Freie Mitarbeiter: Eine gesetzliche Definition fehlt

Nicht immer ist es gewünscht oder auch notwendig, dass eine Aufgabe von einem fest angestellten Mitarbeiter erledigt wird. Häufig ist es für Unternehmen besser, wenn ein sogenannter freier Mitarbeiter, auch Freelancer genannt, die Tätigkeiten übernimmt. Leute aber mal einfach so für sich arbeiten zu lassen, davon ist dringend abzuraten. Vereinbarungen mit „Freien“ sollten rechtlich auf festen Füßen stehen.

Die Tatsache, dass der Begriff „freier Mitarbeiter“ oder auch „freie Mitarbeit“ gesetzlich nicht geregelt ist, ist für beide Seiten nicht unbedingt von Vorteil. Rein rechtlich ist die Bezeichnung bedeutungslos. Faktisch ist ein freier Mitarbeiter jemand, der Aufträge selbstständig ausführt, ohne Arbeitnehmer – also abhängig Beschäftigter – des Auftraggebers zu sein.

Vorteile für beide Seiten

Freie Mitarbeit hat sowohl für das Unternehmen als auch für die einzelne Person viele Vorteile. Aus Unternehmenssicht fallen keine Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern an, auch keine Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit. Die gesetzlichen Kündigungsfristen haben in der Regel keine Gültigkeit, weil es sich nicht um ein Arbeitsverhältnis handelt.

Auch der Freelancer genießt die Vorzüge dieser Flexibilität. Er ist nicht weisungsgebunden und kann seinen Arbeitsort frei wählen sowie seine Arbeitszeit frei einteilen. Außerdem kann er für mehrere Auftraggeber gleichzeitig tätig sein. Mehr Freiheiten bedeuten im Umkehrschluss jedoch auch mehr unternehmerisches Risiko.

Besser nicht ohne Vereinbarung

Manche Unternehmen beschäftigen freie Mitarbeiter ohne schriftlichen Vertrag – doch davon sollte man tunlichst die Finger lassen. Verträge für Freelancer sind entweder Dienst- oder Werkverträge.

Die Abgrenzung ist nicht immer ganz einfach zu treffen – und im Streitfall ist es herzlich egal, welchen Titel eine Vereinbarung trägt. Entscheidend ist dann immer die Praxis. Dies gilt auch für die Frage, ob es sich überhaupt um einen freien Mitarbeiter handelt oder nicht doch um einen Arbeitnehmer.

Ein Werkvertrag benennt konkret das zu erstellende Werk. Ein Dienstvertrag regelt die Erbringung einer Dienstleistung im Sinne eines Wirkens oder einer Tätigkeit. Ist beispielsweise ein konkretes Möbelstück für den Eingangsbereich des Firmensitzes herzustellen, ist ein Werkvertrag sinnvoll. Soll ein freier Mitarbeiter regelmäßig Texte für die Firmenwebseite ins Englische übersetzen, kommt eher ein Dienstvertrag infrage.

Wie auch immer der konkrete Fall gelagert ist: Es ist nicht empfehlenswert, auf eine schriftliche Vereinbarung zu verzichten. Verträge mit freien Mitarbeitern können zwar auch mündlich abgeschlossen werden, doch wenn es zum Streit kommt, hat keine der beiden Seiten etwas in der Hand.

Freie Mitarbeiter können die eigene Personalplanung entlasten. (© 2017 Shutterstock / wavebreakmedia)

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Für die wichtige Frage der Scheinselbstständigkeit spielt der Vertrag keine entscheidende Rolle. Denn hier kommt es auf die tatsächlichen Verhältnisse an. Ein freier Mitarbeiter ist selbstständig – und dies eben nicht nur zum Schein –, wenn er beim Erledigen seiner Aufgaben:

  • keine konkreten Weisungen befolgen muss,
  • selbst über Ort und Zeit der Aufgabenerledigung entscheiden kann und
  • nicht in betriebliche Strukturen und Prozesse eingebunden ist.

Die Frage, ob es sich bei einem Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer um Scheinselbstständigkeit handelt, ist komplex und berührt mit dem Sozialversicherungsrecht, dem Arbeitsrecht und dem Steuerrecht gleich drei Bereiche. Zudem urteilen die Gerichte uneinheitlich.

Will man als Unternehmen auf Nummer sicher gehen, dann empfiehlt sich eine Abfrage des sozialversicherungsrechtlichen Status durch eine Anfrage nach § 7a Sozialgesetzbuch IV bei der Deutschen Rentenversicherung. Bezüglich der Lohnsteuerpflicht erweist sich eine Anrufungsauskunft nach § 42e Einkommensteuergesetz beim Finanzamt als sinnvoll.

Wird die Scheinselbstständigkeit seitens der dafür zuständigen Kontrolleure der Zollämter festgestellt und vor Gericht bestätigt, kann es richtig schmerzhaft werden. Sozialversicherungsbeiträge sind für die vergangenen vier Jahre, bei Vorsatz sogar für die vergangenen 30 Jahre nachzuentrichten. Die Lohnsteuer müssen sowohl der vermeintliche „Freie“ als auch das Unternehmen rückwirkend für bis zu zehn Jahre nachzahlen. Darüber hinaus drohen hohe Bußgelder. Vorsicht ist also besser als Nachsicht.

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige

Neben den tatsächlich selbstständigen freien Mitarbeitern und den Scheinselbstständigen, die eigentlich abhängig Beschäftigte mit allen Folgen sind, gibt es auch sogenannte arbeitnehmerähnliche Selbstständige. Dieser Sonderfall des Freelancers ist zwar nicht persönlich, aber doch wirtschaftlich vom Arbeitgeber abhängig. Als arbeitnehmerähnlich gelten freie Mitarbeiter dann, wenn sie:

  • keine versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen,
  • überwiegend nur für einen Auftraggeber tätig sind und
  • mehr als 400 Euro im Monat verdienen.

Wird ein freier Mitarbeiter als arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger eingestuft, so ist er rentenversicherungspflichtig, kann sich aber unter Umständen von dieser Pflicht befreien lassen.

Übrigens: Auch freie Mitarbeiter haben das Recht auf ein Zeugnis und freuen sich, wenn ihnen ihre gute Arbeit seitens des Unternehmens auch bestätigt wird. Gerade Freelancer, die für viele Auftraggeber arbeiten, profitieren von Referenzen. Ebenso wie Unternehmen, wenn sie auf der Suche nach erfahrenen „Freien“ sind.

Checkliste: Freie Mitarbeit

  • Freie Mitarbeiter zu beauftragen, bedeutet beidseitige Flexibilität.
  • Freie Mitarbeit sollte vertraglich festgehalten werden: Werkverträge für eindeutige, einmalige Leistungen, Dienstverträge für dauerhafte Tätigkeiten.
  • Für Freelancer fallen keine Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern an.
  • Ist der „Freie“ in Strukturen eingebunden, muss Weisungen Folge leisten und Arbeitszeiten einhalten, handelt es sich um eine sogenannte Scheinselbstständigkeit.

Weiterführende Links: