In 5 Schritten zum ... Digital Workplace

Arbeit wird mobiler und digitaler: Im Digital Workplace greifen Mitarbeiter von unterwegs auf Dokumente zu und erledigen Aufgaben flexibel. Aber was braucht es eigentlich für einen digitalen Arbeitsplatz?

Dunja Rühl 2. März 2017

Schritt 1: Möglichkeiten und Bedürfnisse sondieren

Wenn Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen an den konkreten Arbeitsplätzen vorantreiben wollen, steht am Anfang die Bestandsaufnahme:

Welche Bereiche und Arbeitsabläufe sind bereits digitalisiert?
Wo besteht noch Nachholbedarf?
Welche Wünsche haben Ihre Mitarbeiter in puncto Home-Office oder flexible Arbeitszeiten? Lassen sich diese durch Digital Workplaces erfüllen?

Binden Sie bei diesen Überlegungen unbedingt Vertreter aus allen Abteilungen mit ein. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Bedürfnisse berücksichtigt werden. Die Anforderungen an Ihren Digital Workplace sollten Sie sammeln und priorisieren. Diese Liste bietet eine gute Basis für die Suche nach den passenden Tools.

Schritt 2: Tools für den Digital Workplace auswählen

Egal ob Sie mit mehreren Tools arbeiten wollen oder sich eine Komplettlösung wünschen: Planen Sie genug Zeit dafür ein, verschiedene Varianten zu vergleichen. Holen Sie auch hier Vertreter aus verschiedenen Abteilungen mit ins Boot. Besonders wichtig sind Werkzeuge, die eine effiziente Kommunikation und agiles Projektmanagement ermöglichen. Cloudbasierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office oder während einer Geschäftsreise Zugriff auf alle wichtigen Dokumente haben. Bedenken Sie bei der Auswahl auch den Aspekt der Sicherheit und prüfen Sie, was die verschiedenen Anbieter dafür tun.

Die Einführung der richtigen Tools braucht Zeit.

Schritt 3: Tools testen und einführen

Wenn Sie sich entschieden haben, aus welchen Tools Ihr Digital Workplace bestehen soll, beginnt die Einführung. Testen Sie die Funktionen zunächst im kleinen Kreis, bevor Sie das ganze Unternehmen darauf umstellen. So bildet sich außerdem ein Team von Experten für die digitale Transformation, das die digitalen Werkzeuge erklären kann.

Schritt 4: Für Datensicherheit sorgen

Der Digital Workplace kann auch bestimmte Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Schließlich sitzen Ihre Mitarbeiter nicht mehr nur im Büro am Firmenrechner, sondern greifen mit mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zu. Erarbeiten Sie deshalb gemeinsam mit Ihrer IT ein Sicherheitskonzept, das zum Beispiel bestimmte Richtlinien für den Virenschutz auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter beinhalten kann.

Sicherheit ist im Digital Workplace ein wichtiges Thema.

Schritt 5: Mitarbeiter schulen und Prozesse optimieren

Die besten Tools bringen wenig Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht oder nicht richtig nutzen. Zahllose Einzellösungen, die am offiziellen System vorbeiführen, richten am Ende nur Schaden an. Sorgen Sie deshalb für umfassende Schulungen, die regelmäßig angeboten werden und mit denen auch neue Mitarbeiter direkt ins Boot geholt werden. Und natürlich ist keine Lösung von Anfang an perfekt. Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess. Behalten Sie Ihren Digital Workplace also immer im Blick und verfeinern Sie Strukturen und Arbeitsabläufe, wo es nötig ist.