Virtuelle Meetings: Überall und jederzeit

Am Anfang eines jeden Projektes steht das Kick-off-Meeting: Der Chef trommelt seine Mitarbeiter zusammen, vergibt die einzelnen Aufgaben und schwört das Team auf die Ziele ein. So weit, so normal. Aber was tun, wenn sich die Belegschaft zum Großteil im Außendienst oder im Home Office befindet? Dann lohnt sich für Mittelständler der Einsatz von Videokonferenz-Software. Dadurch ...

  • sparen sich die Mitarbeiter die Anreise,
  • können die Projektteilnehmer problemlos Präsentationen und Videos mit den anderen teilen,
  • lassen sich zu bearbeitende Dokumente bequem speichern und runterladen.

Trotz der oben genannten Vorteile gibt es bei virtuellen Kick-off-Meetings einige Dinge zu beachten. Um bei der Videokonferenz nicht unvorbereitet rumzustammeln, schreiben Sie die wichtigsten Notizen zum Projekt am besten auf einen Zettel. Falls wichtige Informationen auf dem Rechner gespeichert sind, empfiehlt sich die Nutzung eines zweiten Monitors: Einen Bildschirm für die Videokonferenz und einen für die Notizen.

Suchen Sie ferner für das digitale Meeting einen ruhigen Ort mit geringer Geräuschkulisse auf. Absolutes No-Go: Ein Großraumbüro, in dem im Hintergrund andere Menschen laut telefonieren oder heftig in die Tastatur hämmern.

Kick-off-Meeting durchführen: Tipps

Laden Sie die Mitarbeiter, die im Projekt involviert sind, per E-Mail oder Social Intranet zum Kick-off-Meeting ein. Nennen Sie vorab die wichtigsten Themen, damit sich die Teammitglieder schon einige Gedanken machen können und hilfreichen Input liefern. Sobald die Videokonferenz beginnt, begrüßen Sie alle Teilnehmer und lockern mit kurzem Small Talk die Runde auf.

Dann führen Sie mit Tempo durch die Inhalte – denken Sie allerdings daran, dass eine Videokonferenz kein langweiliger Monolog ist. Binden Sie die anderen Teilnehmer mit Zwischenfragen ein: "Wie beurteilen Sie die strategische Ausrichtung des Projektes?" "Glauben Sie, dass die gesteckten Ziele realistisch sind?" Achten Sie darauf, die wichtigsten Punkte auf der Agenda zuerst abzuhaken. Langwierigere oder kontroverse Diskussionen sollten Sie auf den Schluss des Meetings verschieben, um die Teilnehmer nicht zu ermüden.

Ebenso wichtig ist es, langsam und deutlich zu sprechen und die Teammitglieder mit einer lebendigen Gestik bei der Stange zu halten. Denken Sie daran, dass eine Webkonferenz nicht länger als anderthalb Stunden dauern sollte. Erstreckt sich das Kick-off-Meeting über einen größeren Zeitraum, sind die Teilnehmer schlichtweg unkonzentriert und hören Ihnen nicht mehr richtig zu.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Wenn die Konferenz zu Ende ist, können Sie sich leider noch nicht entspannt in den Chefsessel zurücklehnen. Es sind da noch ein paar Dinge zu erledigen:

  • Stellen Sie Ihre Präsentation sowie Dokumenten-Anhänge dem gesamten Team zur Verfügung.
  • Wenn externe Partner außerhalb Ihres Unternehmens im Projekt involviert sind, geben Sie am besten am Ende Ihrer Präsentation die Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer an.
  • Die Ergebnisse und Vereinbarungen des Kick-off-Meetings sollten in einem Protokoll festgehalten werden.
  • Ist das Meeting erst mal vorbei, vergessen viele Mitarbeiter schnell die vereinbarten Ziele. Zögern Sie also nicht, wichtige Botschaften zu wiederholen.

Kick-off-Meeting: Diese Software-Lösungen lohnen sich

Um eine Videokonferenz professionell über die Bühne zu bringen, zahlt sich für Entscheider die richtige Software aus. Hierbei haben Unternehmen die Qual der Wahl:

  • TeamViewer. Sie wollen eine Software, die nicht nur virtuelle Meetings organisiert, sondern auch als Schnittstelle zur internen Teamarbeit und zum CRM dient? Dann sollten Sie sich den TeamViewer genauer anschauen. Diese Lösung bietet in Ihren Gesprächsrunden Platz für 25 Personen.
  • iMeet. Dieses Produkt der Deutschen Telekom punktet durch einfache Bedienung und den 1 Gigabyte Speicherplatz für Dokumente und Präsentationen. Im virtuellen Meetingraum lassen sich bis zu 125 Teilnehmer einladen. Außerdem ist iMeet mit  iOS- und Android-Endgeräten nutzbar – wodurch das Arbeiten noch mobiler wird.
  • AnyMeeting. Diese Software-Lösung eignet sich nicht nur für Kick-off-Meetings, sondern auch für Webinare. Für den Ticketverkauf der Online-Seminare bietet AnyMeeting eine Paypal-Integration an. In der Pro-Version können bis zu 200 Personen an den digitalen Treffen teilnehmen.

Weiterführende Links: 

  • Detaillierte Informationen zu verschiedenen Videokonferenz-Tools erhalten Sie auf mittelstand DIE MACHER.
  • Besprechungen optimal führen: Mit diesen Tipps gestalten Sie Ihre Meetings effektiv.