Grundprinzipien von Getting Things Done

Hier geht's darum, keine Zeit zu verlieren. Kommen wir also gleich zum Punkt.

Bei der Arbeit strömen täglich Tausende von Gedanken auf uns ein:

  • Anrufe müssen erledigt,
  • Mitarbeiter geschult,
  • Präsentationen vorbereitet und der
  • private Urlaub will auch noch geplant sein.

Wie soll man da die Übersicht behalten? Der amerikanische Trainer und Managementberater David Allen glaubt, es zu wissen: mit "Getting Things Done". Dieses System fürs Zeitmanagement hat der US-Amerikaner selbst ausgetüftelt.

Seine Idee ist, alle Gedanken und Aufgaben direkt und überall dort zu erfassen, wo sie anfallen. Nur dann – so Allens Theorie – haben Sie den Kopf für die jeweils aktuelle Tätigkeit frei und sind wieder produktiv.

Das wollen Sie auch? Dann sollte Ihnen für den Anfang eines klar sein: Streng genommen ist GTD nichts anderes, als systematische und sehr strukturierte „To-Do-Listen“ zu schreiben. Allerdings kommt es auf das Wie an. Und dafür gelten, nach der prompten Erfassung der Idee oder Angelegenheit, folgende Regeln:

  • Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt sind, packen Sie sofort an (Zwei-Minuten-Regel).
  • Alles, was länger braucht, bekommt den Stempel "Projekt" aufgedrückt.
  • Manche Projekte müssen Sie abtreten (Delegationsliste).
  • Andere Projekte stehen erst später an und gehören nach einem Terminkalendereintrag und der Informationsablage ins Archiv.
  • Und dann gibt es noch Projekte, die wandern auf eine Mach-ich-irgendwann-Liste oder direkt in den Papierkorb.

Ist das erledigt, weisen Sie den Aufgaben konkrete Ziele und Lösungsschritte zu. Abgearbeitet wird dann mittels der Listen, des Terminkalenders und des Archivs. Welche Mittel Sie dafür wählen, bleibt Ihnen überlassen.

Manche schwören bei Getting Things Done noch auf Karteikarten. Wir empfehlen eher digitale Lösungen, zum Beispiel Outlook, das E-Mail-Programm von Microsoft.

Outlook als perfektes GTD-Werkzeug

Der Grund ist simpel: Der Personal Information Manager (PIM) ist schlichtweg in den meisten Büros im Einsatz. Doch Outlook kann noch viel mehr, als elektronischen Nachrichten versenden. Es bietet unter anderem...

  • eine Kontakt- und Aufgabenverwaltung,
  • einen Kalender für Termine und Besprechungen sowie
  • eine Notizfunktion und noch vieles mehr.

Damit eignet sich Outlook perfekt als GTD-Tool. Richtig angewendet, stehen einerseits nie zu viele Aufgaben in Ihrer Liste. Andererseits haben Sie sämtliche Informationen, die Sie für die Erledigung des nächsten Schritts brauchen, stets zur Hand.

Emails GTD-gerecht einrichten

Allerdings neigen viele E-Mail-Nutzer dazu, Ihren Posteingang zu überorganisieren. Viele Eingänge lassen sich dann nicht mehr eindeutig zuordnen. Die Folge: Der Posteingang quillt bereits nach kurzer Zeit über und widerspricht somit dem Grundsatz von Getting Things Done „weniger ist mehr.“ Daher lohnt es sich, die Nachrichten mit unterschiedlichen Farben zu markieren.

Laut Allen sollten die Ordner in Ihrem Postfach besser nach Funktion, denn nach Inhalt eingerichtet und der Eingang stets leergefegt sein. Der Informatiker und Autor Dr. Joachim Schlosser empfiehlt in seinem Blog folgende Strukturierung:

  • Alle Mails, die einer Antwort bedürfen, kommen in den „Antworten“-Ordner.
  • Alle Mails, die nur gelesen werden müssen, gehören in den „Lesen offline“-Ordner.
  • Alle Mails, die nur gelesen werden müssen, jedoch wichtige Links oder Anhänge beinhalten, verschieben Sie in den „Lesen online“ Ordner.
  • Alle Mails, die keine Reaktion benötigen, jedoch aufgehoben werden sollen. stecken Sie in den „Referenz-Ordner“. Alles andere wandert einfach in den Papierkorb.
  • Die Ausnahme von der Regel: Der Spezialordner „Travel“, ist der einzige Ordner, der nach Inhalt statt nach Aktion befüllt wird. Er nimmt alle E-Mails auf, die mit Reisen oder Reisekosten zu tun haben.

Das ist natürlich alles nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie mit einer anderen Struktur besser zurechtkommen – nur zu. Erinnern Sie sich jedoch stets daran, dass es nach GTD immer darum geht, was sie mit der Mail tun möchten.

Aufgaben werden nach GTD in Outlook stets mit Kontext erstellt

So, die Ordner sind organisiert. Nun geht es um die Aufgaben. Auch diese gruppieren Sie in Outlook nicht nach Inhalt, sondern nach Kontext. So werden Sie laut Getting Thinks Done deutlich produktiver. Erledigen Sie also ...

  • mehrere Emails nacheinander,
  • mehrere Anrufe nacheinander und
  • mehrere Internet-Recherchen nacheinander.

Dabei können Aufgaben natürlich auch immer mal den Kontext wechseln.

Noch ein Tipp zum Schluss: Laut Getting Things Done ist es besser, Aufgaben immer als konkrete Tat aufzuschreiben. Statt eher allgemein „Teammeeting organisieren“, sollte es also eher „Themen für Teammeeting aufschreiben“ und „Raum für Teammeeting reservieren“ heißen.

Fazit: Mit weiteren Funktionen wie Suchordnern oder dem Kalender, haben Sie mit Outlook ein praktisches Werkzeug für Getting Things Done an der Hand.

Weiterführende Links:

  • Eine Einführung in Getting Things Done bietet dieser DM-Ratgeber.
  • Im Online-Shop von David Allen steht ein ausfürliches PDF zum Thema GTD und Outlook zum Download bereit (Preis: 10 $).