Projektmanagement mit Methode

Umfangreiche Projekte haben ihre Tücken. Vor allem Geschäftsführer erfahren das oft. Sie müssen jederzeit wissen, wie der Stand ist und wohin die Dinge sich entwickeln. Ein grober Überblick ohne störende Details genügt zwar meistens, doch sogar der ist zuweilen nur schwer zu bekommen. Hier hilft eine gute Projektsteuerung. Davon profitieren auch sonstige involvierte Verantwortliche und mit operativen Aufgaben betraute Mitarbeiter. Mit einer durchdachten Lösung sind alle Beteiligten jederzeit über Zwischenschritte und Erfolgsprognosen im Bilde.

Um den Fortgang eines Projekts zu kontrollieren, eignet sich die sogenannte Meilensteintrendanalyse (MTA) besonders. Die grafische Methode ist höchst effizient – und einfacher, als ihr Name es vermuten lässt.

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Meilensteine und Projektziel immer im Blick

Projekte werden häufig mit mehreren Beteiligten durchgeführt und in Teilprojekte unterteilt. Definierte Meilensteine erleichtern die Steuerung erheblich. Dabei handelt es sich um Punkte, an denen vorher festgelegte Ergebnisse vorliegen sollen. Diese Etappenziele dienen dazu, den Prozessfortschritt zu überprüfen und zu lenken. So können Projektmanager bei Verzögerungen und Abweichungen schnell gegensteuern und die Planung anpassen.

Klar positionierte Meilensteine sind wichtig, weil sie helfen, das Projektziel in Einklang mit dem ursprünglichen Plan zu bringen. Mit der Meilensteintrendanalyse werden die geplanten Zwischenergebnisse regelmäßig zu vorher festgelegten Terminen überprüft.

Die Projektmanagementmethode funktioniert nur, wenn anfangs die wichtigsten Etappenziele geklärt sind. (© 2018 Shutterstock / Fotoluminate LLC)

Die Methode bedarf weder komplizierter Berechnungen noch kostspieliger Werkzeuge. Im Grunde genügen Flipchart oder ein Blatt Papier und ein Bleistift. Es gibt aber auch Add-ons und Makros für Microsoft Excel und Project sowie diverse Online-Tools.

Das MTA-Diagramm

Für die Meilensteintrendanalyse sind im Vorfeld zwei Aufgaben zu erledigen. Zunächst müssen die Meilensteine definiert und die Berichtszeitpunkte festgelegt werden. Anschließend lässt sich das MTA-Diagramm erstellen.

Die Darstellung erfolgt in zwei gleich langen, rechtwinklig angeordneten Zeitachsen. Auf der senkrechten x-Achse werden die Berichtszeitpunkte vermerkt, auf der waagrechten y-Achse die geplanten Meilensteintermine. Das Besondere am Diagramm der Meilensteintrendanalyse ist, dass sich die Eintragung am tatsächlichen Projektbeginn sowie am geplanten Projektende am Berührungspunkt der Achsen überschneiden. So kommt das für ein MTA-Diagramm charakteristische Dreieck zustande. Hier einige Beispiele dazu.

Die Meilensteintrendanalyse in der Praxis

Den konkreten Nutzen der Meilensteintrendanalyse zeigt der fiktive Relaunch einer Unternehmenswebseite. Ein derartiges Projekt erfordert in der Regel mehrere Partner und dauert einige Monate. Für das Beispiel genügen die Meilensteine Konzeption, Realisierung, Qualitätssicherung und Liveschaltung. Als Berichtszeitpunkt wird der jeweils erste Tag eines Monats definiert.

Zu Beginn entsprechen die Berichtstermine noch den Planungsterminen. Beim zweiten Meeting stellt sich heraus, dass das Konzept schneller fertiggestellt werden konnte als geplant, allerdings die Realisierung aufgrund von Personalengpässen in der verantwortlichen Agentur länger dauert. Auf die Qualitätssicherung und den Go-live-Termin hat das allerdings zunächst keine Auswirkung, da mit genügend Puffer geplant wurde.

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In der grafischen Darstellung der Meilensteintrendanalyse bedeutet die Entwicklung: Die Meilensteine Qualitätssicherung und Liveschaltung liegen im Plan und können deshalb mit einer waagrechten Linie fortgeführt werden. Der Zwischenschritt Realisierung ist verzögert und wird mit einer ansteigenden Linie dargestellt: Der voraussichtliche Ist-Termin liegt über dem Soll-Termin. Der Meilenstein Konzeption hingegen kann mit einer absteigenden Linie vermerkt werden, denn der Ist-Termin liegt vor dem Soll-Zeitpunkt.

Auf den Punkt gebracht: Liegt ein Meilenstein im Plan, verläuft seine Linie waagrecht. Ist er im Verzug, geht sie nach oben, ist er früher erreicht, weist sie nach unten.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit als Voraussetzung

In regelmäßigen Treffen verfolgt die Geschäftsleitung mit Projektsteuerung und Projektbeteiligten die aktuelle Entwicklung. Dabei erlaubt die einfache und übersichtliche Darstellung Rückschlüsse auf die derzeitige und prognostizierte Termintreue des Projekts, ohne sich in Details zu verlieren.

Regelmäßige Meetings sind ein Kernelement der Meilensteintrendanalyse. (© 2018 Shutterstock / Monkey Business Images)

Die große Stärke der Meilensteintrendanalyse, also die Fokussierung auf die Meilensteine, ist zugleich ihre größte Schwäche. Für sehr komplexe Projekte sind die Ergebnisse der MTA nicht differenziert genug. Hinzu kommt, dass das Verfahren nicht objektiv ist, weil es von den subjektiven Aussagen aller Beteiligten abhängt. Deshalb müssen sämtliche Projektbeteiligten offen und vertrauensvoll zusammenarbeiten und Schwierigkeiten frühzeitig mitteilen.

Sind diese Grundbedingungen erfüllt, bietet die Meilensteintrendanalyse aber viele Vorteile. Sie stellt sicher, dass das Projektergebnis zum vereinbarten, gegebenenfalls angepassten Zeitpunkt vorliegt. Sie reduziert Terminrisiken, indem sie Verzögerungen rechtzeitig anzeigt. Darüber hinaus ermöglicht die MTA die persönliche Identifikation der Verantwortlichen mit ihren jeweiligen Meilensteinen. Last, but not least sollte die MTA Teil des Projektabschlussberichts sein, um daraus für künftige Projekte zu lernen. 

Checkliste: Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist ein einfaches und effizientes Frühwarnsystem für Projekte aller Art. Dabei müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Meilensteine definieren und Verantwortliche benennen
  • Berichtszeitpunkte festlegen
  • Gegebenenfalls Software-Tool für Meilensteintrendanalyse aussuchen (MS Excel, MS Project oder Online-Tool)
  • Jours fixes mit allen Projektbeteiligten einberufen
  • Offene Projektkultur pflegen, in der Schwierigkeiten kommuniziert werden