E-Mail-Wahn: Sorgfältiger wäre besser

Was für eine gigantische Zahl: Täglich werden 112,5 Milliarden Geschäfts-E-Mails durchs Netz geballert. Bis zum Jahr 2019 sollen es laut Statista 128,8 Milliarden sein. Die meisten Nachrichten sind voller Fehler und schlampig verfasst. Fatal, denn nur eine stilvoll geschriebene Geschäfts-E-Mail signalisiert bei Kunden und Partnern Seriosität und Verlässlichkeit ...

Stolperstein: Die richtige Anrede

Erster Punkt: Die passende Anrede. Bei Personen, die Sie noch nicht so gut kennen, sollten Sie auf Nummer sicher gehen und die klassische Anrede "Sehr geehrter Herr X" verwenden. Sind Sie mit dem Geschäftspartner schon etwas vertrauter, dann sind auch die Varianten "Liebe Frau X" oder "Guten Tag Herr X" durchaus angebracht. Absolutes No-Go: Gar keine Anrede oder ein hastig hingeklatschtes "Hey".

Auch wichtig: Fassen Sie Ihr Anliegen in der Betreffzeile knackig zusammen, damit der Empfänger auch die Wichtigkeit Ihrer Nachricht begreift. Bei Antworten erstellen E-Mail-Programme häufig Abkürzungen wie "RW:AW:AW:AW" oder "Fwd". Löschen Sie diese kryptischen Kürzel aus der Betreffzeile. Sie verwirren den Empfänger der Nachricht bloß.

Lockerheit ja, Schludrigkeit nein

Eine Geschäfts-E-Mail ist zwar nicht so formal wie ein Brief, aber eine klare Struktur erleichtert dem Adressaten das Lesen beträchtlich. Hinweis: Versuchen Sie kurze, verständliche Sätze zu schreiben und Abkürzungen und spezifische Fachbegriffe zu vermeiden. Für eine stilvolle Kommunikation sollte Sie auch folgende Tipps berücksichtigen ...

  • Beschränken Sie sich in Ihren Nachrichten auf das Wesentliche. Verzichten Sie auf Witze oder Sarkasmus – die Gefahr für Irritationen und Missverständnisse ist schlicht zu hoch.
  • Auch Ironie und Smileys empfehlen sich nur, wenn Sie mit dem Empfänger der Nachricht schon ein sehr vertrautes Verhältnis besitzen.
  • Schon klar, E-Mails werden meist unter Zeitdruck in Sekundenschnelle abgefeuert. Bemühen Sie sich trotzdem, Rechtschreibung und Grammatik einzuhalten – denn viele Fehler im Text lassen Sie unglaubwürdig erscheinen.

Let's talk about attachements

Angebote, Produktbeschreibungen oder Präsentationen – an Geschäfts-E-Mails wird häufig noch ein Anhang hinzugefügt. Achten Sie darauf, dass die angehängten Dateien ein gängiges Format (PDF, JPEG, docx) besitzen. Falls Sie größere Anhänge versenden, dann ist es ratsam den Link zu Cloud-Lösungen wie Dropbox, We Transfer oder der Telekom-Cloud zu schicken. Das ist die elegantere Lösung, als große Dateien auf viele einzelne E-Mails aufzustückeln.

Der Ton macht die Musik

Der Ton einer Geschäfts-E-Mail sollte bestimmt, aber freundlich sein. In Stresssituationen ist die Versuchung groß, als Entscheidungsträger eine patzige Antwort rauszuposaunen. Achtung: Es gilt der Grundsatz "Zuerst denken, dann senden." Wenn Sie grade verärgert sind, sollten Sie keine Geschäfts-E-Mail verfassen. Warten Sie ein paar Minuten, bis der Zorn verraucht ist und setzen Sie sich erst dann an die Tasten.

Einen sauberen Abgang hinlegen

Setzen Sie zum Schluss eine positive Duftmarke: Ein lockeres "Sonnige Grüße nach München" oder "Es grüßt Sie freundlich" sorgt für Erheiterung beim Adressaten. Für förmliche Anlässe empfiehlt sich der Klassiker "Mit freundlichen Grüßen". Lieblose Formulierungen wie "MFG" gehören hingegen nicht in den Schlussteil einer Geschäfts-E-Mail.

Tipp: Fügen Sie am Ende einer jeden Nachricht eine Signatur ein. Adresse, Telefonnummer und der Link zur Firmen-Homepage erleichtern ihren Partnern die Kontaktaufnahme. Gleichzeitig verleihen Sie ihrer Geschäfts-E-Mail einen professionellen Touch.

Was viele vergessen: Die E-Mail am Ende noch einmal Korrektur zu lesen. Sind alle Fakten im Text erwähnt? Ist die Grußformel korrekt? Habe ich alle Empfänger in die Adresszeile eingefügt? Nur eine verständlich formulierte und inhaltlich korrekte E-Mail schafft beim Empfänger ein Gefühl des Vertrauens. Schlampige E-Mails mit Rechtschreibfehlern oder einer wirren Argumentation lassen Sie hingegen in einem schlechten Licht dastehen.

 

 

E-Mail-Marketing: Tipps und Tricks zum Newsletter erhalten Sie in unserem mDM-Video:

Weiterführende Links:

  • Wie Sie E-Mails sonst noch optimieren, erfahren Sie in diesem Ratgeber-Video.