Was ist ein Geschäftsbrief?

Jede schriftliche Geschäftskorrespondenz gilt als Geschäftsbrief – unabhängig davon, ob sie postalisch oder elektronisch übermittelt wird. Auch eine geschäftliche E-Mail oder ein Fax sind also als Geschäftsbrief zu betrachten. Es kann sich zum Beispiel um Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Angebote an Kunden handeln.

Entscheidend ist, dass die Kommunikation nach außen gerichtet ist. Interne E-Mails und Mitteilungen zwischen verschiedenen Abteilungen sind somit keine Geschäftsbriefe. Auch Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis wie Werbeprospekte oder Newsletter gehören nicht dazu.

Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz

Es gibt gesetzliche Vorgaben, welche Angaben ein Unternehmen in seinen Geschäftsbriefen machen muss. Dabei ist ausschlaggebend, welche Rechtsform es hat. Wo die Angaben genau platziert werden, ist hingegen nicht verbindlich vorgeschrieben. Häufig werden sie bei gedruckten Briefen auf den Briefkopf und die Fußleiste aufgeteilt. In einer E-Mail bietet sich die Signatur dafür an. Sie sollte bei allen versendeten Nachrichten enthalten sein, also auch in automatischen Antworten wie einer Abwesenheitsnotiz.

Einzelunternehmen und GbR

Für ein Einzelunternehmen, das nicht im Handelsregister eingetragen ist, sowie für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) gelten keine Pflichtangaben. Empfehlenswert sind aber folgende Informationen: Der Einzelunternehmer sollte im Geschäftsbrief seinen vollen Namen und eine ladungsfähige Anschrift angeben. Bei der GbR sollten die vollen Namen aller Gesellschafter sowie eine ladungsfähige Geschäftsanschrift aufgeführt und außerdem die Rechtsform mit angegeben sein.

Ist ein Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen, gibt § 37a Handelsgesetzbuch (HGB) die Pflichtangaben für die Geschäftskorrespondenz vor:

  • Firmenname wie im Handelsregister
  • Rechtsformzusatz, zum Beispiel „eingetragener Kaufmann“ (darf abgekürzt werden)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Für diese beiden Rechtsformen sind § 125a und § 177a HGB maßgeblich für die Angaben auf den Geschäftsbriefen. Demnach müssen enthalten sein:

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (OHG beziehungsweise KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
Auch eine E-Mail ist ein Geschäftsbrief – und sollte alle Pflichtangaben enthalten. (© 2017 Shutterstock / mrmohock)

GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG (haftungsbeschränkt), sind die Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz gemäß § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG) schon etwas umfangreicher:

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt))
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Volle Namen aller Geschäftsführer, gegebenenfalls auch des Aufsichtsratsvorsitzenden

Aktiengesellschaft (AG)

Bei der Aktiengesellschaft sind die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vergleichbar mit denen der GmbH. Grundlage ist hier § 80 Aktiengesetz (AktG):

  • Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Volle Namen aller Vorstandsmitglieder (der Vorstandvorsitzende wird kenntlich gemacht) und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Unternehmen mit Zusatz „& Co. KG“ oder „& Co. OHG“

Eine GmbH & Co. KG, eine AG & Co. KG, eine GmbH & Co. OHG oder eine AG & Co. OHG sind Gesellschaften, bei denen eine GmbH oder eine AG die haftende Gesellschafterin ist und keine natürliche Person. Ergänzend muss deshalb der Firmenname der Gesellschaft angegeben werden, die als Gesellschafterin fungiert – sowie alle Pflichtangaben für diese Unternehmensform. Das ist allerdings nur dann nötig, wenn keiner der Gesellschafter eine natürliche Person ist. Gesetzliche Grundlage sind auch hier § 125a und § 177a Handelsgesetzbuch.

Was passiert, wenn die Pflichtangaben fehlen?

Die Pflichtangaben dienen dazu, Geschäftspartner einige zentrale Informationen zu liefern, sodass sie bei Bedarf registergerichtliche Informationen einholen können. Wenn die Angaben fehlen, kann das Registergericht deshalb ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro verhängen – und das mehrfach.

Neben diesen Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz sind einige weitere Informationen empfehlenswert, zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Internetadresse der Webseite. Fehlen sie, drohen jedoch keine rechtlichen Konsequenzen.