Informationsbedarfsanalyse: Warum Sie Wissen sammeln sollten

Fachspezifisches Wissen ist die Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens. Doch nicht selten schlummert der Schatz im Verborgenen. Welches Wissen in Abteilung A allgemein bekannt ist, darüber kann in Abteilung B nur spekuliert werden. Wollen Sie einen regen Wissensaustausch zwischen Experten, Teams und Abteilungen auf den Weg bringen? Dann ist eine Informationsbedarfsanalyse der erste Schritt. Diese stellt fest …

  • welches Wissen notwendig ist, um gezielt Aufgaben und Probleme zu lösen,
  • welcher Experte oder welche Gruppe von Personen relevante Informationen besitzt,
  • wie Sie dieses Wissen ressourcensparend zutage fördern können.

Die Informationsbedarfsanalyse ist Teil eines noch größeren Prozesses, der unter dem Begriff Knowledge Management zusammengefasst werden kann. Dabei kommt die Überprüfung des Istzustandes in Ihrem Unternehmen im Idealfall vor der Implementierung eines Wissensmanagementsystems, so beschreibt es unter anderem der Artikel Wissensmanagement und Informationsbedarfsanalyse
in kleinen und mittleren Unternehmen der Universität Düsseldorf.

Wissensaustausch bringt Unternehmen voran: Welche Informationen wichtig sind

Der Wissensbedarf ist von Unternehmen zu Unternehmen immer hochgradig individuell eingefärbt. Dennoch gibt es zwei grundlegende Typen, die Sie bei  Ihrer Analyse berücksichtigen sollten:

  • subjektiven Informationsbedarf und den
  • objektiven Informationsbedarf.

Im ersten Fall geht es um den Bedarf eines einzelnen Mitarbeiters. Welche Informationen hält die Person für wichtig? Welche Erfahrungen und Kenntnisse werden als entscheidend empfunden? Es geht bei dieser Kategorie ein wenig darum, auf das Bauchgefühl eines Angestellten oder einer Führungskraft zu hören.

Ermitteln Sie den objektiven Informationsbedarf, sollten die diffusen Gefühle und anekdotischen Einschätzungen außen vor bleiben. Jetzt geht es um Fakten. Zum Beispiel: Welche Informationen über die Branche, über die Kunden und über relevante Produkte sind essenziell? Zwischen welchen Positionen innerhalb des Unternehmens muss es einen lückenlosen Wissensaustausch geben?

Subjektiver und objektiver Informationsbedarf sollte sich nicht gegenseitig ausschließen, sondern ergänzen.

Wettbewerbsvorteil nach Rezept: Welche Werkzeuge Sie für die Informationsbedarfsanalyse nutzen können

Um mit einer Informationsbedarfsanalyse Fakten und Daten für einen Wissensaustausch zu sammeln, nutzen Sie ein Set von Werkzeugen. Die wichtigsten sind ...

  • Beobachtungen,
  • Dokumenten-Analysen,
  • eigene Notizen,
  • Fragebögen und schließlich
  • Interviews.

Da Ihre kleines oder mittelständisches Unternehmen vermutlich nur über begrenzte Ressourcen verfügt, also wenig Zeit und Personal zur Verfügung hat, müssen Sie nicht zwingend jedes dieser Werkzeuge zur Informationsbedarfsanalyse ausreizen. Aber natürlich gilt: Je mehr Instrumente Sie gleichzeitig nutzen, desto besser.

Alle diese Werkzeuge zielen darauf ab, den subjektiven und objektiven Informationsbedarf zu bestimmen. Bei der Beobachtung können beispielsweise wichtige persönlichen Einschätzungen einfließen, während die Dokumentenanalyse ein unvoreingenommenes Bild ergeben kann.

Die eigenen Notizen hingegen sind eine Erhebungstechnik, bei der alle Mitarbeiter nach und nach und über einen längeren Zeitraum hinweg vorgefertigte Formulare befüllen. In diesem Fall ließe sich auch von einer Objektivierung des subjektiven Informationsbedarfs sprechen: Es handelt sich somit um ein Werkzeug, um eine Mischung aus beiden Bedürfnisfeldern zu erzeugen.

Fragebögen leisten bei einer Informationsbedarfsanalyse ganz Ähnliches. Im besten Fall erhalten Sie die wichtigsten Fakten über die Themen Wissensaustausch und Co. in Ihrem Unternehmen, aus einer subjektiven wie objektiven Perspektive.

Sehr gute Ergebnisse liefern oft Interviews und sie sind damit die Königsdisziplin der Informationsbedarfsanalyse: Das direkte Gespräch trägt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu bei, ein genaues Bild des Informationsbedarfes nachzuzeichnen. Ganz konkret empfiehlt sich in diesem Zusammenhang die Form des halb standardisierten Interviews.

Das bedeutet …

  • Die Anordnung der Interviewfragen ist nicht geordnet.
  • Der Wortlaut ist nur bei einzelnen Fragen vorgegeben.
  • Der Interviewer weiß nur ungefähr, welche Erkenntnisse die Informationsbedarfsanalyse bringen wird.

Vorteil dieses Werkzeugs: Diese Form der Informationsanalyse wird auch dann noch brauchbare Ergebnisse zutage fördern, wenn Sie sich über den Istzustand des Wissensaustausches in Ihrem Unternehmen noch nicht völlig im Klaren sind.

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