An der Buchführung führt kein Weg vorbei

Als Kaufmann sind Sie dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Dies ist im Paragraph 238 des Handelsgesetzbuches geregelt. Und es gilt natürlich nicht nur für große und mittlere Unternehmen, sondern selbstredend für alle kleinen Betriebe, inklusive Ein-Mann-Unternehmen. Gerade am Anfang hat man alle Hände voll zu tun - und den Kopf voll - mit Prozessen, Marketing oder Vertrieb.  Da gerät die Buchführung leicht ins Hintertreffen. Dabei ist sie nicht nur für Sie als Unternehmer wichtig, sondern im Ernstfall auch für etwaige Gläubiger (wie Banken oder anere Geldgeber) und natürlich für das Finanzamt. Innerhalb eines Kalenderjahres werden hierbei nämlich alle Geschäftsvorfälle wie ...

• Einkauf von Waren,
• Bezahlung des Personals,
• oder Gutschriften von Ausgangsrechnungen

... zeitlich geordnet, systematisch, zeitnah und lückenlos nachvollziehbar gemacht. Die Zusammenfassung der Buchhaltung wird als Jahresabschluss bezeichnet. Die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses sind nach Handelsgesetzbuch die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Je nach Unternehmen müssen diese gegebenenfalls um den Anhang, sowie um den Lagebericht ergänzt werden. Der Jahresabschluss hat zwei grundlegende Funktionen:

Informationsfunktion
Zahlungsbemessungsfunktion

Durch die Dokumentation der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zum Bilanzstichtag, informiert der Jahresabschluss über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens und bildet die Basis für künftige Entscheidungen. Das Ergebnis des Jahresabschlusses dient Banken und anderen Gläubigern auch als Kriterium für die Konditionen bei einer Kreditvergabe. Nach Paragraf 258 Handelsgesetzbuch kann er auch als Beweis in einem Rechtsstreit heran gezogen werden.

Die Zahlungsbemessungsfunktion qualifiziert den Jahresabschluss weiterhin als Grundlage für die Besteuerung Ihres Unternehmens und ermittelt die Höhe erfolgsabhängiger Auszahlungen wie beispielsweise Dividenden oder Erfolgsbeteiligungen.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Im deutschen Handelsgesetzbuch findet sich, neben den handelsrechtlichen Grundlagen für die Aufstellung des Jahresabschlusses, auch die Aufforderung, diesen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu erstellen (Paragraf 243, Absatz 1, Handelsgesetzbuch). Allerdings handelt es sich bei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung um einen so genannten unbestimmten Rechtsbegriff. Das Handelsgesetzbuch enthält nämlich keine vollständige Definition der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Es gibt auch noch immer Grundsätze, die nicht gesetzlich festgelegt sind. Dazu zählt beispielsweise die sachgerechte Organisation. Diese Regeln werden auch als ungeschriebene Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bezeichnet. Obwohl sie ungeschrieben sind, sind sie für Sie als Unternehmer dennoch verbindlich. Eine nicht ordnungsmäßige Buchführung kann dazu führen, dass die Besteuerungsgrundlage von Ihrer Finanzbehörde geschätzt werden muss.

Neben den im Handelsgesetzbuch festgelegten Grundsätzen existieren daher allgemein anerkannte Regeln und Normen zum Führen der Handelsbücher und dem Erstellen des Jahresabschlusses. Die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind folgende:

Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein
Ihre Buchführung und den Jahresabschluss müssen Sie verständlich beziehungsweise so gestalten, dass ein sachverständiger Dritter einen guten Überblick über ihre Geschäftsfälle und die Lage Ihres Unternehmens bekommt. Geschäftsfälle müssen daher eindeutig bezeichnet und übersichtlich dargestellt werden. Der Jahresabschluss muss in der deutschen Sprache verfasst sein. Als Währung gilt der Euro. Vermögenswerte und Schulden dürfen nicht mit Aufwendungen und Erträgen verrechnet werden. Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden.

Alle Geschäftsvorfälle müssen ordnungsgemäß erfasst werden
Die Buchung Ihrer Geschäftsfälle muss fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht und sachlich geordnet erfolgen. Ihre Kasseneinnahmen – sowie die Ausgaben sind daher täglich aufzuzeichnen.

Ohne dazugehörigen Beleg darf keine Buchung erfolgen
Da Ihre Buchungen jederzeit nachprüfbar sein müssen, darf nie ohne Beleg gebucht werden. Diese Belege müssen durchnummeriert und geordnet aufbewahrt werden.

Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung (Abgrenzungsgrundsätze)
Bei den Abgrenzungsgrundsätzen wird in Realisations- und Imparitätsprinzip unterschieden. Das Realisationsprinzip besagt, dass Gewinne erst dann ausgewiesen werden dürfen, wenn Sie durch den tatsächlichen Verkauf oder die Entnahme realisiert wurden. In der Buchführung müssen Sie Gewinne und Verluste generell ungleich behandeln. Das verdeutlicht das Imparitätsprinzip. Im Gegensatz zu Gewinnen müssen nicht realisierte Verluste nämlich sofort erfolgswirksam berücksichtigt werden.

Alle Buchführungsunterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
Sowohl nach Handelsgesetzbuch als auch nach Abgabenordnung (AO = elementares Gesetz des deutschen Steuerrechts) müssen Sie Buchführungsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare oder Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahren. Eine kürzere Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt beispielsweise für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe.

Fazit

Der genauere Blick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zeigt: so kompliziert ist das korrekte Führen von Büchern nicht. Zusammenfassend müssen Geschäftsvorfälle schlicht nachvollziehbar sein. Daher muss Ihre Buchführung klar und übersichtlich sein und vor allem auch zeitnah erfolgen. Wenn Sie sich mit ihrem Jahresabschluss viele Jahre Zeit lassen, dann nützt auch eine klare Buchführung oftmals niemanden mehr etwas. Bleiben Sie, was die Buchführung betrifft, daher stets am Ball und arbeiten sie sauber, gewissenhaft und ja – stets ordnungsgemäß.

 

 

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Weiterführende Links:
• Eine ausführlichere Übersicht über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nach Handelsgesetzbuch gibt es hier.

• Lesen Sie hier, wozu Fehler bei der Buchhaltung führen können.