Individuell bedruckte Taschenlampen, Regenschirme in den Firmenfarben und Taschen mit dem eigenen Namen – die MACMA Werbeartikel oHG bietet Unternehmen ein umfassendes Sortiment an kleinen Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter. Der Werbeartikelgroßhändler aus Nürnberg verkauft selbst veredelte Waren in 80 Länder weltweit und hat sich zu einem der führenden Werbeartikelimporteure in Europa entwickelt. 85 Mitarbeiter erwirtschafteten zuletzt einen Jahresumsatz von 20 Millionen Euro.

Um dem wachsenden Wettbewerbsdruck im hart umkämpften Markt trotz schrumpfender Werbemittelbudgets standzuhalten, wollte MACMA interne Prozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter ausbauen. Veraltete PCs und Ausfälle des Netzwerkes verhinderten einen reibungslosen Arbeitsablauf. Außerdem verwendeten die MACMA-Mitarbeiter verschiedene Office-Versionen, was den einfachen Austausch von Dokumenten untereinander erschwerte. „Als wir schließlich den Bestand der Microsoft-Produkte analysierten fiel außerdem auf, dass wir in vielen Fällen nicht korrekt lizenziert waren oder einfach die falschen Lizenzen nutzten“, erklärt Damian Bochenek, IT-Leiter von MACMA. Statt nur einzelne Löcher zu stopfen, beschloss das Unternehmen, mithilfe der Telekom die komplette IT-Infrastruktur zu modernisieren. Wichtig war MACMA dabei, nicht für jedes Teilprojekt mit verschiedenen Anbietern zu verhandeln, sondern einen Ansprechpartner für alle IT-Lösungen zu haben.

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Eine flexible und skalierbare Hybrid Cloud-Lösung ermöglicht Unternehmen effizienteres Arbeiten. Eine flexible und skalierbare Hybrid Cloud-Lösung ermöglicht Unternehmen effizienteres Arbeiten. (© 2018 Telekom Pictureworld)

Flexibles Arbeiten durch Cloud-Anwendungen

Erster Schritt: Um Fehllizensierungen und unterschiedlichen Software-Versionen vorzubeugen, bezieht der Werbeartikelgroßhändler die Office Programme seit Kurzem aus der Cloud. Alle Mitarbeiter sind stets auf dem neuesten Stand, können auch von unterwegs auf Geschäftsdaten zugreifen und Dokumente gemeinsam bearbeiten. Das baut die Zusammenarbeit aus und viele Absprachen entfallen. Durch das übersichtliche Mietmodell sind die Lizenzen stets aktuell und MACMA kann sie flexibel zu- und abbuchen. Der Exchange-Server wanderte ebenfalls ins Rechenzentrum. Das vereinfacht die zuvor arbeitsaufwändige Administration der Postfächer und hat noch einen weiteren Vorteil: „Unser Anbieter übernimmt auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung, ein weiterer Punkt, um den wir uns nicht mehr kümmern müssen“, sagt IT-Leiter Bochenek.

Kundensteckbrief

Name: MACMA Werbeartikel oHG
Gründung: 1991
Geschäftsführer: Christian Huff, Matthias Huff
Sitz: Nürnberg
Mitarbeiter: 85

Die veralteten PCs ersetzte die Telekom durch Terminal-Server und Thin Clients, was eine zentrale Steuerung aller Geräte ermöglicht. Außerdem virtualisierten die Experten die in die Jahre gekommenen Server, erneuerten das Backup und installierten MACMA eine neue Storage-Lösung. Schließlich passten die Techniker noch die Telefonanlage und die Anbindungen an die neue IT-Infrastruktur an.

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Hybrid Cloud macht MACMA startklar für die Digitalisierung

Nach rund anderthalb Jahren war das umfassende Projekt abgeschlossen. „Die neue, flexible IT-Infrastruktur mit Hybrid Cloud-Konzept erleichtert uns die Arbeit erheblich“, erklärt der IT-Leiter. „Während wir früher 75 Prozent unserer Zeit mit Aufgaben am Help Desk verbrachten, um Störungen zu beheben und Geräte zu reparieren, konnten wir das auf 25 Prozent reduzieren.“ Auf diese Weise bleibt viel Zeit für wichtigere Dinge, wie etwa das Thema Datenschutz. Dass die Telekom als Gesamtanbieter auftrat, das komplette IT-Projektmanagement übernahm und Schnittstelle für andere Gewerke war, empfand IT-Leiter Bochenek als besonders praktisch. MACMA verließ sich in allen Aspekten auf einen Ansprechpartner und ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis: Die skalierbare Gesamtlösung fängt das Unternehmens-Wachstum leicht auf. Mit solch effizienten internen Prozessen ist MACMA für die kommenden Herausforderungen des Marktes gerüstet.

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Werbeartikelgroßhändler MACMA erneuerte mithilfe der Telekom seine komplette IT-Infrastruktur. Werbeartikelgroßhändler MACMA erneuerte mithilfe der Telekom seine komplette IT-Infrastruktur. (© 2017 MACMA )

Telekom Deutschland und MACMA Werbeartikel oHG

Die Aufgabe: Werbeartikelgroßhändler MACMA wollte seine in die Jahre gekommene IT-Infrastruktur von Grund auf erneuern. Veraltete PCs, Netzwerkausfälle, verschiedene Software-Versionen und eine Fehllizenzierung der Microsoft-Office-Produkte verhinderte ein effizientes Arbeiten der Mitarbeiter.

Die Lösung: Die Telekom übernahm das IT-Projektmanagement, verhandelte für MACMA mit Lösungsanbietern und modernisierte die komplette IT-Infrastruktur. MACMA bezieht jetzt Office 365 aus der Cloud und der Exchange-Server zog ins Rechenzentrum um. Die Experten erneuerten außerdem Storage-Lösung und Backup und virtualisierten die Server. MACMA telefoniert jetzt über IP, arbeitet mit Terminal-Servern und profitiert von einer neuen Anbindung ins Rechenzentrum.

Die Vorteile: MACMA arbeitet jetzt mit einer flexiblen, skalierbaren Hybrid Cloud-Lösung viel effizienter als früher und hat zudem die Zusammenarbeit ausgebaut. Die Mitarbeiter haben stets die aktuellste Office-Version, greifen von unterwegs auf Geschäftsdaten zu und nutzen die richtigen Lizenzen. Die IT-Abteilung hat wieder Zeit, sich um wichtige Projekte zu kümmern.