Schlüsselkunden betreuen mit dem Key Account Management

Wozu brauch Ihr Unternehmen eigentlich ein Key Account Management? Kurze Antwort: Um Ihre Schlüsselkunden zu umgarnen.

Die lange Antwort:

  • Ein Key Accounter ist die erste Kontaktperson Ihrer Klienten.
  • Der oder die Verantwortliche plant sämtliche Kundenmaßnahmen.
  • Ausbau, Ausweitung, Pflege und Verbesserung der Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden haben oberste Priorität.

Die entsprechende Abteilung ist ein zentraler Knotenpunkt in Ihrer Firma. Hier wird eine Ihrer wichtigsten Ressourcen verwaltet. Denn im Durchschnitt gehen 80 Prozent der Umsätze einer Firma auf 20 Prozent der Hauptklienten zurück.

Solch ein Extrateam als zentraler Anlaufpunkt für Ihre Kunden ergibt im Mittelstand Sinn: Sie schmieden ein schlagkräftiges Instrument, das schnell auf Kundenwünsche reagiert.

Zeitplanung leicht gemacht

Damit Ihr Key Account Management wie am Schnürchen läuft, halten Sie sich an das Mantra 'Zeit ist Geld'. Das klingt vielleicht ausgelutscht, an der Wichtigkeit der Aussage ändert die sprachliche Abnutzung nichts.

Ein gutes Schlüsselkunden-Management beinhaltet daher eine exzellente Zeitplanung. Betrachten Sie das Thema zunächst abstrakt:

  • Schaffen Sie Vorgaben für Prozesse und Abläufe.
  • Planen Sie jeden Schritt der Kundenkommunikation dezidiert durch.
  • Erstellen Sie einen Jahresplan, in dem Meilensteine und Deadlines vermerkt werden.

Auf den ersten Blick scheinen Sie damit einen ganzen Berg unnötiger Organisationsarbeit auf dem Tisch zu bekommen. Seien Sie beruhigt, der Schein trügt: Mit einem handfesten Zeitplan sparen Sie sich viel Arbeit. Vor allem wenn sich mehrere Projekt-Fristen überschneiden.

Anschließend sollten Sie detailliertere Zeitpläne aufstellen. Da sich die Kundenkommunikation von Branche zu Branche stark unterscheidet, ist eine Musterlösung in dieser Hinsicht kontraproduktiv. Stattdessen beantworten Sie am besten die folgenden Fragen, anhand derer Sie eine passgenaue Master-Strategie entwickeln:

  • Gibt es Monats-, Wochen- oder Tagesziele, die Ihre Kunden betreffen?
  • Ist ein monatliches oder wöchentliches Meeting sinnvoll, um die Zusammenarbeit zu besprechen?
  • Brauchen Sie Puffer für Deadlines und wie sollten diese aussehen?

Im Übrigen können Sie Ihren Plan mit unserem Ratgeber Zeitmanagement: Prioritäten setzen mit dem Pareto-Prinzip noch um einiges optimieren.

Kundendatenpflege gehört zum Key Account Management

Datenpflege mutet zwar wie eine Sisyphusarbeit an, eine gut geführte Kundendatenbank ist allerdings Gold wert:

  • Sie sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen Key Account Management und Ihren Kunden.
  • Die gesammelten Daten erleichtern es Ihnen, informierte Entscheidungen zu treffen.
  • Es lauert weniger Unerwartetes im Tagesgeschäft.
  • Die Formulierung einer langfristigen Kundenbindungsstrategie ist möglich.
  • Und nicht zuletzt wird Ihre Zeitplanung effektiver.

Was sollte Ihr Key Account Management alles sammeln? Neben den offensichtlichen Informationen wie Ansprechpartner, Adresse und Co. filtert Ihre Kundendatenbank folgende Daten heraus:

  • Unternehmensstruktur Ihrer Kunden
  • Unternehmensziele
  • Wissenswertes über Marktsegmente Ihrer Klienten

Ihnen wird es viel leichter fallen zu antizipieren, was Ihre Kunden wann von Ihnen benötigen. Das heißt: Sie sparen Zeit und können umgehend reagieren – erneut ein Vorteil für Ihr Zeitmanagement.

Digitale Helfer

Ohne digitale Helfer ist eine 360°-Kundensicht schwerlich zu erreichen. Deshalb gibt es gibt eine Vielzahl von Programmen, die Terminabsprache, Kundendatenverwaltung und Projektmanagement vereinfachen.

Dazu ein Ausschnitt aus dem Markt:

  • CAS Pia. Die Firma aus Karlsruhe hat eine CRM-Software entwickelt, die speziell zu kleinen Unternehmen und Selbstständigen passt. Dabei läuft die Lösung komplett webbasiert.
  • VTC CRM. Großes Plus der Software ist der modulare Aufbau: Sie können mit dem Produkt aus Waldkraiburg in Südostoberbayern eine individuelle Lösung zusammenbasteln. Dazu gibt es Plug-ins für soziale Medien, Microsoft-Office-Produkte und mehr.
  • Wice. Die Firma aus Lübeck hat bereits mehr als zehn Jahre Erfahrung mit entsprechenden Systemen. Auch dieses Programm läuft über eine Onlineplattform und passt bestens zum Mittelstand. Das Tool lässt sich außerdem über den Geschäftskundenbereich der Telekom als Teil eines Allround-Pakets buchen. Ebenso wie ...
  • ... Weclapp CRM. Dieses Tool wird von einem Unternehmen aus Marburg entwickelt und ist für eine Vielzahl von Branchen geeignet.
  • CentralStationCRM. Die Macher des Programms sind in Köln zu Hause: Über ein Online-Dashboard verwalten Sie Ihre Kunden und Projekte bequem in Ihrem Browser – ohne zusätzliche Software. Mehrere Teammitglieder können die Daten gleichzeitig aufrufen und verwalten.

Abschließend ist zu betonen: Ein Key Account Management wird mit den richtigen Tools in Sachen Zeitplanung noch effektiver. Wagen Sie also den Sprung in die Digitalisierung – Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Weiterführende Links: