Getting Things Done: Den Kopf frei bekommen

Wünschen Sie sich mehr Struktur für Ihr Team im Arbeitsalltag? Fühlen sich oft ausgebrannt und gestresst? Dann kann Ihnen vielleicht David Allen helfen. Das Zeitmanagement-System Getting Things Done des amerikanischen Trainers und Managementberaters setzt dabei auf konsequentes und systematisches Aufschreiben. Und zwar von allem, was Produktivität und Kreativität blockieren kann.

Dinge zu notieren ist natürlich keine neue Idee. Bei David Allens 2001 entwickeltem Zeitmanagement-System schreiben Sie jedoch nicht nur Termine oder Aufgaben auf, sondern benennen auch stets ganz konkret, was zu tun ist.

„Durch Getting Things Done können Sie die Dinge wieder unter Kontrolle bringen und Ihrem Leben entstresster zur Verfügung stehen“, erklärt der Projektmanager und zertifizierte Getting-Things-Done-Trainer Oliver Gassner im mDM-Interview.

„In Unternehmen hilft GTD konkret zu erfassen, wer was und bis wann braucht. Im Idealfall geraten gute Ideen dadurch nicht mehr in Vergessenheit und werden effizient umgesetzt.“

Getting Things Done: Siemens arbeitet damit

„Besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann es interessant sein, sich mit Getting Things Done auseinanderzusetzen. Denn die Großen beschäftigen sich bereits damit,“ so Gassner. Zum Beispiel Siemens, die Versicherungsgruppe VIG oder Airplus. Alle drei betreut das GTD-Beratungsunternehmen Next Action Partners, für das Gassner als Trainer tätig ist.

Eine Lektüre des Werkes von David Allen ist Gassner zufolge für eine langfristig erfolgreiche Umsetzung des Zeitmanagement-Systems Getting Things Done zwar unerlässlich. Aber für den Einstieg erklären wir Ihnen hier schon mal die Basics und wie Sie einige wichtige GTD-Methoden erfolgreich anwenden.

Getting Things Done: Ein listenreiches Prinzip

Anders als bei anderen Methoden geht es bei Getting Things Done von David Allen nicht darum, Prioritäten zu setzen, sondern gnadenlos Listen zu führen. In einem späteren Schritt entscheiden Sie dann, was wichtiger und was unwichtiger ist.

  • Erfassen Sie alle Aufgaben, Ideen und Termine lückenlos, um ein unkontrolliertes Wandern der Gedanken zu verhindern. Diese Aufgaben und Termine können sowohl das nächste Meeting als auch die Urlaubsplanung betreffen.
  • Ordnen Sie alle Vorgänge in Kategorien ein. Besteht sofort oder später Handlungsbedarf, lässt sich die Aufgabe delegieren?
  • Das wichtigste Instrument bei GTD ist die Planung Ihrer Projekte. Alles, was länger als zwei Minuten in Anspruch nimmt und mehr als einen Handlungsschritt benötigt, ist für David Allen bereits ein Projekt.
  • Beschließen Sie für jedes Vorhaben einen konkreten nächsten Schritt, der nötig ist um das Ziel zu erreichen, die Aufgabe oder Projekt zu erledigen.
  • Bleiben Sie durch Terminkalender und Listen sowie ein konkretes Wiedervorlagesystem stets auf dem Laufenden.

Beim GTD müssen alle anstehenden großen und kleinen Projekte und Aufgaben grundsätzlich in ein selbst gewähltes System eingepflegt werden. Ob mit Rechner,  Smartphone oder Karteikartensystem ist Ihnen überlassen. Für GTD bieten sich  auch Outlook oder Evernote genauso gut an, wie kostenlose Seiten, etwa remember the milk oder todoist.

„Alles womit strukturierte Listen erstellt werden können, eignet sich,“ so Oliver Gassner. Der GTD-Trainer betont jedoch, dass es im ersten Schritt vor allem wichtig ist, das Prinzip zu verstehen, anstatt gleich nach geeigneter Software zu suchen. „Schließlich geht es darum, wie das Werkzeug am besten eingesetzt wird.“

Getting Things Done: Besser heute als morgen

Auch wenn Sie sich bisher noch nicht ausführlich mit dem Zeitmanagement System Getting Things Done von David Allen beschäftigt haben, so können Sie trotzdem schon heute damit beginnen.

  • Die 2-Minuten-Regel: Sobald die Bewältigung einer Tätigkeit weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen würde, sollten Sie sie sofort erledigen.
  • Die Next-Action Regel: „Verknüpfen Sie anstehende Aufgaben immer mit einem Verb, dass von anderen gesehen werden würde wenn Sie es tun,“ erklärt Oliver Gassner. Dieser Regel nach ist die Aufgabe „Über Präsentation nachdenken“ beispielsweise nicht aktiv genug. Konkreter und besser wäre: „Ideen für Präsentation mit Person XX durchsprechen.“

Getting Things Done: Ziel „Flow Zustand“

Im Idealfall versetzt das Zeitmanagement-System Getting Things Done von David Allen Sie in den von GTD-Nutzern anstrebten „Flow-Zustand“. Dann können die Gedanken fließen und man bekommt die Dinge einfach wie auf einen Schlag erledigt.

In einer Arbeitswelt, die von Digitalisierung, diversen gleichzeitigen Projekten und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lässt sich dieser Zustand heute nur noch schwer erreichen. Diszipliniert und gezielt daran zu arbeiten, kann Ihren Kopf jedoch frei machen. Und schon erledigen Sie Ihre Arbeit wieder im „Flow“ und voller Konzentration.

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