Sie sich tolerant, wenn Ihr Mitarbeiter öfter unterwegs ist.
  • ... Absprachen treffen: Klären Sie ganz genau, welchen Zweck die Auslandsentsendung hat und wie Sie in dem Zeitraum in Kontakt bleiben wollen. Gerade wenn der Expat sich in einer anderen Zeitzone befindet, ist das mitunter nicht so leicht. Sie können zum Beispiel einen wöchentlichen Gesprächstermin vereinbaren.

Tipp 2: Rechtliche Grundlagen kennen

  • Auslandsentsendung oder Dienstreise: Auch wenn Ihr Mitarbeiter weniger als drei Monate im Ausland ist, kann es sich um eine Entsendung handeln. Eine Dienstreise liegt zum Beispiel bei der Teilnahme an Messen und Konferenzen oder bei der Abhaltung von Schulungen vor.  Wenn es sich um eine Entsendung handelt, ist vermutlich ein anderes Visum nötig. Achten Sie darauf, dass der Expat nicht mit einem falschen Visum arbeitet und sich womöglich strafbar macht.
  • Arbeitsvertrag prüfen: Klären Sie, ob der bestehende Arbeitsvertrag eine Auslandsentsendung vorsieht, und passen Sie ihn gegebenenfalls an.
  • Zustimmung des Betriebsrats einholen: Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, muss er zu der geplanten Entsendung sein Einverständnis geben.

Tipp 3: Den Expat richtig versichern

Hier ist besondere Vorsicht geboten. Es gilt zu klären, ob für den Aufenthalt im Ausland die deutsche Sozialversicherung weiterläuft oder nicht. Wenn die Entsendung maximal zwölf Monate dauert, innerhalb der EU erfolgt und der Mitarbeiter danach weiter in Ihrer Firma arbeitet, ist das der Fall. Es kann auch eine Verlängerung um weitere zwölf Monate beantragt werden, wenn das Projekt sich verzögert und der Expat länger im Ausland bleiben muss. Auch mit einigen Staaten außerhalb der EU gibt es Abkommen, die die Versicherungszugehörigkeit regeln. Falls ein solches nicht vorliegt, sollten Sie Ihren Mitarbeiter freiwillig absichern. Achtung: Die Sozialversicherung bleibt nicht bestehen, wenn der Expat sein Gehalt nicht mehr von Ihnen, sondern von einer ausländischen Tochterfirma erhält.

Tipp 4: Die Rückkehr regeln

Dieser Punkt wird schnell vergessen, ist aber sehr wichtig. Oft erwartet ein Mitarbeiter, der mit Auslandserfahrung zurückkehrt, eine Gehaltserhöhung oder Beförderung. Klären Sie vorab, ob das geplant ist. Regeln Sie auch die Reintegration des Expats in den heimatlichen Betrieb: Je nach Dauer der Auslandsentsendung erlebt er sie vielleicht als kleinen Kulturschock oder er tut sich schwer, sich wieder in seine früheren Aufgaben einzufinden.

Tipp 5: Auf dem Laufenden bleiben

Bleiben Sie unbedingt in regem Kontakt mit Ihrem Mitarbeiter und lassen Sie sich von ihm Bericht erstatten. Zusätzlich sollten Sie aber auch die Situation in dem jeweiligen Land im Blick behalten. Falls die Sicherheitslage sich dort verschlechtert, sollten Sie reagieren und den Expat zurückrufen. Im schlimmsten Fall können Sie haftbar gemacht werden, wenn ihm etwas zustößt.

Weiterführende Links:

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  • Die Seite Expat News richtet sich an Deutsche, die im Ausland arbeiten.