KPIs definieren: Erfolg sichtbar machen

Um ihren Erfolg messen zu können, brauchen Unternehmen vergleichbare Messgrößen. Diese Kennzahlen, sogenannte Performance Indicators (PIs), messen einen sich wiederholenden Zustand oder einen Vorgang, der für den Unternehmenserfolg von Bedeutung ist. Key Performance Indicators (KPIs) sind besonders wichtige Schlüsselkennzahlen.

Key Performance Indicators

Key Performance Indicators (kurz: KPIs) sind besonders wichtige Kennzahlen, die unternehmerische Leistung messen. Die Leistungskennzahlen können sich auf unterschiedliche Unternehmensbereiche beziehen, beispielsweise auf Teams, Abteilungen oder auch den einzelnen Mitarbeiter – und selbstverständlich auf das gesamte Unternehmen. KPIs erlauben es dem Unternehmen, das Erreichen der eigenen Ziele zu messen, zu bewerten und aus dieser Bewertung Maßnahmen zur Steuerung der Leistung abzuleiten.

Leistung wird in der einen oder anderen Form in den meisten Unternehmen gemessen. Doch ob die KPIs richtig ausgewählt wurden und was mit den Indikatoren über die eigentliche Erhebung hinaus passiert, ist wesentlich seltener klar.

Doch genau darauf kommt es an: KPIs zu definieren – und zwar so, dass die Leistung zuverlässig und verständlich gemessen wird und anschließend die richtigen Schlüsse für den richtigen Zweck gezogen werden können.

In der fehlerhaften Festlegung von Schlüsselindikatoren liegt denn auch die größte Gefahr. Sind die Key Performance Indicators falsch, werden auch die Schlussfolgerungen für die strategische Ausrichtung des Unternehmens die falschen sein: eine fatale Entwicklung, deren Ursache zudem oft spät erkannt wird.

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KPIs definieren: Eine Kernaufgabe für Führungskräfte

Es ist deshalb eine Kernaufgabe und Schlüsselkompetenz von Führungskräften, KPIs zu definieren. Dafür müssen unbedingt die Ziele des jeweiligen Bereichs festgelegt sein. Ohne Ziele ist eine Bewertung des unternehmerischen Handelns anhand von Kennzahlen sinnlos.

Darüber hinaus ist es wichtig, Key Performance Indicators nicht alleine im stillen Kämmerlein zu definieren. Die Festlegung der Kennzahlen sollte in Abstimmung mit den Mitarbeitenden stattfinden. Das Personal wird nur dann motiviert Höchstleistung erbringen, wenn die Bedeutung klar und die Berechnung nachvollziehbar ist. Das Team sollte hinter dem durch den KPI abgebildeten Ziel und die daraus folgende Soll-Vorgabe stehen.

KPIs zu definieren, reicht allein allerdings längst nicht aus. Die Führungskraft muss auch festlegen, auf welche Weise die notwendigen Daten erhoben und gemessen werden können. Genauso wichtig ist die Arbeit mit den Indikatoren. Die Definition von KPIs ist kein Selbstzweck. Die Erhebung ergibt nur dann Sinn, wenn mit den KPIs regelmäßig gearbeitet und entsprechende Maßnahmen abgleitet werden.

Schließlich muss auch die KPIs-Definition selbst regelmäßig auf den Prüfstand: Wird die Kennzahl für die Planung und Steuerung des Bereichs noch gebraucht? Handelt es sich nach wie vor um einen Key Performance Indicator, also eine Schlüsselkennzahl, oder haben in der Zwischenzeit andere Werte an Bedeutung gewonnen?

KPIs definieren: Leistung nach Zahlen Die KPIs sollten regelmäßig geprüft werden: Sind sie noch passend? (© 2018 Shutterstock / Rawpixel.com)

SMART: KPIs sind schlau

Eine bewährte Methode für die Formulierung von Zielen kann durch das englische Akronym SMART zusammengefasst werden. Wenn Unternehmen KPIs definieren, sollten sie folgende Eigenschaften haben:

  • Specific, also spezifisch, das heißt genau definiert: Ist unklar, was die Kennzahl aussagen soll, ist der Indikator unbrauchbar.
  • Measurable, also messbar: Das hört sich einfach an, aber Ziele wie „gutes Betriebsklima“ sind zu allgemein und abstrakt, als dass diese zuverlässig und eindeutig messbar wären.
  • Achievable, also erreichbar: In diesem Zusammenhang wird das „A“ auch als „Accepted“ gelesen, denn nur für die Mitarbeiter erreichbare Werte werden auch akzeptiert.
  • Relevant, also für den Unternehmenserfolg tatsächlich von Bedeutung.
  • Time-bound, also an festgelegte Zeiträume gebunden.

Key Performance Indicators in der Praxis

Schlüsselindikatoren kommen in allen Wirtschaftsbereichen zur Anwendung, auch wenn der Einsatz in der (industriellen) Produktion naheliegender erscheinen mag als bei Dienstleistungen oder im Informationssektor.

Ein gerne verwendeter Bereich für KPIs-Beispiele ist die Fertigung. Hier kann man nach der ausgebrachten Stückzahl, der Anzahl der Nachbearbeitungen pro Tag oder der Zeit zwischen Auftrag und Warenausgang bewerten.

An diesem Beispiel wird deutlich, dass KPIs unbedingt einen Zeitraum benötigen, wenn die Werte miteinander vergleichbar sein sollen. Nur wenn Daten an mehreren Punkten beziehungsweise innerhalb vorher festgelegter Zeiträume erhoben werden, lassen sich brauchbare Aussagen zur Performance treffen.

Deutlich wird die Bedeutung von Zeitpunkten und Zeiträumen auch im Dienstleistungsbereich. So kann im Kundenservice die Anzahl der Anrufe pro Tag, Woche oder Monat gemessen und dabei die durchschnittliche Dauer zur Lösung eines Problems als KPI verwendet werden. Dazu sind aber vorher realistische Ziele mit Soll-Vorgaben zu vereinbaren.

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KPIs definieren: Risiken vorbeugen

Es ist nicht ganz risikolos, KPIs zu definieren. Nicht alle Ziele eignen sich dazu, mit einer Kennzahl abgebildet zu werden. Man kann versuchen, etwa Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, sollte sich aber der Aussagekraft der Zahlen bewusst sein.

Auch kann es vorkommen, dass sich innerhalb eines Projekts Ziele widersprechen. Die Mitarbeiter geraten in Zielkonflikte, die Signifikanz des Indikators schwindet. Führungskräfte sollten darüber hinaus vermeiden, dass Mitarbeiter nur das kurzfristige Erfüllen von KPIs im Kopf haben und langfristige Ziele aus den Augen verlieren. Auch sollte nicht der Eindruck entstehen, dass die Kennzahlen nur der Kontrolle und Überwachung von Mitarbeitern dienen.