Knowledge Management: Buzz Word oder Strategie mit Substanz?

Knowledge Management ist kein inhaltsleeres Buzz Word für langweilige Meetings. Mit der Erschließung und Organisation von Wissen nutzen kleine und mittelständische Unternehmen eine ihrer wichtigsten Ressourcen. Das gibt Kraftstoff für die Überholspur, denn mit Wissensmanagement ...

  • wird die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert
  • wird wesentliches Know-how gesichert
  • wird ein transparenter und rascher Informationsaustausch auf allen Ebenen garantiert

Damit das Knowledge Management mit geringem Aufwand den größtmöglichen Nutzen erzielt, sind die richtigen Informationsquellen entscheidend.

Informationsquellen: Interne Ressourcen richtig nutzen

Aber welche Informationsquellen können überhaupt ausgeschöpft werden? Die Heinrich Heine Universität Düsseldorf hat in der Untersuchung Wissensmanagement und Informationsbedarfsanalyse in kleinen und mittleren Unternehmen die ausschlaggebenden Punkte zu Papier gebracht.

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Die erste der wichtigsten Informationsquellen: Knowledge Management sollte interne Ressourcen nutzen. Erfolgreiches Wissensmanagement muss daher beispielsweise durch Debriefing schlummerndes Potenzial zutage fördern: also unbewusstes Wissen bewusst machen und verborgenes Wissen eines Einzelnen für viele Kollegen nutzbar machen. Übersetzt bedeutet der Begriff Debriefing so viel wie Nachbesprechung. Bei einem Gespräch mit dem Experten in Ihrem Team wird sein stilles Wissen ermittelt, es abgespeichert und anderen Beschäftigten zugänglich gemacht.

Ganz konkret wird das implizite Wissen einer erfahrenen Fachkraft „gehoben“ und genau das Wissen abgeklopft, welches der Experte noch nicht in Worte fassen kann. So wird das stille, unbestimmte Know-how zu nachvollziehbarem, expliziten Wissen für jedermann. Ein schöner Nebeneffekt: Sollte die Fachkraft einmal ausfallen, in Rente gehen oder den Job wechseln, wird ein Teil des Spezialwissens im Unternehmen gehalten.

Mitarbeiter sollten ihr Wissen innerhalb des Unternehmens weitergeben. Mitarbeiter sollten ihr Wissen innerhalb des Unternehmens weitergeben. (© 2018 Shutterstock / fizkes)

Noch mehr interne Informationsquellen: Communities of Practice und Wikis

Ganz ähnlich verhält es sich mit Communities of Practice als eine der reichsten Informationsquellen: Darunter werden eher lockere Mitarbeiter-Gebilde verstanden, bei denen sich die Mitglieder freiwillig austauschen. Rein organisatorisch stehen die Gemeinschaften zur Produktion von Wissen unterhalb von definitiv arrangierten Arbeitsgruppen.

Ganz ohne Organisation geht es aber nicht, auch bei den Communities of Practice muss es gutes Knowledge Management geben. Zunächst sollte die Grundlage für einen regen Austausch zwischen Fachkräften geschaffen werden. Die Gruppen legen dadurch ungenutztes Wissen frei, es entstehen Synergien und nützliches Wissen potenziert sich.

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Diese Idee der lockeren Expertengruppen kann um eine zusätzliche effektive Informationsquelle ausgebaut werden. Das funktioniert durch Wikis. Jeder Mitarbeiter darf diese firmeninterne Enzyklopädie selbst befüllen. Dadurch werden Beschäftigte proaktiv und kommunizieren ihr Wissen. Die unterschiedlichen Autoren kontrollieren sich gegenseitig. Dadurch wird erneut vorher ungenutztes Wissen kommunizierbar.

Bei Brown Bag Sessions können Angestellte ihr Wissen weitergeben. Auch bei Brown Bag Sessions oder lockeren Zusammenkünften können Angestellte ihr Wissen weitergeben. (© 2018 Shutterstock / Africa Studio)

Hilfreiches Tool für das Knowledge Management: Social Intranet

Ein weiteres geeignetes Tool für das Knowledge Management ist das Social Intranet. Es hilft dabei, Brücken zwischen Wissensinseln zu schlagen und dadurch Geschäftsabläufe zu verbessern. So vereinfachen beispielsweise Messenger-Dienste das schnelle Teilen von Dateien und Informationen wie auch den direkten Austausch zwischen Einzelpersonen oder Gruppen. Wenn in einem Social Intranet ein Mitarbeiter eine Frage stellt und ein anderer diese liest und beantwortet, werden auch bisher „unbekannte“ Wissensbestände für alle offen gelegt.

Externe Informationsquellen

Wenn die internen Informationsquellen erschlossen sind, gilt das Augenmerk den externen. Knowledge Management greift dafür zum Beispiel auf das Wissen von Kunden, Lieferanten und Teilhabern zurück. Diese Erschließung und Verwaltung von Informationsquellen wird auch Customer Knowledge Management genannt. Damit werden alle relevanten Fakten, Daten und Erfahrungen von Personen und Gruppen außerhalb Ihres Unternehmens integriert und gleichzeitig wird die Zufriedenheit von Kunden und Lieferanten erhöht, weil deren Bedürfnisse gezielter erfasst werden.

Das bleibt aber nicht die einzige der externen Informationsquellen, die das Wissensmanagement einträglich machen können. Es gibt Fachinformationsdienste, die branchenspezifisches Wissen liefern, tagesrelevante Infos recherchieren oder gezieltes Wissen zu spezifischen Themengebieten abfragen lassen.

Es gibt unzählige Anbieter. Vier wichtige sind:

Wissensmanagement: Wie machen es andere Unternehmen?

Erfolgreiches Wissensmanagement bleibt kein Katalog starrer Regeln, sondern lässt sich funktional in die Praxis übertragen. Die Würth Elektronik ICS macht vor, wie Knowledge Management gelingen kann. Im Interview mit dem Portal „Mittelstand Digital“ erklärte Sven Wartenberg, stellvertretender Leiter des Projektmanagements von Würth-Elektronik ICS, welche Informationsquellen das Technologie-Unternehmen erschließt. So nutzt der Betrieb ein firmeneigenes Wiki und setzt auf regelmäßige Team-Besprechungen, die den transparenten und raschen Informationsaustausch auf allen Ebenen fördern.

Im Ratgeber Debriefing bei Übergabe: So sichern Sie Erfahrungswissen gibt es weitere Informationen zum Thema Debriefing für kleine und mittelständische Unternehmen.