Kanban-Board: Ziele und Aufgaben im Blick

Damit Projekte erfolgreich sein können, bedarf es einiger Voraussetzungen. Dazu gehört unter anderem, dass sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftsführung Klarheit über die Ziele des Projekts haben. Ebenso wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und in welchem Stadium sind einzelne Aufgaben befinden.

Erfolgreiches Projektmanagement setzt also einen reibungslosen Informationsfluss voraus. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die geforderte Transparenz herzustellen. Besonders bewährt hat sich dabei die sogenannte Kanban-Methode.

Kanban: Definition und Hintergrund

Das Kanban-System stammt ursprünglich aus Japan. Kanban (japanisch kan = Signal und ban = Karte) wurde in den 1940er-Jahren von Toyota mit dem Ziel entwickelt, den Materialfluss in der Produktion zu optimieren. Die Methode entstammt also eigentlich der Steuerung von Produktionsprozessen und ist eng verwandt mit dem Prinzip des Lean Management. Kanban wird heute vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt, zunehmend aber auch in anderen Bereichen.

Kanban-Board: Klar und einfach

Wie funktioniert das Kanban-Board konkret? Im Prinzip sowohl analog als auch digital, also entweder als Wandtafel oder als Online-Tool. In beiden Fällen ist das Grundsystem sehr simpel.

Die Kanban-Tafel ist in der Regel ein je nach Projektgröße mehrere Meter breites und einige Meter hohes weißes Wandboard. In der Grundvariante ist es in drei Spalten aufgeteilt und wird mit Post-its befüllt.

Die erste Spalte enthält einfach nur die Aufgaben oder Prozesse, die zu erledigen sind (To do). Diese äußere linke Spalte ist damit so etwas wie die klassische To-do-Liste. Diese mag ausreichen, wenn man alleine an einem Projekt arbeitet. In einem Projektteam werden jedoch weitere Informationen benötigt.

Die zweite Spalte beinhaltet jene Aufgaben und Prozesse, die gerade bearbeitet werden (Doing). Sobald die Aufgabe also angegangen wurde oder die Umsetzung des Prozesses gestartet ist, wird auch die Kanban-Karte von der ersten in die zweite Spalte verschoben.

Die dritte, rechte Spalte umfasst alle To-dos und Prozesse, die vollständig erledigt sind (Done). Die Haftzettel verbleiben so lange hier, bis die Information über die Erfüllung der Aufgabe nicht mehr notwendig für die weitere Projektsteuerung ist.

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Kleinere und größere Projekte

Die Kanban-Methode ist auch deshalb so effizient, weil sie so gnadenlos einfach ist. Das System ist schnell verstanden, eingeführt und zudem ohne großen zeitlichen und finanziellen Aufwand umgesetzt.

In der Grundvariante ist es in der Praxis aber für größere Projekte mit vielen Beteiligten ungeeignet. Hier ist die mittlere Spalte, also das „Doing“ zu ungenau. Prozesse können sich über Monate hinziehen. Die Information, dass sie gerade von irgendeinem Teammitglied bearbeitet werden, hilft nicht allzu sehr.

Bei komplexeren Projekten wird das Kanban-Board also angepasst. Die mittlere Spalte wird in Zwischenschritte eingeteilt, etwa „Pending“ oder „On Hold“ für zurückgestellte Aufgaben. Vor die erste und hinter die dritte Spalte werden weitere Informationsbereiche gestellt, beispielsweise eine Ideen- und eine Ziele-Spalte. Darüber hinaus bietet es sich schon bei mittelgroßen Projekten an, jedem Mitarbeiter Post-its anderer Farbe zuzuweisen.

Kanban-Board: Visualisierung im Projekt Unterschiedliche Farben erleichtern den Überblick. (© 2018 Shutterstock / Karashaev)

Vorteile des Kanban-Boards

Die Visualisierung der Projektaufgaben schafft gleich mehrere Probleme aus dem Weg, die sich typischerweise im Projektverlauf ergeben.

Erstens ist die Darstellung anhand farbiger Kärtchen mit Aufgabentiteln für das menschliche Gehirn sehr viel schneller zu verarbeiten als Text. Der zeitliche Vorteil gegenüber dem Verfassen von E-Mails liegt auf der Hand. Zweitens, auch das betrifft die zeitlichen Ressourcen im Projekt, lassen sich langwierige Meetings einsparen. Dafür sollte das Kanban-Board selbstverständlich für alle Projektbeteiligten, gegebenenfalls auch für Kunden, jederzeit sicht- und einsehbar sein.

Allerdings macht Kanban den Austausch über Projektaufgaben nicht überflüssig. Ganz im Gegenteil haben sich kurze morgendliche Besprechungen vor dem Board in der Praxis als fruchtbar erwiesen.

Ein Kanban-Board sorgt nicht nur für Transparenz innerhalb des Teams, sondern ermöglicht auch verlässlichere Prognosen gegenüber Kunden und externen Projektpartnern. Um die Durchlaufzeit von Aufgaben und Prozessen zu ermitteln, muss die Methode aber eine Zeit lang angewandt und die Verbleibedauer der Aufgaben in den einzelnen Segmenten dokumentiert werden.

Kanban-Projektmanagement: Analog oder Digital

Die Frage, ob es ein analoges oder doch digitales Board sein soll, lässt sich ganz pragmatisch beantworten. Setzt sich das Projektteam aus Mitgliedern an verschiedenen Standorten zusammen, so führt an einem Online-Tool kein Weg vorbei.

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Sind aber die meisten Projektbeteiligten jeden Tag im Büro, dann hat die Tafel im Flur oder einem für alle jederzeit zugänglichen Raum Vorteile gegenüber der digitalen Variante. Zum einen sind die Kosten geringer, man ist gefeit vor technischen Problemen und die Kommunikation bleibt auf die eigentlichen Aufgaben fokussiert.

Nachteile des Kanban-Systems

Das Kanban-Board ist prinzipiell für alle Projekte geeignet und bietet viele Vorzüge. Doch die Methode hat auch Mängel: Bei sehr großen Projekten wird es irgendwann unübersichtlich. Mit Pech gehen Post-its verloren, was durchaus gravierende Folgen haben kann. Und last but not least sollte nicht unterschätzt werden, dass Kanban durch die inhärente Transparenz Schwachstellen aufdeckt, Das kann bei Low Performern im Projektteam zu einer ablehnenden Haltung führen.