412 ungelesene Mails: Wer einen dreiwöchigen Urlaub hinter sich hat, dem graut es in der Regel vor dem ersten Klick ins dienstliche E-Mail-Postfach. Klar: Viele dieser Nachrichten haben sich vermutlich längst erledigt, bei etlichen Mails stand der eigene Name ohnehin nur in CC. Trotzdem dauert es oft Stunden, ehe sich der Rückkehrer einen Überblick verschafft hat über die Nachrichten der zurückliegenden Wochen. Was vor allem daran liegt: Auch wenn der Tod dieses Kommunikationstools immer wieder prophezeit wird – die Mail ist nach wie vor das meistgenutzte Werkzeug im Büro, hat der „Digital Work Report“ des Collaboration-Software-Anbieters Wrike herausgefunden.

Dabei halten 40 Prozent der Befragten die elektronische Post für einen echten Produktivitätskiller – weil schlicht zu viele Nachrichten im eigenen Postfach landen. Vom E-Mail-Pingpong und langen CC-Listen fühlen sich Mitarbeiter zunehmend ausgebremst, die Hoffnung auf Alternativen ist groß. Vor allem jüngere Beschäftigte würden lieber firmeneigene Chatdienste nutzen, hat eine repräsentative Kantar EMNID-Studie im Auftrag des Intranet-Spezialisten HIRSCHTEC herausgefunden. Wenn es firmeninterne Chat-Dienste gibt, dann nutzt ein Drittel (30 Prozent) aller Beschäftigten diese bereits „sehr häufig“ bzw. „häufig“ – unter den Digital Natives ist es gar knapp jeder zweite (47 Prozent). E-Mails sind für die Jüngeren ungefähr so attraktiv wie beige Windjacken oder Handys mit Tasten.

Messenger-Dienste machen Tempo

Sie wünschen sich für die Arbeitswelt den Kommunikationsstandard, den sie aus dem Privatleben gewohnt sind: Weltweit nutzen immer mehr Menschen sogenannte Messenger-Dienste, um sich mit Familie und Freunden unkompliziert auszutauschen. Am beliebtesten: WhatsApp mit 1,3 Milliarden Nutzern, der Facebook-Messenger mit 1,2 Milliarden Nutzern und WeChat mit 938 Millionen Nutzern. Skype wählen 300 Millionen Anwender als Kommunikationsmittel – Tendenz: steigend. Nicht von ungefähr plant nun auch der Online-Händler Amazon mit Anytime einen eigenen Dienst, der zum Chatten, Einkaufen, Spielen und dem Bearbeiten von Bildern einladen soll.

Hauptgrund für die steigende Beliebtheit dieser Angebote: Anders als mit der E-Mail kommt man mit Messenger-Diensten sofort zur Sache. Die Eingabe von Mailadresse oder Betreffzeile ist genauso wenig nötig wie eine Grußformel am Anfang und am Schluss. Daher setzen 24 Prozent der Firmen laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Snapchat für die Unternehmenskommunikation ein. Denn diese Programme funktionieren nicht nur schneller und informeller, sie vernetzen alle an einem Projekt beteiligten Kollegen und bündeln sämtliche Inhalte an einem Ort.

Weltweit nutzen immer mehr Menschen so genannte Messenger-Dienste, um sich mit Familie und Freunden unkompliziert auszutauschen Weltweit nutzen immer mehr Menschen sogenannte Messenger-Dienste, um sich mit Familie und Freunden unkompliziert auszutauschen. (© 2017 Shutterstock / Mashka)

Achtung Datenschutz

Dennoch taugt der beliebte Instant Messenger WhatsApp nur bedingt als Kommunikationskanal für Unternehmen. Hauptgrund ist der fehlende Datenschutz. Denn die Nutzerdaten lagern auf amerikanischen Servern und fallen daher nicht unter das europäische Datenschutzrecht.

Anders ist dies bei Skype for Business aus der Microsoft Cloud Deutschland. Dieser Messenger-Dienst ist in Office 365 integriert und punktet mit Datensicherheit: Wer den Microsoft-Dienst Skype for Business etwa über die Telekom bezieht, weiß seine Daten in deutschen Rechenzentren sicher aufgehoben; T-Systems, eine Tochter der Telekom, übernimmt die Rolle des Datentreuhänders. Alle Daten unterliegen den strengen deutschen Datenschutzregelungen.

Ideal für Projektteams: Skype for Business

Als der Kunststoffexperte Ensinger vor einigen Jahren seine 33 Standorte in aller Welt mit seiner eigenen Private Cloud, der „Ensinger Cloud“, verknüpfte, setzte er außerdem auf Lync, wie Skype for Business früher hieß, um die Mitarbeiter noch besser zu vernetzen. Warum? Die Einstiegshürden sind bei Skype for Business gering: Ähnlich wie WhatsApp ist auch Skype vielen Mitarbeitern aus ihrem privaten Umfeld vertraut. Hinzu kommt: Die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene Skype-Variante bietet Funktionen, die über den bekannten Instant-Messaging-Dienst hinausgehen.

Kunststoffexperte Ensinger Die Projektteams von Ensinger nutzen Videokonferenzen über Skype for Business und gemeinsame Projekträume in SharePoint Online. (© 2017 Telekom )

Die Kollegen können mit wenigen Klicks spontane Online-Meetings einrichten, mit mehreren Personen gleichzeitig chatten oder ihren Bildschirm in einer Webkonferenz mit Mitarbeitern, Partnern oder Kunden teilen. Mit Erfolg: „Die Projektteams nutzen Videokonferenzen über Skype for Business und gemeinsame Projekträume in SharePoint Online, über die sie selbst komplexe Projekte komplett managen“, sagt Ensinger-CIO Erwin Schuster. „Die Teams arbeiten also vernetzt und dadurch effizienter zusammen als früher.“

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