Deshalb funktioniert Multitasking nicht

Geschäftige Manager kennen es: Da will man gerade die Präsentation für morgen fertigstellen, schon klingelt das Handy, im Postfach trudeln fünf neue Kunden-Mails ein und zu allem Überfluss stürmt die Sekretärin mit einer Anfrage ins Büro. Willkommen in der Multitasking-Hölle!

Kaum jemand ist in der Lage, all diese Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Denn der Mensch kann sich in der Regel auf eine, maximal zwei komplexe Tätigkeiten gleichzeitig konzentrieren. Kommen weitere Aufgaben hinzu, wechselt das Gehirn blitzschnell zwischen den Tasks hin und her. Dieses Umschalten ist enorm anstrengend und mit einem 50-Meter-Sprint vergleichbar: Wer das zu häufig macht, liegt bald völlig ausgelaugt am Boden.

Wissenschaftliche Belege für den Multitasking-Irrsin

Wer sich ständig auf verschiedene Dinge gleichzeitig konzentriert, erledigt diese schlechter, als wenn er sie nacheinander abarbeiten würde. Das zeigt auch die Wissenschaft. Mehrere Studien haben den Mythos Multitasking bereits entzaubert:

  • US-Wissenschaftler der Universität Utah untersuchten, ob das Telefonieren beim Autofahren die Leistungsfähigkeit senkt. Das Ergebnis: Wer Auto fährt und dabei telefoniert, hat ein viermal so hohes Unfallrisiko. Die Reaktionsfähigkeit gleicht jener eines Betrunkenen mit 0,8 Promille. Noch fataler wirkt sich das Schreiben von Textnachrichten aus.
  • Forscher der Universität Stanford fanden Folgendes heraus: Menschen, die viele Tätigkeiten gleichzeitig ausführen, können Wichtiges von Unwichtigem nicht unterscheiden. Verblüffend: Probanden, die weniger Erfahrung mit Multitasking hatten, schnitten im Test souveräner ab.

Einige Aufgaben meistert unser Gehirn natürlich bestens zur selben Zeit, wie etwa Joggen und Musik hören. Stürzen aber mehrere komplexe Tätigkeiten über uns herein, wird es zu viel: Wir machen alles ein bisschen, aber nichts richtig. Deshalb hat die alte Binsenweisheit „Alles schön der Reihe nach“ durchaus ihre Berechtigung.

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Multitasking entkommen und konzentriert bleiben

Ständiges Multitasking ist also kontraproduktiv für das fokussierte Arbeiten. Das zu vermeiden, kann aber einfach sein. Die folgenden Tipps helfen dabei, Aufgaben eher nacheinander zu erledigen und die Konzentration zu steigern:

Jeden Tag strukturieren: Was steht heute an? Mit welchen Leuten werde ich zu tun haben? Was wird wichtig und was kann ich getrost auf nächste Woche schieben? Dadurch kommen Sie mental aufgeräumt ins Büro und wissen gleich, was zu tun ist.

Multitasking Ein Kalender hilft dabei, die Termine zu ordnen und überblicken. (© 2018 Shutterstock / Rawpixel.com)

Fixe Zeitpunkte festlegen, um E-Mails zu checken: Es reicht häufig aus, morgens, mittags und abends einen Blick in den Posteingang zu werfen. Bloß nicht der Versuchung verfallen, das Postfach alle zwei Minuten zu aktualisieren. Tipp: Um endlose Kommunikationsschleifen zu vermeiden, lohnt es sich, auf Teamchats von Collaboration Tools umzusteigen.

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Termine nach Prioritäten ordnen: Ganz klassisch mit Stift und Papier oder via App auf der To-do-Liste? Das bleibt jedem selbst überlassen. Wichtig ist nur, dass alles Relevante auf einen Blick zu sehen ist.

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Aufgaben delegieren: Die Arbeit wächst über den Kopf? Anstatt ins Multitasking zu flüchten, können vielleicht Kollegen in Stoßzeiten aushelfen. Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche.

Von Störungen abschotten: Eine geschlossene Bürotür wirkt unter Umständen unfreundlich. Aber sie kann dabei helfen, mehr Arbeit zu schaffen. In schweren Fällen hilft zusätzlich ein kleines Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“.

Die Musik aufdrehen: Musik am Arbeitsplatz ist ein adäquates Mittel, um Störungen auszublenden und die Konzentration zu steigern. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Kopfhörer signalisieren dem Umfeld, dass man nicht gestört werden möchten.