Meeting: Spitzentreffen oder Kasperletheater?

Es gab eine Zeit, in der Meetings noch relevant waren. Wurde die Riege der Führungskräfte an einen Tisch gerufen, dann, um Krisen zu lösen und neue Tatsachen zu schaffen. Die Ritter der Tafelrunde folgten nicht jedermanns Einladung, sondern nur der von König Arthur. Je wichtiger der Mann, desto kostbarer seine Zeit. Beim Topmanagement von heute scheint dieser Grundsatz jedoch in Vergessenheit geraten zu sein…

Führungskräfte verbringen nicht nur zu viel Zeit in unnötigen Besprechungen, sondern verhalten sich während der Meetings auch kontraproduktiv, so das Ergebnis der Studie „Managing your Scarcest Resource“ der Managementberatung Bain & Company. Die Studie, bei der das Zeitmanagement 17 internationaler Konzerne unter die Lupe genommen wurde, deckt auf, dass…

  • jede Führungskraft durchschnittlich zwei Tage der Arbeitswoche in Meetings verbringt
  • die Führungskräfte insgesamt 7.000 Stunden im Jahr in Besprechungen sitzen
  • der Zeitaufwand von Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung die Unternehmen 300.000 Stunden im Jahr kostet.

„Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Imeyen Ebong, einer der Partner bei Bain & Company. Die Zeit, die bei Besprechungen vergeudet wird, kostet Unternehmen Millionen.

Disziplinmangel im Topmanagement

„Die paar Minuten Verspätung, was machen die schon aus?“, ist eine Einstellung, die auch Führungskräfte zu leben scheinen. Wer so hart arbeitet, wird sich vor dem Meeting doch wenigstens noch einen Kaffee holen oder die Hände waschen dürfen, oder nicht? Gehören Sie auch zu denjenigen, die es mit der Pünktlichkeit nicht ganz so genau nehmen? Schluss damit! Wer beim Zeitmanagement nicht rigoros durchgreift, verschwendet wertvolle Ressourcen:

  • Beginnt ein einstündiges Meeting nur fünf Minuten zu spät, werden acht Prozent der dafür anfallenden Kosten vergeudet, so das Ergebnis der Bain-Studie.

Ebenfalls zu bemängeln ist die fehlende Konzentration bei Meetings. Alleine das Verschicken von E-Mails während der Besprechung zieht das Zeitkonto arg ins Minus.

  • Wer während eines Meetings alle 30 Minuten mehr als drei E-Mails verschickt, verpulvert 20 Prozent der Gesamtkosten der Besprechung.

Zeitmanagement: Öfter mal „Nein“ sagen

Das effektivste Mittel, um Ihr Zeitkonto zu entlasten, ist Meetings zu streichen. Betrifft das Thema der Besprechung Sie nur am Rande oder sind nur die Ergebnisse für Sie relevant, schlagen Sie die Einladung aus.

Einladungen zu Meetings sind in Zeiten digitaler Kommunikation schnell erstellt. Im Eifer des Gefechts kann es vorkommen, dass der Initiator die Wichtigkeit Ihrer Anwesenheit falsch einschätzt. Liegen für Sie keine Gründe auf der Hand, an der Besprechung teilzunehmen, sagen Führungskräfte höflich ab.

Bain & Company empfiehlt zudem, klar zu bestimmen, wer ein Meeting einberufen kann. So wird verhindert, dass mit Einladungen Schindluder betrieben wird. Noch besser ist, wenn das Ablehnen von Einladungen in der Unternehmenskultur einen festen Platz hat. Dann bleiben Ihnen unangenehme Rechtfertigungen erspart.

Meetings planen für mehr Effizienz

Erfolgreiche Meetings brauchen ein Konzept. Folgende Fragen sollten vorab geklärt sein:

  • Welche Themen stehen auf der Agenda?
  • Wer sollte am Gespräch teilnehmen?
  • Welches Ergebnis soll das Meeting bringen?

Darüber hinaus sollten die Entscheidungsprozesse transparent sein: Gibt es jemanden, der das letzte Wort hat oder wird unter den Teilnehmern abgestimmt? Reicht eine Mehrheit aus, um Entscheidungen durchzusetzen, oder muss Konsens bestehen?

Ein herausragendes Beispiel für gut geplante Besprechungen waren die Jahresversammlungen des Elektronik-Konzerns Apple unter der Leitung der verstorbenen Unternehmenslegende Steve Jobs: Um die Prioritäten des Unternehmens zu definieren, berief Jobs hundert Führungskräfte zu einem Meeting ein. Diese mussten sich auf eine Liste mit zehn Vorschlägen einigen, von denen Jobs rigoros sieben strich. „Wir können nur drei machen“, so seine kühle Feststellung.

 

 

Wie Sie Meetings besser planen und für die Teilnehmer attraktiv gestalten, sehen Sie auch in diesem mDM-Video:

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